Акт зачета подотчетной суммы займом

Советы опытных юристов по теме: "Акт зачета подотчетной суммы займом". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Акт взаимозачёта между организациями

Акт взаимозачета обычно составляют в тех случаях, когда между предприятиями-контрагентами существует взаимная задолженность. Вид задолженности не имеет значения – она может быть финансовой или в форме каких-либо иных материальных ценностей. Однако при составлении акта взаимозачета важнейшее условие заключается в том, чтобы встречные требования носили однородный характер (например, денежные претензии с обеих сторон).

Акт оформляется при взаимном соглашении сторон, по заявлению одной из них.

Чаще всего акт взаимозачета используют представители малого и среднего бизнеса, столкнувшиеся с финансовыми проблемами. Этот вариант предлагает им возможность взаимного «списания» долгов грамотным и законным способом или же заключение сделок путем простого обмена какими-либо равнозначными материальными ценностями. Однако, существует ряд ситуаций, когда составление акта взаимозачета не представляется возможным. В частности:

[3]

  • если задолженность наступила в связи с взысканием алиментов;
  • если задолженность образована в связи с внесением средств в уставной капитал;
  • если задолженность случилась вследствие возмещения вреда, причиненного здоровью либо жизни;
  • если задолженность наступила при исполнении обязанностей по пожизненному содержанию;
  • задолженность утрачивает значение, если по ней истек срок исковой давности;
  • иных случаях, в соответствии с законом РФ или предусмотренных письменными договорными отношениями между сторонами.

Как составить Акт взаимозачета

В акте взаимозачёта может фигурировать как две стороны (основной вариант), так и более. Каждой — свой экземпляр!

Унифицированной, строго утвержденной формы акт взаимозачета не имеет, поэтому юридические лица вправе писать его по собственному разработанному шаблону или в свободном виде. Для оформления акта можно взять обычный лист А4 формата, при этом написать его можно от руки или напечатать на компьютере.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из заинтересованных сторон. В тех случаях, если в процедуре взаимозачета участвует третья сторона – для нее также должен быть создан отдельный экземпляр. Каждая копия акта должна быть в обязательном порядке подписана руководителями организаций (или уполномоченными на подписание подобного рода документов сотрудниками).

Если представители организаций хотят проштамповать документ, то его можно заверить печатью, хотя делать это не обязательно (с 2016 года юридические лица вправе не пользоваться в своей работе печатями и штампами, однако следует учесть тот момент, что многие государственные структуры, в том числе судебные инстанции, по прежнему требуют её наличия).

В Акт взаимозачета в обязательном порядке нужно внести

  • сведения о предприятиях, достигших договоренности по взаимозачету;
  • основания возникновения задолженностей (здесь достаточно указать документы, по которому они возникли);
  • список обязательств;
  • окончательную сумму долга.

К акту в обязательном порядке нужно приложить копии документов, по которым возникли задолженности.

Инструкция по заполнению акта взаимозачета

Акт имеет вполне стандартную структуру с точки зрения делопроизводства.

  • В «шапке» акта пишется название документа с коротким обозначением его сути. Далее вписывается населенный пункт, в котором ведет деятельность компания, выписывающая акт, а также дата его создания.
  • Затем указывается информация о первой компании: вносится ее наименование с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Указываем, на основании какого документа он действует (Устав, Доверенность, Положение и т.п.).
  • Далее аналогичная информация вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица и документ, на основании которого он действует.

Вторая часть акта касается подробных сведений о том, на основании каких договоров возникли взаимные задолженности (с указанием ссылки на них – номера и даты составления), а также полные их суммы с обеих сторон (цифрами и прописью).

Фиксируется факт согласия погашения взаимных финансовых (или иных материальных) претензий путем взаимозачета (здесь следует обязательно указать, полный или частичный взаимозачет). Если одна сторона должна второй большую сумму, то в акте следует прописать, в течение какого срока с момента его подписания, оставшийся долг должен быть погашен.

В завершающей части акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (здесь указывается должность, фамилия, имя отчество сотрудника подписывающего документ). Акт можно заверить печатями, но это не обязательно.

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

  1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
  2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
  3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
  4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
  5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

  • руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
  • в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Читайте так же:  В отношении кого можно оспорить наследство

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ. Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

  • до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
  • по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
  • при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

  • сотрудником добровольно были возвращены средства;
  • сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

  • через расходование части резерва сомнительных долгов;
  • через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

  • Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
  • Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
  • Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
  • Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
  • Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
  • Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
  • Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
  • Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Акт зачета дивидендов и займа образец

Доходы от реализации товаров (работ, услуг) и расходы по их покупке отражайте в учете как обычно. В итоге у вас, как у покупателя товаров (работ, услуг), возникнет кредиторская задолженность (сальдо по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») по их оплате.

Можно ли провести взаимозачет между начисленными директору ООО дивидендами и полученными им займами, подотчетными суммами?

Любой договор в рамках юрисдикции гражданского законодательства может быть многосторонним, то есть предполагать участие трех и более сторон (ст. 154 ГК РФ).

А» направляет официальное письмо «Б» с актами сверки взаимных обязательств. Компания «Б» проверяет, пишет ответ: согласны. Юристы подготавливают договор, руководители подписывают, а бухгалтеры отображают эту проводку в учете.

Как узнать регистрационный номер страхователя в ФСС — подробно опишем в этой статье.

Для оформления соглашения о списании взаимных требований можно использовать два документа:

Где найти такие документы и как заполнить подскажут на специальных форумах практикующих бухгалтеров.

[2]

Заявление о проведении зачета взаимных требований

Читайте так же:  Бланк госпошлины на восстановление паспорта

Основные требования к использованию подобных документов как инструмента платежа за оказанные услуги прописаны в Гражданском кодексе РФ. Важным моментом при этом есть срок совершения сделки, который прописывается в акте.

Акт зачета дивидендов и займа образец

Если по заявлению одного лица к требованию подлежит применение срока исковой давности и данный срок истек.

При возмещении вреда, причиненного личному здоровью или жизни индивида.

Можно ли провести взаимозачет между начисленными директору ООО дивидендами и полученными им займами, подотчетными суммами?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: зачет требования о возврате директором (единственным участником) общества заемных средств в счет исполнения обществом обязанности по выплате ему распределенной прибыли (дивидендов) возможен. Однако требование о возврате директором сумм, выданных ему под отчет, не может быть зачтено в счет выплаты ему распределенной прибыли как участнику общества.

В соответствии со ст.

Вместе с тем отметим, что материалов судебной практики, в которых рассматривалась бы аналогичная ситуация, мы не обнаружили.

Договора по взаимозачету между физическим и юридическим лицом

  • обязательство какой-либо из сторон связано с возмещением вреда здоровью, пожизненным содержанием, уплатой алиментов;
  • по обязательству какой-либо из сторон истек срок исковой давности;
  • заключение договора взаимозачета прямо запрещено законом или договором.

Взаимозачет может быть юридически закреплен не только в договоре, но и в одностороннем порядке — посредством заявления о взаимозачете, составляемом какой-либо из сторон сделки.

Взаимозачет без проблем

Акт составляется в двух экземплярах, к нему прикладываются копии документов-источников.

Обратите внимание, что одного подписанного акта сверки взаимных расчетов для проведения зачета недостаточноПостановление ФАС УО от 18.03.2014 № Ф09-485/14. Поскольку такой акт отражает только хозяйственные операции сторон за определенный период времени и является документом, подтверждающим состояние взаимных расчетов. Тогда как для совершения зачета в документе должно содержаться ясное и недвусмысленное указание на прекращение обязательств каждой из сторон.

Акт взаимозачета между физ лицом по выплате займа и подотчетом

Можно ли провести взаимозачет между начисленными дивидендами и полученными займами, подотчетными суммами?

Если обязательств не много, подойдет текстовый вариант документа. Большое количество требований следует оформить в виде таблицы. Где найти такие документы и как заполнить подскажут на специальных форумах практикующих бухгалтеров.

Покажем, как можно оформить заявление о проведении зачета способом 1.


ООО «Строй-гарант» 127204, г. Москва,Дмитровское ш., д. 157тел. (495) 259-01-57 Генеральному директору ООО «ПрофАудит»Майской В.П.125315, г. Москва, Ленинградский пр., 68 Исх. № 36 от 28.05.2015 Заявление о зачете встречных требований Общество с ограниченной ответственностью «Строй-гарант» в лице генерального директора Рукодельникова С.Л., действующего на основании Устава, в соответствии со ст.

410 Гражданского кодекса РФ заявляет о частичном зачете встречных однородных требований, срок исполнения которых наступил.

Если при возникновении спора организация не сможет доказать, что контрагент получил это заявление, зачет встречного обязательства может быть признан недействительным (п. 4 информационного письма ВАС РФ от 29 декабря 2001 г. № 65, постановления ФАС Поволжского округа от 28 января 2008 г. № А55-6395/2007, Центрального округа от 31 августа 2006 г. № А23-3149/03Г-10-121, Западно-Сибирского округа от 2 мая 2006 г. № Ф04-1722/2006(21923-А81-10)).

Если инициатор зачета укажет в заявлении конкретную дату, с которой обязательства сторон считаются исполненными, зачет признается состоявшимся с этой даты. Если такая дата не указана, то зачет считается состоявшимся со дня получения заявления контрагентом.

Второй вариант оформления зачета встречных обязательств – составление акта взаимозачета.

Сумма задолженности, фигурирующая в акте обязательно должна сопровождаться подтверждающими документами: договорами, счетами-фактурами, платежными документами, актами выполненных работ. Договор взаимозачета и НДС Однако практика заключения соглашений о взаимозачете реализуется, как правило, двусторонним актом о зачете взаимных требований.

В акте указывается сумма требований, основания их возникновения и сроки исполнения. Но не все так просто. Если в сумме требований содержится НДС, то налог должен быть перечислен платежкой через обслуживающий банк.

Минфин настоятельно рекомендует уплатить налог в том отчетном периоде, в котором осуществляется взаимозачет.

Зачет взаимных требований можно осуществить в случае, если между сторонами существует как минимум два обязательства, при которых каждый участник является должником по одному из обязательств и кредитором — по-другому.

Это делается, в частности, для того, чтобы в дальнейшем не возникло проблем ни с контрагентами, ни с проверяющими.

Суды считают возможным, например, зачесть требования об оплате задолженности заказчика за выполненные работы и об уплате неустойки за нарушение подрядчиком сроков выполнения работ, ведь, несмотря на различную правовую природу, эти требования являются денежными, то есть однороднымиПостановление Президиума ВАС от 19.06.

2012 № 1394/12. В принципе стороны могут договориться о зачете неоднородных требованийп. 4 Постановления Пленума ВАС от 14.03.2014 № 16, допустим таких, когда задолженность одной стороны выражена в рублях, а другой — в иностранной валюте.

Но тогда компаниям нужно согласовать курс, по которому валютный долг будет переведен в рубли.

Фирма Aдолжна 100 000 руб. фирме B, которая должна 100 000 руб. фирме C. В свою очередь, фирма Cдолжна 100 000 руб. фирме A. Если стороны договорятся о взаимозачете суммы в 100 000 руб., то никто никому не останется должен.

Составление договора взаимозачета, в том числе трехстороннего, имеет ряд нюансов. Изучим их.

1. Непосредственно перед подписанием договора желательно произвести сверку расчетов по задолженностям (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.07.2016 № Ф08-3112/16 по делу № А32-7482/2015).

Результаты сверки могут быть закреплены в отдельном акте.

Главный критерий однородности здесь — способ погашения обязательств.

Остальную часть допустимо доплачивать в денежном выражении.

Видео (кликните для воспроизведения).

Взаимозачет между юридическим и физическим лицом Обзор практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачетом встречных однородных требований» . Но так ли все просто и однозначно? При разрешении юридических проблем, связанных со взаимозачетными операциями, статье 410 ГК РФ есть сильнейшая альтернатива в лице статьи 413 ГК РФ.

Она, заметно уступая первой в длине текста, гласит: » обязательство прекращается совпадением должника и кредитора в одном лице» .На первый взгляд, в статье 413 ГК РФ вообще нет упоминания о зачете встречных требований.

Но если вдуматься, то в этом упоминании не было никакой надобности.

Встречные долги учредителя и компании можно зачесть (ст. 410 ГК РФ). При этом ГК РФ не запрещает зачет задолженности по займу в счет дивидендов (ст. 411 ГК РФ). На дату зачета учредитель получает доход. По общему правилу с него надо удержать НДФЛ по ставке 13 процентов (п.

Читайте так же:  Учредитель и руководитель в чем разница

При зачете взаимных долгов компания не перечисляет деньги участнику, поэтому удерживать налог не с чего.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

  • провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
  • списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
  • учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.

Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их.

Восстановление копий подтверждающих документов

Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:

  • объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
  • копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.

Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».

Удержание подотчетной суммы из зарплаты

Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

  • в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
  • ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Выдача материальной помощи или денежного подарка

Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.

Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.

О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Вопрос: По итогам года директору ООО (единственному учредителю) начислены дивиденды. Существует задолженность директора перед организацией по полученным займам и подотчетным суммам, которые были выданы директору как работнику организации. Можно ли провести взаимозачет между начисленными дивидендами и полученными займами, подотчетными суммами? (журнал «Актуальная бухгалтерия», N 11, ноябрь 2016 г.)

По итогам года директору ООО (единственному учредителю) начислены дивиденды. Существует задолженность директора перед организацией по полученным займам и подотчетным суммам, которые были выданы директору как работнику организации.

Можно ли провести взаимозачет между начисленными дивидендами и полученными займами, подотчетными суммами?

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал «Актуальная бухгалтерия», N 11, ноябрь 2016 г., с. 95-96.

Обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо не указан или определен моментом востребования*(1). В случаях, предусмотренных законом, допускается зачет встречного однородного требования, срок которого не наступил. Для зачета достаточно заявления одной стороны. В силу обязательства должник обязан совершить в пользу кредитора определенное действие: передать имущество, выполнить работу, оказать услугу, внести вклад в совместную деятельность, уплатить деньги и т.п. либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности*(2).

Предусмотрено, что обязательства возникают из договоров и других сделок, вследствие причинения вреда, вследствие неосновательного обогащения, а также из иных оснований, указанных в Гражданском кодексе *(3).

Гражданские права и обязанности возникают в том числе из решений собраний в случаях, предусмотренных законом*(4). Поскольку иное не установлено Гражданским кодексом, законами или не вытекает из существа отношений, общие положения об обязательствах*(5) применяют в том числе к требованиям, возникшим из корпоративных отношений*(6).

Корпоративными признаются отношения, связанные с участием в корпоративных организациях или с управлением ими*(7). Участник хозяйственного общества вправе принимать участие в распределении прибыли общества*(8). Участники общества с ограниченной ответственностью вправе принимать участие в распределении прибыли*(9). Решение об определении части прибыли общества, распределяемой между его участниками, принимается общим собранием участников*(10).

Читайте так же:  Образец ответа на письмо в прокуратуру

Таким образом, выплата участнику ООО части распределенной прибыли общества относится к гражданско-правовым обязательствам, возникающим в рамках корпоративных правоотношений, к которым применимы общие положения Гражданского кодекса об обязательствах, а следовательно, и об основаниях прекращения обязательств, одним из которых является зачет встречных требований. Запрета на прекращение обязанности по выплате участнику хозяйственного общества части распределенной прибыли (дивидендов) путем зачета встречного требования общества к участнику не содержит ни Гражданский кодекс, ни Закон об ООО. Необходимыми условиями зачета являются однородность требований и наступление срока их исполнения*(11). При этом в судебной практике отмечается, что Гражданский кодекс не требует, чтобы предъявляемое к зачету требование вытекало из того же обязательства или из обязательств одного вида*(12).

Более того, в правоприменительной практике сформулирована правовая позиция, в соответствии с которой предпосылки прекращения обязательства односторонним заявлением о зачете не означают запрета на заключение сторонами соглашений о прекращении неоднородных обязательств или обязательств с ненаступившими сроками исполнения*(13).

Поэтому, с нашей точки зрения, в рассматриваемом случае не существует правовых препятствий для зачета имеющегося у общества требования к директору (единственному участнику) общества о погашении долга по договору займа в счет исполнения обществом обязанности по выплате этому лицу распределенной прибыли. Возможность прекращения обязанности по выплате дивидендов путем проведения зачета встречного требования находит отражение и в судебной практике*(14).

Что касается сумм, выданных директору общества под отчет, отметим следующее. Денежные суммы выдаются под отчет физическому лицу как работнику юридического лица или индивидуального предпринимателя на расходы, связанные с их деятельностью*(15). Иными словами, выдача денежных средств под отчет связана с трудовой деятельностью работника, а следовательно, осуществляется в рамках трудовых (а не гражданско-правовых) отношений. Подотчетные денежные суммы, которые работник не израсходовал по назначению и не вернул своевременно, можно квалифицировать как прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, в связи с которым у работника возникает материальная ответственность перед работодателем*(16). К трудовым отношениям гражданское законодательство по общему правилу не применяется*(17). Поскольку обязанность по возврату денежных средств, выданных под отчет, исполняется работником в рамках трудовых отношений, нормы Гражданского кодекса об основаниях прекращения обязательств, в том числе о зачете встречных однородных требований, к ней неприменимы.

Поэтому мы полагаем, что в рассматриваемом случае требование общества к своему работнику (директору) о возврате подотчетных сумм не может быть зачтено в счет исполнения обязанности общества по выплате тому же лицу как участнику этого ООО части распределенной прибыли (дивидендов).

Этот вывод косвенно подтверждается рядом судебных актов, в которых указывается, что нормы гражданского права, в том числе о прекращении обязательств, неприменимы к трудовым правоотношениям*(18). Вместе с тем отметим, что материалов судебной практики, в которых рассматривалась бы аналогичная ситуация, мы не обнаружили.

Возмещение расходов директора в счет погашения займа

Это возможно. Для этого в заявлении директора о возмещении произведенных им в пользу организации расходов должна быть просьба возместить эти расходы зачетом его долга по займу.

Для зачета встречных однородных требований достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ). Однако лучше, если организация подготовит дополнительное соглашение к договору займа, согласно которому задолженность директора по займу погашается задолженностью организации перед директором по приобретенной оргтехнике путем зачета встречных однородных требований согласно ст. 410 ГК РФ. Тогда зачет в бухгалтерском учете будет отражен на дату подписания такого дополнительного соглашения.

Каких-либо разъяснений Минфина и ФНС России в отношении учета расходов работника в пользу организации, зачтенных в счет выданного ему организацией займа, нами не найдено. На наш взгляд, такие расходы можно отразить в налоговом учете при выполнении общих условий ст. 252 НК РФ.

В бухгалтерском учете можно сделать следующие проводки:

Дебет 08 (10, 20) Кредит 71

— приняты к учету материальные ценности, отражены произведенные директором расходы;

Дебет 19 Кредит 71

[3]

— учтен предъявленный поставщиками НДС (если счет-фактура и другие документы выставлены организации, а не на имя директора);

Дебет 71 Кредит 73

— произведен взаимозачет обязательств по займу и по расходам директора.

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2019 — 2020 годах?

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2019-2020 годах

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет этот материал.

[1]

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2019-2020 годах (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.
Читайте так же:  Материнский капитал возраст матери

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки — более 100 000 руб.

Какие операции могут заинтересовать контролеров

Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2019-2020 годах может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:

  1. Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).

О том, как определяется кассовый лимит, читайте в публикации «Как рассчитать лимит остатка кассы?».

  1. Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
  2. Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
  3. Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
  4. Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.

ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

  • расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
  • неоприходование в кассу наличности;
  • нарушение порядка хранения наличных денег;
  • нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения — 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. — для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).

Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Видео (кликните для воспроизведения).

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

Источники


  1. Теория государства и права. Введение в юриспруденцию. — М.: Юнити-Дана, 2012. — 128 c.

  2. Образцов, В.А. Криминалистика. Курс лекций; М.: Право и закон, 2011. — 448 c.

  3. Теория государства и права / ред. К.А. Мокичев. — М.: Юридическая литература, 2005. — 520 c.
  4. Гриненко А. В., Костанов Ю. А., Невский С. А., Подшибякин А. С. Адвокатура в Российской Федерации; Проспект — Москва, 2011. — 216 c.
  5. Исаков, Владимир Теория государства и права 3-е изд., пер. и доп. Учебник для бакалавров / Владимир Исаков. — М.: Юрайт, 2016. — 830 c.
Акт зачета подотчетной суммы займом
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here