Бумага а4 нормативные затраты как описать

Советы опытных юристов по теме: "Бумага а4 нормативные затраты как описать". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Приложение N 15. Нормативы, применяемые при расчете нормативных затрат на приобретение бумаги

Приложение N 15
к нормативным затратам на обеспечение
функций Правительства Республики Алтай
и подведомственных ему казенных учреждений

применяемые при расчете нормативных затрат на приобретение бумаги

Цена приобретения за ед. (руб.)

Бумага А-3, 80 гр., матовая

Бумага А-3, 250 гр., глянцевая

Бумага А-3, 250 гр., матовая

Бумага А-4, 80 гр., матовая

Бумага А-4, 250 гр., матовая

Бумага А-4, 200 гр., цветная

Фотобумага (глянцевая, матовая)

>
N 16. Нормативы, применяемые при расчете нормативных затрат на приобретение материальных запасов, производственного и хозяйственного.
Содержание
Приказ Единого аппарата Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай от 21 марта 2017 г. N 50 «Об утверждении.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Как рассчитать необходимое количество бумаги

Бумага в современном офисе занимает чуть ли не первостепенное значение среди канцелярских товаров. Многофункциональность и универсальность бумаги позволяет использовать её на любых видах современной оргтехники, использовать для любых работ, проводимых в офисе, в том числе для изготовления бланков, брошюр и документов. Таким образом, бумага должна быть в офисе всегда. Как рассчитать необходимое количество пачек бумаги на месяц?

Допустим, что каждый день в офисе в среднем расходуется 345 листов бумаги. В месяце (например, в сентябре) – 30 дней, из них на выходные приходится 8 дней. Определим, сколько рабочих дней в сентябре:

Рассчитаем, сколько бумаги необходимо на 24 дня:

В стандартной пачке – 500 листов, вычислим, сколько пачек бумаги необходимо:

Документы, без которых канцтовары и другие офисные расходы списать не удастся

Александр Погребс, эксперт СКБ Контур

План вебинара:

К учету производственных материалов бухгалтеры подходят серьезно. А вот канцтовары, питьевую воду, мебель и другой инвентарь списывают с меньшей щепетильностью. Как правило, даже без подтверждающих бумаг. Но это грозит налоговыми последствиями для компании. Инспекторы аннулируют расходы, не подтвержденные документами.

Канцтовары

Начнем с канцтоваров. Обычно их принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцелярку купил сотрудник).

Как оприходовать

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию. Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д. У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество. Это экономит время. Но так невозможно контролировать запасы канцелярки.

К тому же к такому укрупненному учету инспекторы предъявят претензии. Во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться. Возьмем, к примеру, простую шариковую ручку и картридж для принтера. Ручка стоит 10–20 руб., а картридж – 1000 руб. и даже больше. Во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе. А списать в расходы можно только ту канцелярку, что сотрудники уже получили и используют. А если вся поставка учитывается как единица, то как делить товары?

Оптимальный вариант – учитывать канцтовары по однородным группам. Например, так: бумага для заметок, бумага для печати, ручки, карандаши, калькуляторы. Это не займет много времени. К тому же учет не искажается, так как стоимость товаров в одной группе примерно одинакова.

Метод, который выберете, закрепите в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».

Вопрос участника

– В нашей компании канцелярку покупают сотрудники. Часто приносят чеки без расшифровки. Написано просто «Канцтовары» и указано количество. Как проводить такие документы?

– Вы можете принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции. Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы. Попросите сотрудников переделать документы.

Учет в расходах на ОСНО и УСН

Смело списывайте канцтовары в расходы как на общей системе, так и на УСН. Организации на ОСНО учитывают их как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Разумеется, касается это только тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами.

Часто бухгалтеры допускают ошибку – списывают канцтовары сразу в момент покупки и не оформляют никаких документов. Тогда инспекторы вправе аннулировать затраты и доначислить налог. Чем больше сумма, тем выше риски. А за год на канцелярку организация тратится существенно.

Подтверждающие документы нужны всем без исключения. В том числе и организациям на упрощенке. Как и компании на общей системе, они ориентируются на пункт 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А эта норма говорит, что расходы надо подтверждать документами.

Я объясню, какие бумаги нужны для списания. Представим, какой путь проходят канцтовары от покупки до использования.

Поступившие товары приходуют на счет 10 на основании товарной накладной. А если канцелярку купил подотчетник – то на основании товарного, кассового чека и авансового отчета.

Потом товары передают на склад либо напрямую сотрудникам или руководителям подразделений. Какими документами оформить такое перемещение? Если все покупки поступают на один склад, то дополнительные бумаги составлять не обязательно. Достаточно документов на покупку: накладной или чеков (п. 47 приказа Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н).

А вот если канцелярка поступает на разные склады или к разным материально ответственным лицам (МОЛ), то нужен приходный ордер (п. 49 приказа № 119н). Можно использовать унифицированную форму № М-4. Но она необязательна. Компания вправе разработать бланк сама.

Есть и другой вариант. Не составляйте отдельный приходный ордер. Вместо него на накладную поставьте штамп и заверьте его подписью МОЛ. На оттиске должны быть: название компании, дата получения товаров МОЛ и номер приходного ордера.

Отсутствие приходного ордера не влияет на налоговый учет. Этот документ – часть складского учета, правила которого компания устанавливает сама.

Читайте так же:  Льготная пенсия медработникам

Когда канцелярку передадут работникам, ее можно списать в расходы. Главное составить документ, подтверждающий передачу. Им может быть требование-накладная по форме № М-11. Но она достаточно громоздкая. Вместо нее советую разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты. Перечислю их. Прежде всего, это название документа, его дата, название компании, содержание операции, ее натуральные и денежные измерители. Также не обойтись без Ф. И.О., должностей и подписей ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно в небольших компаниях работа с канцтоварами устроена просто. Секретарь собирает заявки, заказывает канцелярку у поставщика. А потом раздает полученные товары руководителям подразделений или напрямую сотрудникам. В этом случае требование-накладную можно оформить так (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Канцелярку выдали на весь отдел? Пусть в графе «Получил» распишется начальник отдела. Товары вручали сотрудникам персонифицированно? Придется собирать подпись каждого. Иначе кладовщик или секретарь не докажет передачу материалов.

Советую сделать в требовании дополнительную колонку с примечанием. В ней укажите, что канцтовары вы передадите сотрудникам конкретного подразделения для работы (см. пометку ! в образце выше. – Примеч. ред.). Если не указать в требовании-накладной, где и как будут использовать канцтовары, то придется составлять акт на списание (п. 98 приказа № 119н). Отметка в требовании поможет отказаться от лишних бумаг.

Компании на упрощенке списывают в расходы всю сумму, которую заплатили поставщику. В том числе и входной НДС.

Организации на ОСНО принимают НДС к вычету по канцелярке так же, как и по обычным покупкам. Главное, чтобы был счет-фактура от поставщика.

Когда компания покупает товары через подотчетника, можно остаться без счета-фактуры. Розничный продавец выписывать его не обязан – пункт 7 статьи 168 НК РФ.

Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры, но сумма налога указана в кассовом чеке? Ответ – да. Но возможно, что вычет придется отстаивать. Минфин считает, что чек не заменяет счет-фактуру. Поэтому при покупке в розницу компания останется без вычета (письма от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/252). При таком варианте есть дополнительная неприятность. Когда НДС выделен в чеке, то в расходы списать его нельзя. Кодекс четко описывает случаи, в которых налог можно учесть в стоимости товара – пункт 2 статьи 170 НК РФ. Нашего случая в этом списке нет.

Я считаю, что НДС можно принять к вычету. Сложилась арбитражная практика в пользу компаний (постановления ФАС Центрального округа от 5 августа 2010 г. по делу № А64-3986/09, ФАС Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42)). Есть и постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07. А когда позиции Минфина и ВАС расходятся, инспекторы должны занимать сторону судей. Об этом налоговики прямо сказали в письме от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097.

Расскажу про еще одну ошибку в учете канцтоваров. Иногда их списывают в расходы минуя счет 10. То есть делают проводку по дебету счета 26 и кредиту счета 60. Так нельзя. Дело даже не в том, что это нарушает правила учета. Компания рискует потерять вычет по НДС. Ведь нет главного условия для вычета – организация не приняла товары на учет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Мебель и оргтехника

Перейдем к учету офисной мебели и техники. Учет зависит от того, сколько они стоят и когда введены в эксплуатацию. Надо определить, относится покупка к основным средствам или МПЗ.

С 2016 года граница стоимости ОС в налоговом и бухгалтерском учете разная. В бухучете основное средство – имущество, которое служит больше года и стоит от 40 тыс. руб. (вы в учетной политике можете установить и меньшую границу). В налоговом учете амортизируйте имущество от 100 тыс. руб. По новым правилам учитывайте только те активы, что ввели в эксплуатацию после 1 января 2016 года. Имущество, введенное до этой даты, учитывайте по-старому. Как правило, мебель и техника не стоят больше 40 тыс. руб. Поэтому разницы в учете не возникают. Такую покупку и в бухгалтерском, и в налоговом учете зафиксируйте на счете 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». В расходы ее включите поле того, как передадите в эксплуатацию. Списывайте единовременно или в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Передачу имущества в эксплуатацию подтвердите требованием-накладной. Можете использовать ту же форму, что и для канцтоваров (см. образец выше. – Примеч. ред.).

Если покупка стоит от 40 тыс. до 100 тыс. руб., то с учетом придется повозиться. В бухгалтерском учете имущество списывайте в расходы через амортизацию, а в налоговом – как инвентарь.

Имущество стоит от 100 тыс. руб.? И в налоговом, и в бухгалтерском учете включите покупку в основные средства.

Стандартную офисную мебель или технику инспекторы разрешают учитывать в расходах. А к бытовой технике для кухни возникают претензии (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Какую офисную технику и инвентарь можно учесть в расходах

Что купили Можно ли списать в расходы на УСН и ОСНО
Бытовая техника для кухни (холодильник, микроволновка, чайник) Трудовой кодекс требует, чтобы компания обеспечила сотрудникам нормальные условия труда. Поэтому организациям на ОСНО чиновники разрешают учитывать такие покупки в расходах – письмо Минфина от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/2/12697. Судьи также не против (постановление ФАС Московского округа от 28 июня 2012 г. по делу № А40-50869/10-129-277). А вот компаниям на УСН отстоять эти расходы сложнее. Их нет в списке разрешенных (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) Кондиционеры и обогреватели, аптечки Если речь о компании на ОСНО, то чиновники не возражают (письмо Минфина от 3 октября 2012 г. № 03-03-06/2/112). А у упрощенщиков такие расходы аннулируют. Причина все та же. Их нет в перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ – письма Минфина от 24 октября 2014 г. № 03-11-06/2/53908, от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19 Моющие средства, хозяйственные принадлежности и инвентарь для уборки (губки, швабры, метлы, туалетная бумага и т.д.) Эти затраты Минфин разрешает отнести к материальным расходам (письма от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229, от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182) Огнетушители Такие расходы учитывают компании как на общей, так и на упрощенной системе (подп. 6 п. 1 ст. 264, подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) Картины, аквариум и другие предметы дизайна, цветы Опасно списывать в расходы стоимость этих покупок. Инспекторы могут решить, что расходы необоснованны, так как не связаны с доходами (письмо Минфина от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/311, п. 1 ст. 252 НК РФ)
Читайте так же:  Выплаты по соглашению сторон в декрете

Александр Бениаминович Погребс – лектор, аттестованный аудитор. С 1998 года является вице-президентом РОО «Общество защиты прав добросовестных налогоплательщиков» (г. Санкт-Петербург). С 2007 года – заместитель главного редактора журнала «Проверка в компании». С марта 2008 года – главный редактор журнала «Проверка в компании». С марта 2009 года – налоговый консультант.

Особенно высоки риски для компании на упрощенке. Ведь для них список разрешенных расходов ограничен.

Входной НДС со стоимости мебели, техники или другого инвентаря принимайте к вычету в общем порядке.

Но если вы решили не включать покупку в расходы из-за рисков, то и НДС по ней к вычету принимать опасно. Логика следующая. Покупку не включили в расходы, так как она не связана с доходами. Для компании на общей системе основной доход – реализация. Она облагается НДС. Если покупка не связана с доходами, значит, организация не использовала имущество в НДС-операциях. А раз так, то не выполняется одно из условий для вычета из подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ.

Вода, чай и сладости

Часто компания по собственному желанию обеспечивает сотрудников чаем, кофе, покупает печенье или заказывает бутилированную воду в офис.

Затраты на чай, кофе или сладости учтите на счете 10, но не списывайте в налоговые расходы. Инспекторы считают, что такие затраты не уменьшают налог. С этим солидарен и Минфин (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827). НДС к вычету также принять нельзя.

А вот к затратам на питьевую воду контролеры относятся лояльно. Воду и кулер они разрешают учесть в расходах на обеспечение нормальных условий труда (письмо Минфина от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965). Правда, касается это только организаций на ОСНО. У компаний на упрощенке инспекторы снимают такие расходы – письма Минфина от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315 и от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22.

Питьевую воду и кулер учтите на счете 10. А в расходы спишите по мере передачи сотрудникам. Подтвердит передачу требование-накладная. Форма может быть той же, что и для канцтоваров (см. образец выше. – Примеч. ред.).

Конспект подготовила Альбина Кашипова

О вебинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Безопасный учет расходов»
Длительность: 1 час
Стоимость: бесплатно
Компания-организатор:
Школа СКБ Контур,
тел. (495) 660-06-17

Нормы потребления офисных и канцелярских принадлежностей.

По материалам форума.

— Привет. Скажем так — «кризисная» тема, сокращаем издержки и тд.
Подскажите плз- есть ли у Вас в офисе/компании какие нить лимиты/нормы по расходу канцелярских принадлежностей в месяц? ну что то типа: 1 шариковая ручка в месяц на человека, 2 карандаша и пр. пр. ?

— Сергей Ильин: в нашей организации просто установили денежный лимит в размере 400 р. на человека. при этом вы можете заказать что угодно, лишь бы не была превышена сумма. зато количество бумаги А4 никак не лимитируется:)

— У нас 15 000 руб. в месяц на всю компанию. Впринципе я укладываюсь в 7-10

— Нормы есть, но их мало кто придерживается из числа специалистов и служащих. Все уповается на совесть работников. Только наша доблестная приемная пытается соблюдать нормы, т.к. всегда найдется человек добрый, который берет после подписания документов ручку и уносит с собой. Это касается и простых карандашей, уносится всё! Устали бороться, а в отношении остальных канцтоваров в нормы укладываемся. Нас двое, поэтому берем по три ручки, по два карандаша, по 1 штрих-корректору, по 1 степлеру,ну и т.п.

— У нас каждый отдел составляет заявку на канцтовары (при необходимости), потом формируют общий список, обычно на 80-100 тыс. рублей. Нормы не устанавливаем, т.к. все зависит от количества объектов в работе.

— У нас тоже подается заявка на каждый отдел (по количеству персонала), что касается приемной, то я приобретаю канцтовары 1 раз в три месяца, я свою потребность (а также своих руководителей) знаю, просто слежу, что б все было, Сумма на канцтовары на месяц 110 тыс.

— Очень обще. Можно конкретики поболее- норма/расход- листов бумаги в час ( не туалетной) , милиграмм чернил в минуту и тп. А серьезно- действительно подробней — ведь что то есть такое- регламент или инструкции?

— Сергей, вы сошли с ума. Не усложняйте себе жизнь:) регламент к черту — и вперед)))

— Гм.. ну мне не кажется что это не правильно- все таки экономия должна присутствовать- т.к. большинству плевать на канцелярию- которая вообщем то стоит не дешево. А АХО изначально расходный отдел и показывать прибыль как то не с чего. А моральное удовлетворение сотрудников от хорошо организованного гм.. рабочего места стоит в денежном выражении, скажем так- немного.

Видео (кликните для воспроизведения).

— А в чем проблема? Экономьте — установите лимит в размере энное количество рублей на человека, составьте список канцтоваров, которые можно заказать, пустите списочек по отделам. каждый сам будет рассчитывать, сколько и чего ему нужно. а там уж посмотрите — если многовато денег выделено, можно и деликатно сократить сумму, а если не хватает, так же ненавязчиво добавить опять же энное количество рублей) это не та сфера, которую нужно строго регламентировать. Только в случае, если вы испытываете маниакальный кайф от забивания головы разными ненужными пунктиками;)

— Марина абсолютно права. Это глупо высчитывать сколько тратиться в ручке чернил по милиграммам в течение дня.
В нашей организации учет за канцелярией велся так скажем. спустя рукава. С наступлением кризиса всем предупредили, что есть лимит такой-то. Если отдел выходит за рамки этого лимита, то если очень надо, делается заказ, но (!) на следующий месяц лимит для этого отдела еще жестче. Сразу было четко оговорено, что если чего-то не хватает, а очень надо либо ищите в другом отделе, либо покупаем за свои средства.

— Да, у нас тоже считается, что уж самую простую ручку за 5 рублей, пачку файлов за 100 может позволить себе любой сотрудник. А, например, дорогие пластиковые папки можно заменить на бумажненькие, и т.д. Вот и экономия.
А считать мг и см — это чисто мужской, мне так кажется, основательный подход. Это не плохо, но займет очень много времени, затрата которого не совсем будет, я думаю, оправдана.

[3]

— Можно проанализировать расход за несколько месяцев:
Выдал в начале месяца канцтовары, в конце посчитать, сколько осталось, вывести среднее арифметическое.
У нас все зависит от объема работы, иногда бумага и картриджи, рассчитанные на месяц, улетают за неделю, иногда несколько месяцев не покупаем.
В госструктурах выдают, все порционно-лимитировано, есть кто из госструктур? Ау?

Читайте так же:  Возбуждение уголовного дела 112 ук рф

— Установите лимит — одна ручка с одним стержнем на месяц, если не уложился, на следующий месяц не выдавать, если с экономил, то на следующий месяц тоже не выдавать, вот так и найдете золотую середину, сотрудники перейдут на самостятельное приобретение канцтоваров, будут приобретать самостоятельно, все что нужно и сколько нужно. А вам экономия. ПОДУМАЙТЕ.

— Блин! Девушки- с юмором у вас.
Я не про мг писал и бумагу- а про более конкретные вещи- у нас ручки у всех g-pilot — и о том что можно докупать не ручки а стержни как то никто не думал- в дирекции у нас порядка 350 чел- берем не 2 ручки на чел в месяц а одну и один стержень- считаем — 17500 экономии в месяц! — это только по одной позиции.
Кстати на бумаге особенно экономить не советую- т.к. чем хуже бумага — тем быстрее выходит из строя оргтехника. т.е. про балет лучше забыть- за исключением Большого театра разумеется.
мотивацию экономии я уже объяснил- АХО прибыли не приносит!

— А если серьезно, то действительно приобретается из расчета одна ручка, карандаш на сотрудника в месяц и удивительно, что хватает, если не украдут. Бумагу на отдел, договорной допустим, выдается на месяц 4 пачки бумаги. Бывает укладываются, даже остается запас, а бывает и не хватает, все зависит от объема работ.

— А как же работодатель обязан «обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей», любимый ТК РФ

— ТК РФ много обязан дать, но не всегда получается. У нас — даже на доставке воды начали экономить.

[2]

— Обычно производители пишут нормы расхода на единицу площади, можно рассчитать из этого средний

Ручками у нас пользуются всего пять человек (подписи ставить), архитекторы почти ничего не пишут (единственное не признают гелевые, я один раз нарвалась на шариковые а-ля советский союз, купила им несколько коробок, счастливы), в основном у нас уходит бумага и картриджи, а тут все зависит от объекта, иногда смета на 500 листов и несколько десятков томов проектной документации (а нужно как минимум 05 экземпляров), не угадаешь

— Картриджи и бумага у нас не лимитируются. это действительно будет выглядеть нерентабельно — плохая бумага и чернила. а так. нам недавно по внутрянке написали, чтобы перед тем как заказать новые канцтовары, проведите ревизию в своих шкафах. вы не поверите — там чего только не нашлось. запас ручек и карандашей с прошлых лет, папки, всякая другая ерунда еще со дня основания нашего офиса (офису больше 3-х лет). видимо, сотрудники заказывали канцтовары про запас и в период кризиса он очень пригодился:)сама у себя нашла запас дыроколов (и зачем они мне были нужны. ) в количестве 4-х (. ) штук.

— Я тоже недавно сделала ревизию в своем шкафчике, не поверите, чего только не нашла, «закрома родины», (копировальная бумага, кнопки. резинки стирательные (красные, такие, жесткие, может кто помнит) 2 пачки бумаги, тонкой, рыжей, на нет хорошо печать на печатных машинках типа «Москва»- экз. 6 пробит можно. даже перекидной календать 1998 года) так что это очень даже дельное предложение покапаться в «закромах». Интересно, а что кто у себя найдет.

— У нас канцелярию каждый отдел в бюджет закладывает, по существующей номенклатуре — сколько заложил, столько и получил, другое дело, что бюджет еще нужно на бюдж.комитете защитить)))

— Предложила своим проверить свои сусеки, и представляете, можно открывать лавку канцтоваров, январь работаем, в полную силу, ишем ведзе, даже где не надо, чернил навалом.

— Всем привет! У нас тоже расход бумаги не лимитируется, если уж совсем не переходить границы разумного. Но для себя я примерно знаю, что на наш офис (это порядка 110 человек) уходит около 30 коробок А4 (по 5 пачек) бумаги в месяц.
А с остальным — просто труба! Раз в два месяца все начинают просто изголяться! Одному глобус Украины подавай, другому — тетради в кружочек! Степлеры каждый раз у бедных коллег (причем у всех разом) кто-то уносит. В общем, пишут заявки, пыхтят, потом финансисты наши заказы урезают по предела. А сотрудники искренне радуются паре ручек по 5 рублей!

— Ну а все таки есть ли у кого-нибудь инструкции или положения или регламент по канцелярии? Было бы интересно почитать, посмотреть

— По-моему, бредятина какая-то — Регламент по канцелярии. может еще инструкцию придумаем, по тому как правильно пользоваться канц.товарами, чтобы экономичнее выходило. хотела бы я посмотреть в глаза тому человеку, который когда-то сочинил подобный регламент по канц.товарам.

— А если начальник требует от тебя, чтобы все было регламинтировано, утверждено и чтобы были все правила на бумажках. Что с этим делать?

— Значит подготовьте ему на подпись приказ примерно следующего содержания:
в связи с производственной необходимостью с 00.00.00 установить следующие нормы выдачи канцелярских принадлежностей в расчете на одного человека:
далее табличка — список, количество и сроки, на которые они выдаются (например ручки нужны постоянно, а вот калькулятор можно и один на полгода/год)

Если есть острая необходимость в чем-либо, значит через служебную записку руководителю.

Предварительно нужно пройтись по сотрудникам и уточнить расход за месяц.

— В интернете нашла:

Нормы расхода канцелярских товаров в учреждениях органов по делам детей и молодежи

[1]

─────────────────────────────┬────────────┬─────────────────────┐
│ Наименование │ Единица │Норма на одного рабо-│
│ показателя │ измерения │тника в год │
├─────────────────────────────┼────────────┼─────────────────────┤
│Ручка шариковая │ шт. │ 4,000 │
│Стержень │ -«- │ 12,000 │
│Карандаш простой │ -«- │ 4,000 │
│Книга учета (амбарная) │ -«- │ 1,000 │
│Тушь │ -«- │ 0,083 │
│Линейка │ -«- │ 1,000 │
│Штрих │ -«- │ 1,000 │
│Ластик │ -«- │ 4,000 │
│Кисть │ -«- │ 0,030 │
│Ватман │ -«- │ 0,200 │
│Лента клеящая │ -«- │ 1,000 │
│Ножницы │ -«- │ 0,500 │
│Блокнот │ -«- │ 2,000 │
│Ежедневник │ -«- │ 1,000 │
│Календарь │ -«- │ 1,000 │
│Папка для бумаг │ -«- │ 12,000 │
│Степлер │ -«- │ 0,250 │
│Дискета │ -«- │ 10,000 │
│Клей конторский │ флак. │ 2,000 │
│Бумага для факса │ рулон │ 0,200 │
│Бумага для принтера │ упак. │ 0,200 │
│Бумага писчая │ -«- │ 12,000 │
│Бумага копировальная │ -«- │ 0,083 │
│Фломастеры (уп. 6 шт.) │ -«- │ 1,000 │
│Краски │ -«- │ 0,030 │
│Скрепки │ -«- │ 2,000 │
│Гуашь │ -«- │ 0,010 │
│Бухгалтерская документация, │ комплект │Один на учреждение на│
│бланки отчетности │ │год │

Читайте так же:  В каких случаях судебные приставы могут

— Спасибо Вам всем большое за советы, как лучше это сделать.

— hatery, удачи Вам! Расскажите только потом, как все прошло. Интересно ведь! Я с таким никогда не сталкивалась.
Буду вооружена если что

— А не слишком ли мудрено? Не считаете, хотя как заведено где.

— Я работала в одной фирме и там была инструкция по поводу того, каким образом пользоваться шариковой ручкой и отдельная инструкция как пользоваться гелевой ручкой. При чем расписано все на 2 (два) листа форматом А4 13 шрифтом. Афигеть просто. Я когда прочитала, ржала долго. Жаль не распечатала себе на память. Там вообще дурдом был, все расписано в инструкциях, вплоть до того, как выходить с рабочего места.
А если по теме, то у нас тоже лимит денежный на всю контору выделяют деньги, а я когда канцы заказываю, то сама смотрю что кому важнее. Только вот в декабре вышли за приделы суммы, т.к. папок-скоросшивателей много заказывали для архивов. Но бухгалтерия сказала, что в январе не будет закупки канцтоваров.
Не лимитируют бумагу, картриджи и стержни для простых ручек.

Акт на списание канцтоваров

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

Что считается канцелярскими товарами

К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).

Кто может применять данный акт

Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Зачем составлять акт на списание канцтоваров

Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров

Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

  1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
  2. Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
  3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

Порядок применения акта

Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.

Правила составления документа

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

  • дату составления,
  • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
  • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

Правила оформления акта на списание канцтоваров

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.

Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.

После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

Образец акта на списание канцтоваров

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

  1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
  2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
  3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать

  • наименование продукции,
  • количество (по всем позициям),
  • стоимость одной штуки,
  • общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
  • счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
  • в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
Читайте так же:  Утеря проездного пенсионного удостоверения как восстановить
  • В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.
  • Как правильно описать объект закупки по 44-ФЗ

    Что изменилось в 2019 году

    Собрали в таблицу основные изменения в правилах описания объекта закупки по 44 ФЗ 2019 года:

    Когда вступило в силу Что изменилось Содержание изменений
    01.07.2019 Добавили п. 8 ч. 1 ст. 33 44-ФЗ

    Закупочная документация в тендерах на строительные работы, реконструкцию, капитальный ремонт, снос объекта капитального строительства должна содержать проектную документацию, которая утверждена по градостроительному законодательству.

    1. Проектная документация по этому законодательству не готовится.
    2. Закупка проводится по ч. 16 и 16.1 ст. 34 44-ФЗ, в которых предмет контракта — проектирование объекта капстроительства.

    Если включили проектную документации в закупочную документацию, это означает, что выполнили требования п. 1-3 ч. 1 ст. 33 44-ФЗ.

    01.07.2019 Новая редакция ч. 4 ст. 33 44-ФЗ Сформулировали понятие гарантийных обязательств — это требования к гарантии качества товара, работы, услуги и требования к гарантийному сроку или объему предоставления гарантий.

    Понятие и правила описания объекта

    Описать объект закупки означает зафиксировать качественные и количественные его характеристики (стандарт), позволяющие идентифицировать объект. В статье 33 прописаны такие правила описания объекта закупки по 44-ФЗ:

    1. Запрещено указывать показатели, которых нет у подобных товаров.

    При описании нельзя указывать показатели, которых нет у аналогичных товаров. Требования к предмету закупки соответствуют реальной потребности заказчика. Характеристики прописывают одинаково для участников, без излишеств и противоречий.

    К примеру, необоснованное требование к наградной продукции: ширина ленты для медали — 22 см. Это не позволило предложить к поставке товары, которые отвечали бы запросам заказчика (дело об административном правонарушении Новгородского УФАС России № 1037/03 от 04.03.2015).

    Это означает, что описание объекта закупки должно содержать максимальные или минимальные показатели и значения, которые не изменяются. К примеру: «Бумага для офисной техники. Формат А4. Плотность: не менее 80 г/м². Белизна: не менее 146%. Листов в пачке: 500».

    Не допускается устанавливать требования:

    • к производителю;
    • к участнику;
    • к его деловой репутации;
    • к наличию у него производственных мощностей, трудовых, финансовых и других ресурсов, за исключением случаев, если возможность их установления предусмотрена 44-ФЗ, к примеру, при проведении конкурса или аукциона, который подпадает под нормы Постановления от 04.02.2015 № 99.

    Вот пример качественных функциональных и экологических характеристик объекта закупки.

    3. Нельзя указывать в описании товарные знаки и иные уникальные признаки (п. 1.1 ст. 33), требования, которые влекут за собой ограничение количества участников.

    Делать это не обязательно, если:

    • товары, которые выпускаются под другими товарными знаками, несовместимы с товарами, которыми пользуется госзаказчик;
    • закупаются запчасти и расходные материалы к машинам и оборудованию, которыми пользуется заказчик, в соответствии с техдокументацией.

    4. Необходимо использовать в описании показатели и термины, предусмотренные техническими регламентами и документами национальной системы РФ.

    Иные показатели, требования, обозначения и термины используют, обосновав необходимость их применения в документации (п. 2 ч. 1 ст. 33 закона № 44-ФЗ).

    Вот пример, что такое объект закупки по 44-ФЗ: «Хлебобулочные изделия из пшеничной муки вырабатывать в соответствии с ГОСТ 31805-2012, по рецептуре и технологической инструкции, которые согласованы и утверждены в установленном порядке, с соблюдением санитарных норм и правил».

    5. При необходимости включать в описание спецификации, планы, чертежи, эскизы, гарантийный срок и обслуживание, необходимость монтажа, наладки и обучения лиц, которые используют и обслуживают оборудование.

    К примеру: «Гарантийный срок асфальта: по земляному полотну — 8 лет; по основанию дорожной одежды — 6 лет; по верхнему слою покрытия — 4 года».

    6. При покупке лекарственных средств обязательно указывать в описании их международное непатентованное наименование. А если оно отсутствует — химические, группировочные наименования, список которых доступен на сайте государственного реестра.

    К примеру: «Лекарственное средство, группировочное название: Цефоперазон + [Сульбактам], лекарственная форма — порошок для приготовления раствора для внутривенного введения».

    7. Допустимо заказывать новый товар, не бывший в употреблении или в ремонте.

    Какие использовать характеристики в описании объекта закупки

    Рассмотрим объект закупки с разных сторон в процессе описания товара, работы, услуги (функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики):

    1. Функциональные. Это способность предмета выполнять его основную функцию. Основное назначение и условия его использования по назначению.
    2. Технические. Определяют технические свойства предмета торгов. Конкретные параметры, исходные и конечные величины, регламент и порядок действий при поставке, выполнении работ, оказании услуг.
    3. Качественные. Совокупность свойств, характеристик, признаков, описывающих предмет закупки, и соответствие потребностям заказчика.
    4. Эксплуатационные. К ним относятся характеристики надежности и работоспособности предмета, условия, которые обеспечивают эффективную эксплуатацию: прочность, долговечность, объемно-планировочные, санитарно-гигиенические, экономические и эстетические характеристики.

    Для наглядности приведем пример описания объекта закупки по 44 ФЗ, взятый из документации в ЕИС.

    Каталог товаров, работ, услуг

    Чтобы повысить прозрачность закупок и снизить коррупционные риски за счет введения единообразных наименований, правительство стандартизирует подходы к описанию товара по 44 ФЗ. Для этого Постановлением от 08.02.2017 № 145 утвержден порядок формирования и ведения в Единой информационной системе (ЕИС) каталога и правила его использования. В 2019 году каталог активно пополняется, и сейчас в нем больше 60 000 наименований продукции и описаний технических характеристик.

    Заказчики обязаны применять информацию, которая содержится в каталоге, для описания с даты начала обязательного применения, которая указана в общей информации к записи из каталога. По общему правилу — по истечении 30 календарных дней со дня ее добавления.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Нашли в каталоге пример основных характеристик объекта закупки по 44-ФЗ.

    Источники


    1. Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.

    2. Хропанюк, Валентин Теория государства и права / Валентин Хропанюк. — М.: Димов, Ткачев, Дабахов, 1996. — 384 c.

    3. Бурлаков, С. А. Крупные сделки юридических лиц. Правовое регулирование / С.А. Бурлаков. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 224 c.
    4. Гуцол, В. В. Правовые основы Российского государства / В.В. Гуцол. — М.: Феникс, 2006. — 448 c.
    5. Сомов, В.П. Латинско-русский юридический словарь: моногр. / В.П. Сомов. — М.: ГИТИС, 2014. — 104 c.
    Бумага а4 нормативные затраты как описать
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here