Что привлекает в работе помощника руководителя

Советы опытных юристов по теме: "Что привлекает в работе помощника руководителя". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Доверенное лицо. Всё о работе помощника руководителя

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

[1]

Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Что предстоит делать

У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;

• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;

• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

Ведение документации:

[2]

• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;

• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.

Поддержание деловых контактов:

• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;

• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

Работа офис-менеджера:

Видео (кликните для воспроизведения).

• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;

• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

Работа заместителя:

• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;

• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;

• при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.

Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.

Минусы работы

Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.

Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.

Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.

Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.

Идеальный помощник руководителя:

• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;

• умеет организовать и провести переговорный процесс;

• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;

• предан интересам дела и своему начальнику;

• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;

• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;

• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;

• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.

Портрет профессии «Помощник руководителя»

Помощник руководителя

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала – личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

Читайте так же:  Ргс принято отрицательное решение

Толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами.

«Чтобы занимать должность персонального ассистента, – делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО «Южная строительная коммуникационная компания»,– мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит, принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.

В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.

Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, – филологи, переводчики.

Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:

  • отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
  • курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
  • курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе;
  • учебный центр документационного обеспечения управления при «Гильдии Управляющих Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение государственного образца).

Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».

Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря – из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов.

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

  • работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
  • прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
  • прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  • ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
  • оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
  • контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
  • ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Работа организационная (бездокументное обслуживание):

  • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
  • создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
  • обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
  • организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
  • подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
  • организация презентаций и представительская деятельность;
  • организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) – важнейший навык, позволяющий соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

  • проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
  • универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
  • эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;
  • умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
  • навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
  • свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
  • ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
  • супервайзинг – навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).
Читайте так же:  Корзина новорожденного в астразхани

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

Основной плюс в работе помощника руководителя – возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов.

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

[3]

  • тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
  • некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
  • возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже – 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.

Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером – исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.

Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.

Что привлекает в работе помощника руководителя

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала – личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

«Чтобы занимать должность персонального ассистента, – делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО «Южная строительная коммуникационная компания»,– мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит, принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».

Видео (кликните для воспроизведения).

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.

В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.

Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, – филологи, переводчики.

Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:

отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);

курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);

курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе;

Учебный центр документационного обеспечения управления при «Гильдии Управляющих Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение государственного образца).

Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».

Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

Читайте так же:  Бракоразводное соглашение без суда

Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря – из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;

прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;

оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;

контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):

прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);

создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;

обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;

подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

организация презентаций и представительская деятельность;

организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;

универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;

эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;

умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;

навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;

свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);

ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;

супервайзинг – навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;

некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;

возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже – 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером – исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.

Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.

Читайте так же:  Сроки оформления пенсии после подачи заявления

Что привлекает в работе помощника руководителя

«Ближний круг». «Правая рука». «Доверенное лицо». Связующее звено. Личный помощник. Сформулировать полностью его должностные функции невозможно, ведь не напишешь же «ловить мысли Первого Лица на лету», или «понимать по выражению спины босса, что у него сегодня плохое настроение», или «не обижаться, когда шеф на тебя накричит». Наверное, именно поэтому найти хорошего личного помощника — задача, трудная в любые времена: и в ситуации кадрового дефицита, и в ситуации высокого уровня безработицы в стране. Кстати, работу личный помощник меняет довольно редко, и это тоже является спецификой профессии.

Если речь заходит о подборе высококвалифицированного специалиста, в большинстве случаев официальные пожелания* руководства концентрируются в области профессионализма потенциального сотрудника. Но в ситуации с поиском личного помощника к длинному списку стандартных запросов к профессии прилагается другой, не менее длинный. Это будет список требований (а не пожеланий!) к человеческим качествам личного помощника. Но даже два списка не решают проблемы полностью: отсев кандидатов, которые уже прошли несколько собеседований, иногда — и проверку службы безопасности, и пришли «на смотрины» к боссу, впечатляет даже видавших виды эйчаров. На заданный с надрывом вопрос руководителю: «Иван Иванович, чем кандидат не понравился? Три иностранных языка, хороший опыт работы, престижный вуз, стажировка в Англии, импозантная внешность, приятный голос, скромный, воспитанный… А вы десять минут с ним поговорили и пришли к выводу, что он вам не подходит. Почему?!», тот кратко отвечает: «Чувствую, лояльным не будет. Ищите дальше».

Итак, что, кроме чисто профессиональных навыков, потребуется от личного помощника? Главное требование — лояльность, верность, преданность «не за страх, а за совесть». Преданность — кому или чему? В первую очередь — руководителю, далее — компании в целом. И этот вопрос нельзя решить по простой схеме: «утром деньги — вечером стулья; вы мне платите — а я верно вам служу». Потому что отношения между руководителем и личным помощником бывает практически невозможно удержать исключительно в рабочих рамках (не подумайте, пожалуйста, чего-либо худого!). Ведь личный помощник находится очень близко к руководителю, его партнерам и семье. И, следовательно, он:

1. Владеет немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред компании и шефу.
2. Воспринимается внешним окружением компании — партнерами, клиентами, государственными структурами — как полномочный представитель Первого Лица.
3. Служит своеобразным барометром состояния дел в компании в глазах ее сотрудников.
4. Используется шефом, в зависимости от его характера и настроения —

  • то в качестве «жилетки», в которую можно поплакаться на нелегкую управленческую долю;
  • то в качестве символической «боксерской груши», на которую можно выплеснуть накопившееся раздражение на нерадивых подчиненных, недобросовестных партнеров, нечестных чиновников, не уважающих в должной мере родственников, неподходящую погоду и прочие «НЕ», которых у руководителя всегда очень много;
  • то в качестве консультанта, профессионализм и глубина взгляда которого не вызывают сомнений.

5. Подобно элитному алкоголю, с годами дорожает…

Рассмотрим каждый пункт отдельно и с привлечением примеров.

1. Невозможно «держать лицо» постоянно, не расслабляясь ни на минуту. В том числе, простите за каламбур, это невозможно и для Первого Лица. Большинство подчиненных видит своего шефа время от времени, и не сказать, чтобы очень часто и вблизи. Конечно, всегда работает соотношение «чем выше должность и статус в компании, тем чаще и ближе происходит общение с руководителем», но, пожалуй, личный помощник лидирует даже в том случае, если сравнивать его в данном аспекте с топ-менеджерами. Что это значит? Что личный помощник видит шефа не только «в полный рост и в эполетах» — произносящим, например, речь в начале корпоративного праздника или принимающим VIP-гостей, но и уставшим, больным, расстроенным деловой неудачей или семейной неурядицей, короче говоря, обычным человеком — не небожителем, каким босс порой представляется собственным подчиненным. И если личный помощник не обладает важнейшими для своей работы компетенцией — скромностью и сдержанностью, то репутации руководителя может быть нанесен существенный ущерб. Причем, это — про ситуацию, в которой со стороны помощника не присутствовало злого умысла. Если же злой умысел имел место (из соображений мести, по наущению конкурентов и т.п.), то здесь на карту ставится не только репутация руководителя, но и будущность всей компании.

2. Фраза «Секретарь — лицо компании» стала настолько привычной, что уже не вызывает вопросов или возражений. И, разумеется, личный секретарь или личный помощник — это тем более лицо компании, только смотрят на это лицо люди более высокого статуса и принадлежащие к более узкому кругу. Это, в основном:

  • Партнеры по бизнесу — действующие и потенциальные;
  • VIP-клиенты;
  • Представители государственных структур;
  • Кандидаты на «топовые» позиции;
  • Конкуренты, —

В респектабельной автомобильной компании очень долго не могли найти подходящего помощника генеральному директору. Требования были высокие, но не чрезмерные, вот некоторые из них:

  • Замужняя женщина 25-30 лет;
  • Высшее образование;
  • Иностранные языки — английский и испанский — свободное владение;
  • Опыт работы личным помощником от трех лет;
  • Рекомендации с предыдущего места работы;
  • Презентабельная внешность, обаяние, умение держаться «на людях»;
  • Проживание в районе офиса (зачастую работа шла до глубокого вечера и момент «сколько времени добираться домой» был не праздным).

3. За время совместной работы Первое Лицо и личный помощник сильно привыкают друг к другу и начинают друг друга «чувствовать». Например, пришел шеф утром, поздоровался как обычно, спросил, как дела, задал один-два вопроса — а помощник понимает: опять у босса язва желудка разыгралась. Или — смотрит руководитель на своего помощника, а тот как всегда: корректный, подтянутый, внимательный, но почему-то ясно, что опять у его сынишки проблемы в школе. Подобное характерно для людей, которые вместе проводят много времени и, например, у супругов «со стажем» такое ясновидение никого не удивляет; в связке «руководитель-помощник», впрочем, тоже — по той причине, что люди об этом и не задумывается. Но «не задумываются» — не значит — «не используют».

В компании по оптово-розничной торговле спортивной и детской обувью все знают: личный помощник руководителя компании Дмитрий Денисович — человек-кремень. Он занимает свою должность (так и хочется сказать: свой пост) семь лет и каким-то непостижимым образом ухитряется сохранить хорошие отношения со всеми руководителями компании, несмотря на тот факт, что никогда не дает ни кусочка информации о своем шефе. Даже на вопрос: «Ну, как сегодня настроение у Николая Игоревича?» Дмитрий Денисович отвечает стандартной фразой: «Как обычно. Да вы сейчас сами увидите».
Но с годами в компании выработался целый свод примет, связанных с поведением личного помощника, по которым вычислялись текущая ситуация, состояние здоровья босса, его настроение и даже его планы относительно планируемых в компании изменений. Вот эти приметы:

  • Если ДД (Дмитрий Денисович) улыбается — в компании все хорошо;
  • Если ДД улыбается очень широко — нам отказали в кредите;
  • Если ДД не застегнул пиджак и так ходит по офису — они с шефом скоро улетают на переговоры;
  • Если ДД зачесал волосы вперед — у шефа плохое настроение, и к нему лучше на глаза не попадаться;
  • Если ДД ходит по офису быстрее, чем обычно — будут кадровые перестановки;
  • Если ДД пришел в темно-сером костюме — будут переговоры с госчиновниками, поэтому к шефу в тот день лучше не подходить — он после этого всегда агрессивный;
  • Если ДД не пришел — значит, он в отпуске или заболел, а шеф будет ко всем придираться.
Читайте так же:  Военная ипотека сбербанка

В девяноста пяти процентах случаев приметы срабатывают.

4. Едва ли не самая главная компетенция хорошего личного помощника — толерантность, терпимость, терпение, умение «держать удар» — как ни назови, смысл один: держаться на заднем плане и быть готовым в любой момент выйти вперед. Очевидно, именно поэтому спрос на личных помощников традиционно высок и всегда превалирует над предложением: не так уж много людей природа может одарить и выдающимися способностями, и умением все это прятать, проявляя лишь в нужный момент, причем не раз и не два, а постоянно. Но если уже повезет, так повезет, и руководителю, которому попался помощник «от Бога», можно только позавидовать.

Компания-производитель продуктов питания. Во главе ее стоит отец-основатель — Виктор Генрихович, удивительного чутья бизнесмен и очень тяжелый, даже по мнению самых близких людей, человек. Компания находится на рынке шестнадцатый год, и пятнадцать из них рядом с Виктором Генриховичем работает его личный помощник — Марина Витальевна. Руководитель очень высоко ценит своего помощника, но это не мешает ему устраивать Марине Витальевне по малейшему поводу (а иногда и без него) оглушительные разносы, обещая оштрафовать ее или уволить. Чаще всего это случается тогда, когда у Виктора Генриховича разыграется застарелый ревматизм, или после визита налоговой, или когда шеф в очередной раз разругается с внучкой, не желающей себя вести так, как полагается воспитанным девочкам. Всякий раз ситуация развивается по одному и тому же сценарию:

Первый этап : громы, молнии, обидные высказывания;

Второй этап : жалобы на усталость, плохое здоровье и отсутствие человеческой поддержки;

Третий этап : обсуждение конкретной ситуации и поиски путей решения.

В особо трудных случаях последовательный проход по перечисленным этапам может повторяться несколько раз.

Многие удивляются терпению Марины Витальевны: ведь она высококлассный специалист, и если бы захотела, то непременно нашла бы себе другую работу — и более спокойную, и лучше оплачиваемую. Иногда об этом спрашивают у Марины Витальевны, и вот что она отвечает: «Я привыкла. Да и не задевают меня такие вещи».
К таким своеобразным взаимоотношениям руководителя и его личного помощника привыкли также и остальные сотрудники компании, и потому относятся к ним как к обычному положению дел. Но всякий раз, когда Марина Витальевна уходит в отпуск, а потом возвращается из него, происходят два события:

Во-первых , шеф поднимает ей зарплату;

Во-вторых , коллеги начинают ценить ее еще более, чем раньше.

Почему? Потому что заменить Марину Витальевну на время ее отсутствия никто не оказывается в состоянии.

5. Работа личного помощника сложна еще и потому, что не предусматривает бурного карьерного роста. Случаи, когда в той или иной компании из личного помощника вырастает со временем топ-менеджер, нередки. С одной стороны это радует: значит, новоиспеченный управленец будет очень хорошо знать специфику родного бизнеса, не говоря уж о преданности боссу и компании. С другой стороны — переход с места личного помощника на «топовую» должность в пределах одной компании почти всегда связан с выполнением и тех, и других обязанностей, что, конечно, не может не сказаться на качестве деятельности и на уровне удовлетворенности работой. И потому тот, кто сознательно идет по стезе помощника, не делая шагов в другую сторону, с годами начинает цениться на вес золота.

Холдинговая компания, профиль деятельности — добыча, переработка и продажа полезных ископаемых. Корпоративное мероприятие: празднование восемнадцатого дня рождения двух компаний, которые первыми вошли в холдинг. Президент произносит тосты. Первый тост — за процветание холдинга. Второй — за здоровье бессменного помощника Президента. Вот фрагмент из этого тоста:
— Друзья! Геннадий Юрьевич работает в нашей компании со дня ее основания. Я не думал, что это возможно, но с каждым годом Геннадий Юрьевич работает все лучше и лучше, доверие руководства к нему безгранично, а зависть наших конкурентов из-за того, что у нас есть такой замечательный сотрудник, все сильнее и сильнее. Его пытались переманить у нас, но Геннадий Юрьевич не поддался и остался с нами. И правильно, потому что он — и славное прошлое нашего холдинга, и его энергичное настоящее, и интересное и яркое будущее. За вас, Геннадий Юрьевич!
Справедливости ради надо заметить, что руководство не ограничилось только приятными словами, вовремя вспомнив и о материальном факторе. Но и на Геннадия Юрьевича, и на публику гораздо более сильное впечатление оказала речь шефа.

Работа личного помощника — увлекательна и опасна. Увлекательна — потому что человеку предоставляется уникальная возможность в короткие сроки научиться очень многому у тех незаурядных людей, с которыми его сводит жизнь. Опасна — потому что в руках личного помощника, порой неожиданно для него, концентрируется немалая власть, власть «серого кардинала» — и с ней следует обращаться поосторожнее, помня о своем необычном статусе. Ведь если личный помощник, фигурально выражаясь, это «особа, приближенная к императору», то мы помним и другую фигуру речи: «Короля играет свита».

Альманах «Настольная книга секретаря и офис-менеджера» № 1 за 2008 г.

Источники


  1. Лазарев, В. В. История и методология юридической науки. Университетский курс для магистрантов юридических вузов / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Норма, Инфра-М, 2016. — 496 c.

  2. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.

  3. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.
  4. Новиков, В. К. Организационно-правовые основы информационной безопасности (защиты информации). Юридическая ответственность за правонарушения. Учебное пособие / В.К. Новиков. — М.: Горячая линия — Телеком, 2015. — 178 c.
  5. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.
Что привлекает в работе помощника руководителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here