Где можно использовать сканы документов

Советы опытных юристов по теме: "Где можно использовать сканы документов". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Блог о самых полезных приложениях для ваших гаджетов
Для связи [email protected] или Telegram @immarfa

12 способов отсканировать документы при помощи телефона

Если раньше, чтобы отсканировать документы, нужно было приобрести сканер или того хуже — пойти на работу и отсканировать там, то теперь это можно сделать при помощи смартфона. Качество сканирования и распознавания текста мобильными устройствами значительно выросли за последние несколько лет. И сегодня я хочу предложить на выбор несколько программ для сканирования документов.

Evernote (Android, iOS)

Начну с программы, которой я лично пользуюсь каждый день. Evernote — это огромная база данных, в которой можно хранить практически любую информацию. Это очень удобно и можно быстро найти нужный документ, фото, заметки или файл. Поэтому логично сканировать документы именно этой программой.

Отсканированный Evernote документ

В последней версии Evernote есть две опции для сканирования. Первая — сканирование «в фоне». Для этого достаточно просто сделать фотографию документа, так же, как вы обычно фотографируете еду, котиков или себя. Наутро Evernote предложит сохранить распознанную версию документа.

Второй вариант — сделать фотографию камерой Evernote. Для этого нужно навести камеру на документ, и программа автоматически сфотографирует нужную область.

Google Drive (Android, iOS)

Google Drive — облачное хранилище от Google. Как и в Evernote, здесь вы можете легко находить документы, а следовательно их так же удобно хранить и в этом сервисе.

Для того чтобы сделать скан, откройте приложение, нажмите на «плюсик» и выберите пункт «Скан»:

Сканируем в Google Drive

CamScanner (Android, iOS)

В отличие от описанных выше программ, CamScanner специально разработан для сканирования документов при помощи смартфона. Приложение позволяет не просто сфотографировать документ, но и настроить более тонко весь процесс сканирования, а следовательно, получить более качественный результат.

Office Lens (Android, iOS)

Office Lens — мощное приложение для сканирования документов от знаменитой Microsoft. Кроме сканирования документов, программа позволяет создавать «сканы» презентаций с досок. Все документы можно хранить в облачном хранилище One Drive.

«Скан» презентации

Adobe Fill and Sign DC (Android, iOS)

Как можно догадаться из названия, эта программа разработана Adobe. Фирмой, которая прочно ассоциируется с качественным распознаванием даже самого сложного текста. Программа позволяет не просто отсканировать документ, но и сразу же заполнить его, подписать и отправить нужному адресату.

Подписываем отсканированный документ

SkanApp (Android)

SkanApp — программа для автоматического сканирования длинных или многостраничных документов. Для этого вам понадобится специальный штатив или прямые руки, палка и стакан.

Photomyne (Android, iOS)

Photomyne — самый быстрый и простой способ оцифровать ваши фотографии и поделиться ими с вашими друзьями и близкими.

TextGrabber (Android, iOS)

TextGrabber — мощный сканер с OCR от известной всем компании ABBYY. Распознаёт тексты более, чем на 60 языках в реальном времени. Отсканированные документы можно хранить в самой программе с разбивкой по папкам.

ABBYY FineScanner (Android, iOS)

Ещё одна программа для сканирования документов от ABBY. Если TextGrabber больше подходит для «сбора» текста, то это уже полноценный карманный сканер. Поддерживается редактирование и аннотация сканов.

Mobile Doc Scanner (Android)

Mobile Doc Scanner — одно из самых популярных приложений для сканирования документов. Его главное преимущество в скорости и обширном наборе функций, которые помогут отсканировать практически любое изображение.

ScanBee (iOS)

ScanBee отличный сканер для iPhone. Файлы сохраняются в PDF с возможностью быстро поделиться ими. Для улучшения изображений используются различные фильтры.

Smart PDF Scanner (iOS)

Smart PDF кроме сканирования умеет объединять сканы в документы, печатать по AirPrint и делиться с друзьями.

А каким приложением для сканирования документов пользуетесь вы?

Программы для бизнеса

Как загрузить скан-копии документов

Вы можете прикрепить к карточке клиента отсканированные копии документов.

Для прикрепления отсканированных копий откройте карточку клиента (кнопка «Карточка клиента» в журнале клиентов), нажмите кнопку «Файлы» в правом нижнем углу карточки.

Откроется раздел для привязки к карточке файлов.

Сначала требуется добавить строку в таблицу.

для этого нажмите кнопку «Добавить пункт».

В таблицу будет добавлена пустая строка.

Заполните поле «Название файла», введя в него описание файла.

Для прикрепления ранее отсканированного графического файла с диска выберите опцию «Файл Фото» и нажмите кнопку «Добавить файл».

Откроется окно обзора файлов.
По умолчанию стоит фильтр по расширению файла JPG.

Если требуется другой графический формат выберите тип файла «Все файлы».

Выберите нужный файл и нажмите ОК.

Файл прикрепится к карточке клиента.

Место хранения прикрепленных файлов определяется настройкой «Настройка привязки файлов Office к карточкам».

При установке курсора мышью на данный файл и нажатии кнопки «Просмотр файла» откроется окно просмотра графических файлов.

Для перехода от файла к файлу используйте кнопки со стрелочками вправо и влево.

При нажатии на кнопку «В Microsoft Word» изображение будет экспортировано в MS Word либо при соответствующей настройке в OpenOffice Writer.

При нажатии на кнопку «В MS Explorer» изображение будет экспортировано в приложение, ассоциированное в Windows с выбранным типом файла.

Для получения изображения сразу со сканера добавьте пункт, затем установите опцию «Сканер» и нажмите кнопку «Добавить файл».

Откроется окно выбора сканера.

Установите курсор на нужный сканер и нажмите кнопку «Выбрать»

Затем выберите опцию, будете Вы сканировать одиночное изображение или многостраничный документ.

Многостраничный документ можно отсканировать в файл формата TIFF, для этого сканер должен поддерживать потоковое сканирование (автоматическую подачу листов).

Откроется окно сканирования.

Вид окна сканирования зависит от используемого сканера.

Для предварительного просмотра сканируемого изображения нажмите кнопку «Просмотр».

Затем выделите мышью область сканирования и нажмите кнопку «Сканировать».

Документ будет отсканирован и автоматически добавлен в программу.

[2]

Для экспорта всех прикрепленных графических файлов данного клиента в MS Word либо при соответствующей настройке в OpenOffice Writer нажмите кнопку «Фото в MS Word», файлы будут по порядку экспортированы в MS Word (OO Writer).

Для удаления прикрепленных файлов используйте кнопку «Удалить пункт».

При нажатии на нее появится окно с требованием подтверждения удаления файла.

Если Вы уверены, что файл нужно удалить, нажмите «Да».

Как сделать качественный скан документа телефоном

Часто бывает нужно отправить скан паспорта или другого документа, а настольного сканера под рукой не оказалось, или времени мало. Выручит мобильный телефон и бесплатное приложение.

Почему именно Clear Scanner

Сделать фото разворота паспорта или договора можно камерой смартфона. Но в этом случае неизбежно возникают проблемы с искажением страницы. Сфокусировать камеру на тексте тоже бывает непросто. Но самая большая проблема — неровный свет. Со вспышкой или без вспышки не избежать теней. Например от самого телефона, расположенного над листом.

Читайте так же:  Водительская медицинская комиссия срок действия справки

А если документ ламинирован, то отсвет вспышки полностью испортит скан.

Что умеет приложение Clear Scanner

Это легкое бесплатное приложение, скачать которое можно по ссылке из официального магазина Goole Play, удобно для сканирования документов. Особенно что называется в полевых условиях, когда некогда или нельзя сделать хороший свет, подобрать настройки камеры для лучшего результата.

Сканирует документ в один клик

Приятная особенность приложения — быстро корректируется геометрия. В большинстве случаев программа сама определяет границы листа и устраняет искажения. Наиболее удачный ракурс скана документа — вид сбоку под небольшим углом. В этом случае тень от телефона не закрывает свет, освещение получается ровным.

А появившееся искажение перспективы легко поправляется Clear Scanner автоматически. Есть несколько режимов улучшения картинки.

Объединять несколько сканов в один

Представьте, что вам нужно отсканировать несколько страниц паспорта. Clear Scanner позволяет объединить несколько сканов в один документ. Выберите документы и нажмите Объединить.

Теперь отправить можно сразу весь набор.

Отправлять сканы по электронной почте и в виде сообщений

Поделиться pdf-сканом можно в два клика. Выбираем Отправить и видим большой список возможностей: ВКонтакте, WhatsApp и так далее.

Скан можно переместить в Галерею, чтобы потом прицепить к письму.

Если вы объединили сканы, то весь многостраничный документ можно обработать за раз.

А каким приложением для сканирования документов пользуетесь вы?

Как сделать скан-копии документов без сканера?

В наше время, электронные копии документов используются все чаще, и местами вытесняют бумажные. Но бывает, что в нужный момент сделать скан-копии нет возможности (нет сканера или сломан). Ниже, мы расскажем о том, что делать, если скан-копии нужны, а сканера нет.

Делаем копии документов без сканера

Наши клиенты знают, что при оформлении заявки на второй онлайн кредит, необходимо один раз загрузить скан-копии паспорта и справки о присвоении идентификационного кода (ИНН) в Личном кабинете. Но, к сожалению, не у всех есть доступ к сканеру на момент оформления заявки (нет в наличии, сломан). Если Вы столкнулись с такой проблемой, не спешите искать места, где можно отсканировать документы, а воспользуйтесь смартфоном.

Используйте специальное приложение

Чтобы снимки получились высокого качества, загрузите на телефон приложение Фотосканер из PlayMarket (для Android) или PhotoScan из AppStore (для iOS). После установки, откройте приложение и нажмите «начать сканирование». Далее, просто наведите камеру смартфона на документ, сделайте снимки необходимых страниц и загрузите их через Личный Кабинет.

ВАЖНО! Перед тем, как начать сканирование, необходимо снять обложку с документа, так Вы улучшите качество изображения.

Воспользуйтесь фотокамерой гаджета

Если Вы не можете загрузить приложение, попробуйте сделать фото на камеру мобильного устройства. Для этого:

1. Снимите обложку с документа и положите его на белый лист бумаги;

2. Опустите камеру максимально близко к документу (чтобы в кадр попали края, но не было видно лишних предметов);

3. Сделайте четкий снимок документа, и убедитесь, что текст получился не размытым и легко читается

4. После того, как сделаете все снимки – загрузите их в Личном Кабинете.

Используйте фотоаппарат

Если по разным причинам, Вы не можете использовать камеру мобильного устройства, воспользуйтесь фотоаппаратом. Вы легко сделаете фото необходимых документов, следуя рекомендациям предыдущего раздела.

ВАЖНО! Делайте снимки документов в развороте, даже если Вам требуется фото только одной страницы.

Как правильно загрузить скан-копии в Личный Кабинет?

Когда фото документов сделаны, осталось их загрузить в Личный Кабинет. Для этого:

  • Перейдите на сайт Credit365.ua;
  • Войдите в “Личный кабинет” используя логин и пароль;
  • Перейдите в раздел: “Мои документы”
  • Напротив названия документа нажмите на кнопку “Загрузить”;
  • Выберите необходимый файл и подтвердите загрузку.

Поздравляем Вас, документы загружены, остается подождать их утверждения (обычно это происходит в течение 5 — 10 минут). Как только документы будут проверены и утверждены, Вы увидите рядом с каждым загруженным фото статус «Утвержден».

Если возле какого-то файла увидите снова “Загрузить” — попробуйте сделать более качественное фото, и загрузить повторно.

ВАЖНО! Чтобы проверить статус документа, обновите страницу, нажав “Обновить” рядом с адресной строкой (или нажав Ctrl+R).

После этого перейдите на вкладку «Мои кредиты», выберите сумму и срок кредита, и нажмите «Оформить кредит». Теперь остается только подтвердить заявку и дождаться зачисления средств на Вашу карту.

Как видите, сделать скан-копии документов и подать заявку на получения кредита в Credit365 – очень просто. Воспользуйтесь нашими советами и отсутствие сканера не станет проблемой.

Cканированные образы документов: когда и где возможно применять?

Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук
Cпециально для компании «Такском»

Обмен сканированными документами уже давно вошел в практику работы компаний. Однако в отношениях с налоговыми органами документооборот путем обмена сканированными документами имеет ряд особенностей, которые не позволяют максимально использовать скан-копии. В приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected] установлено, что можно передать только 11 видов документов, в том числе счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12, договор. При этом Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации» расширяет область применения скан-копий при камеральных проверках.

Сканированные образы документов при встречной проверке контрагентов

В Налоговом кодексе понятие «встречной проверки» отсутствует. Данное понятие существовало в НК РФ до 1 января 2007 года. В статье 87 НК РФ было предусмотрено отдельное мероприятие, проводимое как при проведении камеральных, так и выездных проверок.

Вместе с тем, многие налогоплательщики сталкивались с запросом сведений о контрагенте, конкретной сделке, а также с представлением первичных документов по конкретной хозяйственной операции. Случаи встречной проверки и порядок представления документов в НК РФ также не поименованы, вместе с тем, можно выделить следующие:

  • при приостановлении выездной налоговой проверки для истребования документов (информации) у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (письмо Минфина РФ от 28.10.2008 № 03-02-07/1-433);
  • при проведении выездной налоговой проверки в качестве дополнительных мероприятий налогового контроля (п.6 ст.101 НК РФ);
  • в рамках камеральных налоговых проверок (письмо Минфина РФ от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519).

Соответственно, документы могут быть представлены:

  • на бумажных носителях;
  • в электронном виде.
Видео (кликните для воспроизведения).

Документы могут быть представлены:

  • непосредственно лично налогоплательщиком;
  • представителем налогоплательщика.

Запрета на представление скан-копий документов в законодательстве не содержится, однако при представлении документов необходимо руководствоваться требованиями, сформулированными в Приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected] (ред. от 17.03.2015) «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Формат представляемого документа должен соответствовать требованиям, предъявляемым налоговым органом.

Читайте так же:  Направления реформирования системы образования

В настоящее время утверждены следующие форматы документов:

  • счет-фактура;
  • товарно-транспортная накладная;
  • акт приемки-передачи;
  • грузовая таможенная декларация;
  • добавочный лист;
  • спецификация;
  • товарная накладная;
  • договор;
  • дополнительное соглашение к договору;
  • корректировочный счет-фактура;
  • отчет о выполнении НИОКР.

Как видно, существует целый ряд документов, которые не попали в вышеуказанный перечень, например, бухгалтерская справка, акт сверки взаиморасчетов с контрагентом, штатное расписание и иные документы, которые часто запрашивает налоговый орган для проверки факта необоснованной налоговой выгоды.

Планируется, что приведенный перечень дополнится новыми документами. Об этом говорится в письме ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577.

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования» будут разработаны форматы:

  • документа о передаче товара (товарной накладной), содержащего реквизиты, аналогичные установленным ранее в унифицированной форме (в рекомендованном ранее формате ТОРГ-12) с учетом предложений налогоплательщиков;
  • документа о приемке-передаче работ, услуг;
  • документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочного документа);
  • документа о расхождениях в товаре при его приемке;
  • договора, учитывающего особенности оформления различных видов договоров.

Соответственно, если запрос налоговых органов содержит требование о представлении документов, форматы которых как разработаны, так и отсутствуют, возможно:

  • представить все документы на бумажных носителях;
  • представить частично документы в виде скан-копий, а часть документов направить по почте или представить непосредственно в налоговый орган.

Несмотря на то, что такой формат проверки как «встречная» не поименован в НК РФ, лучше документы все-таки представить, поскольку, в противном случае, можно испортить отношения с контрагентом, которому могут отказать в применении налогового вычета и признании расходов и столкнуться со штрафными санкциями. Согласно статье 126 НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Сканированные образы документов при камеральной проверке

Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации» расширяет полномочия налоговых органов при проведении камеральной проверки. Налогоплательщики, на которых настоящим Кодексом возложена обязанность представлять налоговую декларацию по налогу на добавленную стоимость в электронной форме, при проведении камеральной налоговой проверки представляют пояснения в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота по формату, установленному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. При представлении указанных пояснений на бумажном носителе такие пояснения не считаются представленными.

В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

К подобным пояснениям могут прилагаться соответствующие документы, такие как:

  • счета-фактуры;
  • договоры;
  • товарные накладные.

Перечень документов является открытым, то есть теоретически достаточно только электронной подписи. Но при этом порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Таким образом, представить скан-копии возможно только тех документов, по которым утвержден электронный формат.

Сканированные образы документов при выездной проверке

Выездная налоговая проверка проводится по местонахождению налогоплательщика. Если у налогоплательщика отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, она может проводиться по местонахождения налогового органа (п. 1 ст. 89 НК РФ).

Но чаще всего выездная налоговая проверка проходит по местонахождению налогоплательщика. И в случае, если компания не перешла полностью на электронный документооборот, то документы представляются на бумаге. Если документ изначально составлен в электронном виде, то представляется электронный документ. Электронный документ будет иметь такую же юридическую силу, как и бумажный, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Исключение составляют те документы, которые в соответствии с законодательством должны оформляться исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). А скан-копия — только электронный образ этого документа, ее распечатка не имеет никакой юридической силы. Однако такой документ также может быть представлен при проведении выездной налоговой проверки, по запросу налогового органа, если проверка проводится по местонахождения налогового органа. При этом проверяющие вправе требовать от налогоплательщика подлинники документов (абз. 3 п. 12 ст. 89 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 93 НК РФ документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение десяти дней (двадцати дней — при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования. Если у налогоплательщика отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, она может проводиться по месту нахождения налогового органа (п. 1 ст. 89 НК РФ).

При этом документы в виде скан-копий представляются в форматах, установленных налоговым органом.

Проблемы и перспективы

Очевидно, что сканированные документы могут реально сократить время, затрачиваемое и проверяющим и налогоплательщиком. И международная практика это доказывает. Например, во многих европейских странах бывает достаточно представить во время проверки скан-копию документа по запросу уполномоченного органа, если, конечно, у него нет необходимости запросить оригиналы документов для удостоверения подлинности.

Принятие поправок в Налоговый кодекс (Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ), расширяющих область применения электронного документооборота при подаче пояснений во время камеральной проверки, позволяет использовать больше электронных документов, в том числе скан-копий.

Основная проблема использования скан-образов заключается в том, что документы возможно направлять только в формате, разработанном ФНС. Возможность представления документов в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная (ТОРГ-12); грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним (письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/[email protected]).

Еще одним недостатком является невозможность применения скан-копий всех видов документов. Так, налогоплательщик в ответ на требование налогового органа не вправе представить запрашиваемые налоговым органом документы, не утвержденные Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected], в электронной форме в виде скан-образов по ТКС (письмо ФНС России от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

В заключение необходимо отметить, что перспективы применения сканированных образов документов безграничны, однако во взаимодействии с налоговыми органами использование скан-образов ограничено утвержденными форматами для определенного числа документов.

Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными.Их удобно хранить, искать и представлять по требованию в ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.

Как отправлять сканированные документы

Очень часто возникают проблемы с отправкой сканированных документов по электронной почте. В данной статье мы рассмотрим почему это происходит и как это лечить.

Читайте так же:  Срок выполнения рекламации по мебели

Почему возникают проблемы:

  • Невозможно указать путь к документам – вы не знаете, куда они сохранились;
  • Невозможно прикрепить файл ввиду большого объема.

Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

  1. Зайдите в свою почту и нажмите на кнопку «Новое письмо» (или «Создать», «Отправить»);
  2. Укажите адрес электронной почты получателя (или адреса нескольких получателей);
  3. При необходимости заполните поля «Тема письма» и «Текст письма» в основных полях;
  4. Под полем основного письма расположена кнопка «Прикрепить файлы» – нажмите на нее и укажите путь к документам. Обычно их также можно прикрепить, перетащив нужный документ или архив из папки в тело письма;
  5. Если объем файлов велик – дождитесь завершения их загрузки и нажмите на кнопку «Отправить».

Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.

Поиск нужного документа

Найти нужные документы можно и по заданным именам – откройте окно поиска файлов в меню «Пуск» или в окне «Мой компьютер» (раздел «Поиск: этот компьютер»). Далее введите название документа и перейдите в найденную папку (клик на документ правой кнопкой и клик на пункт выпавшего меню «Показать в папке»).

Если документы имеют слишком большой объем

При невозможности прикрепления документов ввиду большого объема файла – используйте виртуальный диск почты. Почти всегда файлы автоматически загружаются на диск автоматически, но если он переполнен – имеет смысл пользоваться файлообменниками. Вы без труда найдете их в сети. Для того чтобы загрузить файлы добавьте их в архив, нажмите кнопку «Загрузить», выберите созданный архив и нажмите «ОК». По итогам загрузки вы получите ссылку на документ и сможете указать ее в письме. Получатель скачает архив и получит доступ к необходимым документам.

Программы для бизнеса

Как загрузить скан-копии входящих документов

В карточке входящего документа имеется возможность прикрепить отсканированные копии входящего документа и приложений к нему.

Для этого в карточке входящего документа нажмите кнопку «Фото входящего».

Откроется раздел Фото входящего.

Выберите опцию «Сканер», выберите формат файла и источник (одиночный документ можно отсканировать в формате JPG, в случае, если сканер поддерживает потоковое сканирование (автоматическую подачу листов), документы можно отсканировать в многостраничный PDF или TIF файл), и нажмите кнопку «Добавить пункт».

Откроется окно сканирования.
Вид окна сканирования зависит от используемого сканера.

В большинстве случаев драйвер сканера позволяет настроить дополнительные параметры сканирования — яркость, контрастность, разрешение и другие.

Для предварительного просмотра сканируемого изображения нажмите кнопку «Просмотр».

Затем выделите мышью область сканирования и нажмите кнопку «Сканировать».

Документ будет отсканирован и автоматически добавлен в раздел Фото входящего.

При нажатии на кнопку «Просмотр изображения» откроется окно просмотра изображения.

Стрелки Вправо-Влево используются для просмотра изображений, в случае если изображений несколько.

При нажатии на кнопку «В MS Word» изображение будет выведено в MS Word (либо в OpenOffice Writer при соответствующей настройке.).

При нажатии на кнопку «В MS Explorer» изображение будет выведено в MS Explorer либо в выбранную программу (например AcdSee) при соответствующей настройке.).

Кроме получения изображения непосредственно со сканера можно прикрепить ранее отсканированное и сохраненное изображения.

Для этого установите опцию «Файл» и нажмите кнопку «Добавить пункт».
Откроется окно обзора файлов.

Выберите нужные файлы и нажмите кнопку «ОК».

Изображения будут добавлены в журнал «Фото входящего».

Кроме того, можно добавлять изображения и файлы PDF путем перетаскивания мышкой на таблицу из проводника Windows или вложений почтовой программы Outlook.

Перетащите мышкой из проводника нужные файлы на таблицу в программе и отпустите.

Файлы будут добавлены в программу.

При нажатии на кнопку «В Microsoft Word» рядом с кнопкой «Просмотр изображения» все изображения раздела будут выведены в MS Word (либо в OpenOffice Writer при соответствующей настройке.).

Также можно добавить файлы формата PDF, выбрав в обзоре файлов Тип файлов «Все файлы» и указав нужный файл формата PDF.

Файлы формата PDF не будут видны на предварительном просмотре и при нажатии на кнопку «Просмотр изображения» будут сразу открываться в Adobe Acrobat Reader.

В случае, если в меню «Сервис-Настройки программы» установлена галочка «выбирать файлы», при открытии окна выбора файла будет по умолчанию установлен фильтр для выбранного типа файлов (JPG,PDF,TIFF).

Для сохранения файлов в выбранную папку нужно нажать на кнопку «Сохранить файлы» с изображением зеленой дискетки.

В открывшемся окне галочками нужно пометить файлы, которые хотите сохранить.

Потом нужно нажать кнопку «Сохранить» и в окне обзора папок выбрать папку для сохранения, затем нажать ОК.

Выбранные файлы будут сохранены в выбранную папку.

В случае, если в меню «Сервис-Настройки программы» установлена галочка «Добавлять описание к имени файла», при сохранении к уникальному имени файла будет добавляться описание файла.

Кроме раздела Фото входящего есть возможность прикрепления отсканированных изображений приложений к входящему в разделе Приложения.
Нажмите кнопку «Приложения» в карточке входящего.

Откроется раздел «Приложения к входящему».

Установите опцию «Сканер» и нажмите кнопку «Вставить фото».

Откроется окно выбора сканера.
Установите курсор на нужный сканер и нажмите кнопку «Выбрать»

Откроется окно сканирования.
Вид окна сканирования зависит от используемого сканера.

Для предварительного просмотра сканируемого изображения нажмите кнопку «Просмотр».

Затем выделите мышью область сканирования и нажмите кнопку «Сканировать».

Документ будет отсканирован и автоматически добавлен в раздел «Приложения к входящему».

При нажатии на кнопку «Просмотр» изображение откроется в приложении, ассоциированном в Windows с типом файлов JPG.

Также можно добавить файлы формата PDF, выбрав в обзоре файлов Тип файлов «Все файлы» и указав нужный файл формата PDF.

Также можно добавлять файлы, перетаскивая мышкой на таблицу из проводника Windows или вложений почтовой программы Outlook.

[1]

Файлы формата PDF при нажатии на кнопку «Просмотр» будут открываться в приложении, ассоциированном в Windows с типом файлов PDF.

Для сохранения файлов в выбранную папку нужно нажать на кнопку «Сохранить файлы» с изображением зеленой дискетки.

В открывшемся окне галочками нужно пометить файлы, которые хотите сохранить.

Потом нужно нажать кнопку «Сохранить» и в окне обзора папок выбрать папку для сохранения, затем нажать ОК.

Читайте так же:  Авто подлежащее установка тахографа на манипулятор

Электронный документ — не просто созданный на компьютере

Многие организации переходят на электронный документооборот. Тем более что и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально. Ответить на вопросы читателей о том, как его наладить, согласилась одна из лучших российских экспертов в области электронного документооборота, налогообложения и бухгалтерского учета.

Ольга Гелиевна, вопрос от нашего читателя: можно ли один и тот же документ составлять и в электронном, и в бумажном виде? Скажем, продавец составляет счета-фактуры на компьютере, ведет книгу продаж на компьютере, а покупателю выставляет счета-фактуры в бумажном виде?

[3]

О.Г. Лапина: В том-то и дело, что в этом примере речь идет не об электронном документе. Но давайте лучше начнем не со счета-фактуры, а с обычного первичного учетного документа, например на отгрузку товара покупателю, это будет проще и нагляднее. Как он создается? Заходим в программу, на экране компьютера формируем документ на отгрузку, например ТОРГ-12. Эти данные в итоге автоматически разносятся по регистрам бухгалтерского и налогового учета. Распечатываем форму ТОРГ-12. Со стороны продавца ее собственноручно подписывает лицо, ответственное за оформление этой операции. По факту передачи товара покупателю в этой форме появляется еще и подпись представителя покупателя.

Это ведь бумажный документ?

О.Г. Лапина: Конечно. В таком случае, несмотря на использование средств автоматизации, речь идет все-таки о бумажном документообороте. Ведь юридическую силу документа, подтверждающего возникновение прав и обязанностей сторон по итогам сделки, будет иметь только информация на бумаге, заверенная уполномоченными представителями сторон.

Даже если по факту отгрузки информация была передана контрагенту по каналам связи в электронном виде, например по email. И даже если от контрагента получено обратное электронное сообщение-подтверждение. Или контрагент, подписав со своей стороны бумажный документ, сделал его скан-образ, заверил и для ускорения обмена информацией прислал по электронной почте в вашу организацию. Или если вы сами сделаете скан-образ документа и будете использовать его, в частности, для внутреннего контроля. Во всех этих случаях первичный учетный документ имеет только бумажную форму.

А как же определение электронного документа, закрепленное в ГК? Если понимать его буквально, получается, что документ, который составили, сохранили в памяти компьютера или передали по электронной почте — электронный документ.

О.Г. Лапина: Я работаю с электронным документооборотом уже достаточно давно. И признаюсь, что это определение, появившееся в ГК РФ только в этом году, поначалу меня очень смутило. Но, на мой взгляд, важно, что оно дано не само по себе, а в тексте статьи ГК, посвященной форме договора. Некоторую ясность вносит и Постановление Пленума Верховного суда, допускающее в принципе в определенных ситуациях юридические последствия электронного общения.

Но не думаю, что то же самое относится к способу составления электронного первичного учетного документа. Как известно, первичный учетный документ должен иметь подпись уполномоченного лица или лиц. В нашем примере информацию о передаче товара заверяет ответственное лицо собственноручно. Значит, речь идет о влекущем гражданско-правовые последствия документе в бумажном виде. А скан-копия — только электронный образ этого документа, ее распечатка не имеет никакой юридической силы. Аналогично и распечатка скан-копии счета-фактуры не может определять налоговые последствия. Даже если такой скан передать через оператора электронного документооборота. Ни передача скан-копии продавцом, ни наличие ее распечатки у покупателя не подтверждают выставление счета-фактуры по требованиям ст. 169 НК РФ.

А если заверить электронный образ бумажного первичного документа или счета-фактуры электронной подписью руководителя организации, изменится ли статус такой информации?

О.Г. Лапина: Если мы говорим о гражданских отношениях сторон, то нет. Ведь свершившаяся операция — отгрузка — уже оформлена бумажным экземпляром документа. И то, что руководитель заверил своей электронной подписью сканированный образ документа, никаких новых последствий не определяет. Фактически руководитель этим просто подтверждает, что такой документ, подписанный двумя сторонами, на бумаге действительно в организации имеется. И для внутреннего использования скан-копий в организации смысла в таком подтверждении в большинстве случаев нет. Другое дело — если налоговая инспекция затребует у организации документы в рамках проверки.

Их можно передать в виде скан-образов?

О.Г. Лапина: Известно, что при проверках налоговые органы в основном работают не с подлинниками, а с копиями бумажных документов. Поэтому, вместо того чтобы копировать бумажные документы снова на бумагу, заверять их подписью руководителя и печатью и передавать в инспекцию на бумаге, можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации скан-образов. Но только при одном условии: передаваемый файл должен быть сформирован по формату, утвержденному ФНС России. Ведь в противном случае налоговому органу, чтобы обеспечить прием файлов разных форматов, пришлось бы разрабатывать отдельное программное обеспечение под каждого налогоплательщика.

А как обеспечить правильный формат передачи данных?

О.Г. Лапина: Он установлен Приказом ФНС России. Здесь есть две особенности. С использованием этого формата пока можно передать только 11 видов документов, в том числе счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12, договор. В таблице 4.9 формата перечислены названия этих документов с указанием кодов, без которых файл не пройдет форматно-логический контроль. При этом на представляемый в виде скан-образа документ придется составить опись. То есть в передаваемую в налоговый орган структурированную информацию надо включить не просто файл сканированного документа. Имя такого файла для доступа к нему указывается в определенной структуре элементов, содержащих дополнительную обязательную информацию. В частности, дату и номер сканированного документа, сумму денежной оценки операции и сумму налога, реквизиты документа-основания, роль участников сделки и их идентификаторы. Честно говоря, эти ограничения и необходимость формировать вручную достаточно большой объем информации, которая организации нужна только для возможности передачи скан-образов в налоговые органы, затрудняют использование такого способа взаимодействия организаций и налоговых органов.

Планируются ли изменения в этом направлении?

О.Г. Лапина: Да, насколько мне известно, в настоящее время прорабатываются возможности и условия снятия ограничения по видам документов, сканы которых можно будет передавать в налоговые органы. Эти поправки в интересах и организаций, и налоговых органов. Организациям не хочется тратить время и бумагу на копирование документов. А налоговым органам предоставляется шанс быстрее получить аналог бумажной копии документа и работать с ним с экрана как с бумажным. При этом не нести расходы по хранению бумажных копий.

Рассматривается даже возможность вообще отказаться от описи сканированных документов. Хотя моя личная точка зрения состоит в том, что надо свести такую опись к минимальному количеству показателей, которые позволят выбрать нужный документ из массива представленных данных. Для налогоплательщиков не было бы обременительным представление таких сведений, поскольку они все равно формируются в организации для работы с документом.

Но так в электронном виде передаются только образы бумажных документов, а не «настоящие» электронные документы.

О.Г. Лапина: Сканирование бумажных документов — прогрессивная вещь. Но глобальных задач по удешевлению себестоимости и повышению эффективности хозяйственной деятельности она не решает. Поэтому гораздо актуальнее и перспективнее создание первичных учетных документов, а также счетов-фактур сразу в электронном виде. То есть информация документа формируется на экране компьютера, попадает в электронный файл и этот файл подписывается электронной подписью лица, уполномоченного на оформление операции.

Читайте так же:  Статья о клевете и оскорблении

У таких документов, существующих только в электронном виде, помимо скорости обмена, много преимуществ, вот только два момента. Первый — снижение затрат на хранение электронных документов. Бумага — это необходимые площади для хранения, а они, как показывает практика, стоят все дороже. Перевод всех бумажных документов в электронные образы и их заверение электронной подписью не решает проблему, так как не освобождает организации от необходимости хранения бумажных подлинников. Если возникнет спор, то не заверенный нотариусом или судом электронный образ не заменит оригинал, суды их обоснованно не принимают. Поэтому уничтожать бумажные оригиналы по мере их перевода в электронные образы просто с заверением таких образов электронной подписью руководителя организации нельзя. Второй момент — обмен электронными документами обеспечивает точность информации.

А почему электронные документы точнее, чем бумажные?

Что самое главное при переходе на электронный документооборот?

О.Г. Лапина: Для бухгалтера изначально важно не путаться в понятиях и четко понимать, что в организации может быть два принципиально разных типа первичных учетных документов в электронном виде.

Вариант 1. Первичный учетный документ составлен в бумажной форме и подписан собственноручной подписью уполномоченного лица (или нескольких лиц). У него может быть электронный образ (копия). Этот образ (копия) может быть заверен или не заверен электронной подписью уполномоченного лица.

Вариант 2. Первичный учетный документ составлен в электронной форме и подписан электронной подписью уполномоченного лица (лиц). В этом случае он передается в виде файла или нескольких файлов данных (одно или несколько электронных сообщений). Эти файлы подвергаются автоматизированным преобразованиям и обработкам. Для того чтобы прочесть содержимое переданного в электронном виде сообщения, надо точно знать состав передаваемых в файле смысловых показателей, их последовательность, тип и длину полей каждого показателя.

Формализованное описание способа расположения и представления передаваемой информации отдельного документа называется «формат представления электронного документа». Под каждый конкретный применяемый в организации формат нужно будет иметь специальное программное обеспечение. Принимающая сторона, зная формат, с помощью своих программных средств может вывести на экран монитора визуальную форму созданного в электронном виде документа. Причем «картинки» — расположение показателей на экране мониторов — у передающей и принимающей стороны могут различаться. Но это просто разное визуальное представление едино понимаемой информации, которое не мешает каждой из сторон адекватно воспринимать ее смысл.

Хотя в обоих случаях используются технические средства, термин «электронный документооборот» правильнее применять при работе с документами, созданными изначально в электронном виде. Такое разделение, в частности, приводит Росархив в Рекомендациях: электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни электронных документов не включаются.

Можно ли на этапе внедрения электронного документооборота составлять для надежности документы и в бумажном, и в электроном виде? Закон о бухучете формально это допускает.

О.Г. Лапина: Фраза в Законе № 402-ФЗ, к сожалению, многих сбивает с толку. Хочется, чтобы мы отчетливо понимали, что электронный документооборот — это совсем другая жизнь, где бумажного документа не существует в принципе. Есть структурированная информация в электронном виде, которую нельзя изменить после того, как она заверена электронной подписью.

Если информацию об этой же операции распечатают на бумаге и ее подпишут обе стороны договора, получится второй документ об одном и том же. Эти два документа будут равносильны. Но где гарантия, что они идентичны? На каком основании отражать в учете только один из двух документов? И какой именно? В общем, без коллизий не обойтись. Единственная область, где по этому вопросу есть однозначное понимание, — оборот счетов-фактур. Счет-фактура выставляется на бумаге, если покупатель в силу любых причин не получил электронный счет-фактуру. Здесь союз «и» в формулировке нормы работает: счет-фактура может выставляться и в электронном виде, и в бумажном.

Но как только по проблемному электронному счету-фактуре выставляется бумажный счет-фактура, первоначальный счет-фактура, выставленный в электронной форме, становится недействительным. Никаких двух счетов-фактур в этом случае не возникает. Оформление и регистрация идут полностью по бумажному варианту, то есть, к примеру, нужна дополнительная подпись бухгалтера. Если ранее созданный электронный счет-фактура потом вдруг всплывет и окажется, что он отличается от бумажного, никаких споров быть не может: при наличии бумажного варианта этот электронный счет-фактура больше не является документом.

Видео (кликните для воспроизведения).

Но надо понимать, что такие правила специально закреплены в налоговом законодательстве для счета-фактуры как документа, специально создаваемого для контроля за НДС. А вот для первичных учетных документов таких четко урегулированных правил нет. Поэтому я исключила бы возможность формировать их одновременно в бумажном и электронном виде чисто из практических соображений. К тому же, если читать норму п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ по совокупности с п. 6 этой же статьи, видно, что законодатель вряд ли имел в виду параллельное хождение по одной и той же операции двух первичных документов в разном виде. Ведь прямо установлено, что если по закону или договору первичный учетный документ должен представляться другому лицу или в госорган на бумажном носителе, а у организации это электронный документ, то по требованию получателя организация должна изготовить на бумажном носителе его копию. То есть речь не о том, что она должна иметь сразу два параллельных документа, а о том, что следует именно сделать бумажную копию электронного документа.

Источники


  1. Московский городской суд в системе органов государственной власти Российской Федерации. История и современность: моногр. . — М.: Проспект, 2014. — 192 c.

  2. Виноградов, И.В.; Гладких, А.С.; Крюков, В.Н и др. Судебно-медицинская экспертиза; М.: Юридическая литература, 2012. — 320 c.

  3. Кабинет информатики. Методическое пособие / И.В. Роберт и др. — М.: Бином. Лаборатория знаний, 2016. — 126 c.
  4. Конев, Д. В. Признание и приведение в исполнение иностранных судебных актов по гражданским и торговым делам в Германии и России. Сравнительно-правовой анализ / Д.В. Конев. — М.: Wolters Kluwer, 2015. — 262 c.
  5. Панов, А.Б. Административная ответственность юридических лиц. Монография / А.Б. Панов. — М.: Норма, 2016. — 651 c.
Где можно использовать сканы документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here