Первичный отбор помошника руководителя

Советы опытных юристов по теме: "Первичный отбор помошника руководителя". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

  1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
  3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

  1. полное высшее образование;
  2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
  3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
  4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

  • основных нормах делопроизводства;
  • основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
  • востребованных в офисе компьютерных программах;
  • деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
  • ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
  • внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
  • иерархии фирмы и её структуре;
  • приемах стенографии;
  • правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
  • правилах пользования оргтехникой;
  • стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

  • действующими законами РФ;
  • внутренними документами фирмы;
  • пунктами данной должностной инструкции.

Функции помощника руководителя:

  1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
  2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
  3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
  4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
  5. Организация оптимального приема посетителей.
  6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
  7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
  8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
  9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
  10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
  11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
  12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
  13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
  14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

  1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
  2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
  3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
  4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

  1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
  3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
  4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
  5. Визировать документы в границах своей компетенции.
  6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
  7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
  8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
  9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
  10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Читайте так же:  Возмещение эксплуатационных затрат это

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Что входит в обязанности помощника генерального директора

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

  • Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
  • Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

[3]

  • Методическими рекомендациями.
  • Уставом.
  • Трудовым соглашением.
  • Приказами руководителя.
  • Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

  • Организация переговоров, в том числе по телефону.
  • Прием корреспонденции.
  • Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
  • Контроль над исполнением поручений гендиректора.
  • Предоставление бумаг на подпись руководителю.
  • Прием посетителей гендиректора.
  • Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
  • Обеспечение эффективной работы гендиректора.
  • Составление плана рабочего дня.
  • Информационное сопровождение гендиректора.
  • Участие в совещаниях и деловых встречах.
  • Организация деловых встреч.
  • Организация презентаций.
  • Подготовка отчетов о тратах.
  • Исполнение личных поручений.
  • Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

[2]

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

  • Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
  • Право на получение необходимых сведений.
  • Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Читайте так же:  Взыскатель вправе предъявить исполнительный лист

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

  • Невыполнение должностных инструкций.
  • Действия, нарушающие законы РФ.
  • Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

  • Проактивность, работа на опережение.
  • Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
  • Предотвращение сложностей.
  • Универсальность.
  • Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
  • Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
  • Способность работать с информационными потоками.
  • Умение соблюдать конфиденциальность.
  • Способность системного анализа ситуации.
  • Способность предложить сразу нескольких решений.
  • Владение ПК на среднем и высоком уровне.
  • Знание основ тайм-менеджмента.
  • Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
  • Дипломатичность.
  • Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
  • Оперативная работа с большими объемами информации.
  • Хорошая память.
  • Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Академия Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой

Обучаем, трудоустраиваем и подбираем персональных помощников для руководителей, предпринимателей, политиков по всему миру

10 советов по отбору лучшего бизнес-ассистента

1. Обязательно даем ассистенту тестовые задания. Это могут быть ваши реальные задания из обыденного рабочего дня или что-то выдуманное. Тем самым, Вы проверите, на что способен Ваш кандидат.

2. Проверяем ассистента на стрессоустойчивость.
Есть такое задание для проверки. Все заходят в темную комнату, тушится свет. На стене висит скрученный экран, а по аудитории в хаотичном порядке стоят стулья. Человек заходит, ему говорят: “садись куда хочешь и не задавай вопросов, все вопросы на экране”.
Человек начинает теряться, задавать вопросы, хотя ему сказали их не задавать. При первом же вопросе его исключают, так как он нарушил правило – не задавать вопросов.
Так Вы можете сразу проверить, насколько кандидат собран и готов выполнять ваши поручения.

3. Проводим тестирование кандидата через двойную систему оценки в сервисе hrscanner.ru/

Первый этап – это тест на продуктивность из 20 вопросов, который в системе называется «Резалт»

Вторым этапом у успешных кандидатов, прошедших первый тест мы проверяем личностные качества тестом «Тулс». Он определяет «soft skills» человека или простым языком особенности характера по 10 показателям.

Обожаю этот тест, поскольку он позволяет понять множество потенциальных способностей и склонностей человека к выполнению той работы, которую вы предлагаете.

4. Можно проверить кандидата на детекторе лжи. Детектор лжи стоит от 5000 до 40000 руб.
Если просто купить полиграф для компании – это дорого, то можно проверить на детекторе лжи через специальные агентства – так будет дешевле.

5. Можно использовать ПРОФАЙЛИНГ для отбора лучшего бизнес-ассистента. Это полноценная замена детектора лжи.
Что дает профайлинг? Можно узнать в каких местах потенциальный сотрудник будет слаб, а в каких силен, через сколько времени бросит работу, что для него важно, а что нет. Это три в одном: живое общение, тестирование, проверка.

Видео (кликните для воспроизведения).

6. Сделать несколько тестовых дней. В эти дни уже нужно включить полноценную работу ассистента, чтобы он уже вошел в Вашу бизнес-жизнь.

7. Не трудоустраивайте ассистента сразу, как только он Вам понравился.

8. Еще один стресс-тест. Попробуйте загрузить ассистента нереальным количеством задач для нормального человека. Посмотрите, какие вопросы он будет задавать, как будет справляться, будет ли выяснять приоритетность задач, спрашивать – «возможно ли все сделать и к какому сроку» и т. д.

9. Попросите ассистента вести отчетность в автоматической системе управления проектами (trello, basecamp, мегаплан и др.), предварительно выбрав самую удобную с учетом Ваших пожеланий.

10. Осторожно спросите мнение о Вашем бизнес-ассистенте у Ваших коллег, бизнес-партнеров, клиентов.

Что должно быть в должностной инструкции помощника руководителя

Специфика работы помощника руководителя зависит от деятельности компании, требований начальства и включает в себя много пунктов. Чтобы обязанности сотрудника не казались «размытыми» используется должностная инструкция помощника руководителя, которая регламентирует его полномочия и компетенции, необходимые для работы.

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция (ДИ) относится к внутренней организационно-распорядительной документации компании и носит более детальный характер, чем трудовой договор. В документе регламентируется структура должности, полномочия сотрудника, а также должностные обязанности и ответственность. ДИ обеспечивает прозрачность требований руководителя для подчиненного, а начальству облегчает контроль за исполнением должностных обязанностей сотрудником.

Читайте так же:  Регистрация новорожденного по месту жительства

ДИ является односторонним актом работодателя, поэтому обязательна к исполнению. Поскольку в каждой компании ДИ составляется самостоятельно, важно, чтобы она не противоречила ТК РФ и трудовому договору. Поэтому будет правильно сначала согласовать документ с юристом. Составляется, как правило, в двух экземплярах: один — находится у руководителя, другой у сотрудника.

Текст должностной инструкции должен разрабатывать опытный юрист. Если у вас нет таких специалистов, обратитесь за помощью в аутсорсинговую компанию.

Чем ДИ полезна для сторон трудового соглашения:

  • четко регламентирует квалификационные требования к должности, порядок подчиненности руководству, границы прав и обязанностей и меру ответственности;
  • работнику понятен круг личных полномочий и обязанностей. Если, например, на него возлагается обязанность, которая не относится к ДИ, то тот вправе отказаться ее исполнять без каких-либо неблагоприятных последствий для себя;
  • если увольнение (из-за несоответствия занимаемой должности) оспаривается работником в суде, ДИ станет весомым аргументом оценки эффективности работы сотрудника и поможет работодателю защитить интересы компании в судебном разбирательстве;
  • упрощает порядок обоснования перед налоговой экономическую целесообразность затрат на работу сотрудников (обоснованность проведения мероприятий по повышению квалификации персонала, стоимость междугородних и международных телефонных звонков и т.д.)

Правильно составляем должностную инструкцию

Должность помощника руководителя подразумевает достаточно широкий спектр функций. На практике под таким названием могут пониматься две абсолютно несхожие по должностным полномочиям и выполняемым функциям должности:

  • помощник руководителя, выполняющий секретарские и административные обязанности;
  • полноценный помощник директора, решающий определенные группы вопросов.

Должностная инструкция помощника директора

Характеристика каждой должности, отражаемая в ДИ, состоит из трех разделов: что работник должен знать, какие установлены должностные обязанности и требуемый уровень квалификации.

Как и трудовой договор, ДИ содержит следующие положения:

  1. Наименование организации, которая составила ДИ (должно соответствовать документам госрегистрации).
  2. Наименование документа «Должностная инструкция». Число и порядковый номер.
  3. Основные положения (ФИО, в каких общих вопросах должен разбираться специалист, кто замещает, если помощник отсутствует, кому подчиняется, обязательный минимальный стаж).
  4. Трудовые функции.
  5. Должностные обязанности.
  6. Права.
  7. Ответственность
  8. Реквизиты и подписи сторон.

Управленец должен соответствовать в достаточной степени высоким требованиям:

  • высшее профильное образование (техническое, юридическое, экономическое и т.д.);
  • стаж работы не менее трех лет (для каждой организации это решается индивидуально);
  • определенные навыки, необходимые в компании (например, практические навыки в производстве, знание технологического процесса, схем сбыта).

ДИ прежде всего должна включать пункт, что специалист относится к категории руководящего состава, назначается и увольняется директором. Все формулировки должны содержать точное описание тех задач, которые будут в компетенции помощника.

[1]

Помощник директора должен ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность организации. Как правило, по своему составу — это довольно обширный перечень документов: от Устава организации до методических рекомендаций, учебных материалов, локальных и федеральных актов, регулирующих направления деятельности компании, специфика ведения документооборота.

В основные положения включают общие положения, в которых должен разбираться управленец:

  • понимать структуру предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства, контролировать исполнение работниками поручений и распоряжений директора;
  • участвовать или самостоятельно проводить деловые переговоры;
  • принимать посетителей;
  • разбираться в техническом обеспечении административной работы руководителя компании (навыки работы с ПК, оргтехникой, приемно-переговорными устройствами и т.д.);
  • основах управления и организации труда.

Должностные обязанности помощника директора:

  • принимает, проверяет и систематизирует корреспонденцию, поступающую директору организации, докладывает о результатах исполнения решений директора;
  • передает распоряжения конкретным исполнителям, структурным подразделениям, запросы и иные виды документации, занимается подготовкой ответов;
  • контролирует работу сотрудников, своевременное исполнение поступивших распоряжений руководства;
  • осуществляет лично прием заявлений подчиненных и иных документов, передает их на подпись руководителю;
  • проверяет и редактирует документацию в отношении проектов, поступающих на утверждение руководителем;
  • занимается подготовкой совещаний и заседаний, проводимых руководителем (сбор материала, ведение протоколов, оповещение и регистрация участников, определением повестки дня);
  • координирует работу подчиненных в пределах должностных полномочий;
  • проводит работу по обеспечению сохранности документации и своевременной передаче ее в архив.

Перечень обязанностей помощника директора для конкретной организации может быть расширен или, наоборот, сужен. Все зависит от требований к должности, специфики и масштаба работы компании и иных факторов, влияющих на режим работы руководителя.

Помимо обязанностей сотрудника, ДИ включает также разделы, касающиеся прав и ответственности помощника директора.

Права и ответственность помощника директора:

Наравне с обязанностями сотрудник вправе:

  • вносить предложения, направленные на усовершенствование деятельности компании, в рамках своих должностных обязанностей;
  • запрашивать необходимую документацию и информацию у сотрудников, руководителей подразделений;
  • представлять интересы компании в госструктурах и коммерческих организациях;
  • взаимодействовать с контрагентами в соответствии с установленными полномочиями.

В разделе об ответственности сотрудника необходимо перечислить виды ответственности, ссылаясь на нормы ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ, УК РФ. Детализировать виды нарушений и указывать конкретные статьи не стоит, иначе если возникнут проблемы, доказать виновность сотрудника будет непросто.

Должность помощника руководителя

Должность помощника руководителя включает список обязанностей личного помощника руководителя с совмещением секретарских обязанностей. Сотрудников, занятых этим видом деятельности относят к личным помощникам руководителя. Соответственно их полномочия намного меньше, чем у помощника директора, поэтому квалификационные требования не такие строгие.

Сотруднику не обязательно иметь высшее образование, продолжительный стаж работы, иные квалификации, чаще всего в подчинении нет других работников.

Читайте так же:  Взаимозачет между юридическим и физическим лицами

В должностные обязанности помощника руководителя входят:

  • тайм-менеджмент директора (подготовка расписания встреч, деловых поездок, подписание документов и т.д.);
  • прием и перераспределение телефонных звонков;
  • работа с входящей документацией;
  • техническое обеспечение работы руководителя (заказ билетов, транспорта, подготовка к переговорам и встречам), а также его сопровождение;
  • организует рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, оргтехникой;
  • по указанию директора доводит его распоряжения до руководителей подразделений и сотрудников компании;
  • поддержание деловых контактов
  • ведет запись на прием к руководству;
  • выполняет иные отдельные поручения.

С ДИ работников знакомят под роспись и выдают на руки экземпляр. Чтобы документ имел юридическую силу, начальство должно его утвердить. Утверждение ДИ происходит аналогично утверждению внутренних актов. Это может быть отдельный приказ или гриф Утверждаю проставляется вверху ДИ и подписывается руководителем.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2019 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Содержание:

  1. Подготовка
  2. Цель поиска
  3. Профиль должности
  4. Обязанности
  5. Примеры достижений
  6. Ключевые навыки
  7. Профессиональные качества
  8. Примеры для раздела «О себе»
  9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

1. Подготовка

Перед тем, как приступить к созданию резюме изучите статью «Универсальный метод написания продающего резюме». В этой публикации вы познакомитесь с кейсом, который поможет собрать всю необходимую информацию для написания продающего резюме. Напомню, что продающее резюме создается под конкретную цель поиска, соответствует требованиям вакансий по аналогичным позициям и содержит определенный набор ключевых слов.

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

  • Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
  • Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant), помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
  • Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме.

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

  • Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
  • Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
  • Ведение, координация и контроль прохождения платежей.
  • Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
  • Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
  • Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
  • Контроль исполнения поручений руководителя.
  • Подготовка презентаций.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.
  • Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
  • Организация встреч, совещаний, переговоров.
  • Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
  • Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

  • Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
  • Поиск новых поставщиков при необходимости.
  • Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
  • Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
  • Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
  • Участие в планировании и организации мероприятий.
  • Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

  • Координация работы топ-менеджеров компании.
  • Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
  • Прием входящих звонков и их распределение.
  • Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
  • Встреча и координация гостей.
  • Помощь в организации корпоративных мероприятий.
  • Travel-поддержка.
  • Административная поддержка генерального директора.
  • Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
  • Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

  • Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
  • Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
  • Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
  • Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
  • Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
  • Планирование рабочего времени первых лиц компании.
  • Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.
Читайте так же:  Вместо переоформления патента получил новый патент

Персональный ассистент:

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

  • Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
  • Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
  • Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

  • Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
  • Разработала и внедрила новую систему отчетности.
  • Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
  • Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
  • Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
  • Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
  • Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
  • Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
  • Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
  • Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

  • «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
  • По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
  • Получил награду за создание программы «Х» (2016).
  • «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
  • «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
  • «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

  • Администрирование
  • Делопроизводство
  • Деловой этикет
  • Высокая скорость печати
  • Бизнес-этикет
  • Архивное дело
  • Электронный документооборот
  • Работа с конфиденциальной информацией
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • Ведение переговоров
  • Этика и культура делового общения
  • Владение орг. техникой
  • Работы с бухгалтерскими документами
  • Работа с первыми лицами компании
  • Договорная работа
  • Протоколирование
  • Travel-поддержка
  • Event Management
  • Lifistyle management
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • SAP
  • Lotus Notes
  • Банк-Клиент
  • ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Подготовка презентаций
  • Организация встреч
  • Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
  • Письменный перевод
  • Устный перевод
  • Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.

8. Примеры для раздела «О себе»

Видео (кликните для воспроизведения).

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

Источники


  1. Институт истории естествознания и техники им. С. И. Вавилова. Годичная научная конференция. Том 2. История химико-биологических наук. История наук о земле. Проблемы экологии. История техники и технических наук. — М.: Ленанд, 2013. — 440 c.

  2. Берус, Виталий А.С. Лаппо-Данилевский. История. Философия. Методология / Виталий Берус. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. — 160 c.

  3. Национал-экстремизм и судебная власть в современной России. — М.: ОФ Антифашист, 2014. — 121 c.
  4. Торвальд, Ю. Век криминалистики; М.: Прогресс, 2011. — 325 c.
  5. ашов, А. И. Правоведение. Учебник для вузов / А.И. Балашов, Г.П. Рудаков. — М.: Питер, 2015. — 544 c.
Первичный отбор помошника руководителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here