Тест на должность помощника руководителя

Советы опытных юристов по теме: "Тест на должность помощника руководителя". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Тест на должность помощника руководителя

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы понять, что становится причиной отказа.

Компания, в которую я отправилась, искала девушку на должность «личный помощник руководителя». Требования следующие: высшее образование (желательно юридическое), возраст от 25 до 35 лет, приятная внешность, знание английского и французского языков, владение компьютером на уровне уверенного пользователя, исполнительность, ответственность, добросовестность. Все кандидаты были отобраны кадровым агентством на предмет знания языков и компьютера и приглашены на собеседование. Задача менеджера по персоналу заключалась в том, чтобы составить собственное мнение о соискательницах и изложить его начальнику.

Личному помощнику — личный кабинет!

Первая претендентка — девушка 26 лет. Туфли на десятисантиметровой шпильке, на лице — яркий макияж. Этакая женщина-вамп. В отдел кадров она вошла так уверенно, будто бывает здесь ежедневно по несколько раз.

— Здравствуйте, — улыбнулась кадровик.

— Здравствуйте. Это я, что, там буду сидеть? — тут же спросила соискательница, указывая рукой на дверь, за которой находилась приемная руководителя. — Прямо на проходе?

— Да. Вас это не устраивает? — опешила менеджер по персоналу.

— Нет. Все нормально. Я думала, у меня будет отдельный кабинет.

Кажется, этим было сказано все. Конечно, собеседование не закончилось, но по тому, как изменилось лицо кадровика после вопроса, стало ясно, что положительную характеристику девушка не получит.

Спросив о предыдущем опыте работы, причинах увольнения, менеджер рассказала ей о будущих обязанностях, после чего соискательница поинтересовалась:

— Почему у вас такой длительный испытательный срок? Он может быть сокращен?

— Нет. Испытательный срок одинаков для всех сотрудников.

— А если я зарекомендую себя хорошим специалистом раньше?

— Вам все равно придется отработать 2 месяца на испытательном сроке.

Как только за соискательницей закрылась дверь, менеджер дала свою оценку:

Я бы сказала, что эта дама неправильно себя позиционирует. У нее слишком много претензий. Мы ее еще не приняли, а она уже хочет, чтобы ей сократили испытательный срок. У нее чересчур яркий макияж, ногти накрашены красным лаком, в поведении есть какая-то агрессивность. Кроме того, ее первая фраза насчет личного кабинета… Чувствуется, девушка умеет хамить.

Сделай паузу

Второй претендентке — 30 лет. Одета в брючный костюм — опрятно, чисто, без особых примет, одним словом, по-офисному. Голос тихий и приятный. Отвечая на вопросы кадровика, она делает большие паузы в предложениях, будто обдумывая сказанное, и постоянно теребит кольцо на пальце. Собеседование продолжалось минут 40. Соискательница успела изложить всю автобиографию: где училась, работала; поинтересоваться характером руководителя и условиями труда в компании.

— Скажите, а задерживаться после работы у вас не придется?

— Иногда такое бывает. Когда у руководителя совещание, личный помощник не уходит до его окончания. А что, у вас с этим есть трудности?

— Да, нет… — протянула претендентка, но блеск в ее глазах потух.

Девушка очень милая. Видно, что умница. Она будет хорошим исполнителем, если ее примут на работу, но не думаю, что такое случится. Во-первых, она слишком скромная и тихая. В работе личного помощника иногда нужно проявить жесткость. Боюсь, у нее не выйдет. Во-вторых, она зажалась. Ей потребовалось много времени, чтобы почувствовать себя свободнее. В приемную руководителя приходят разные люди, и личному помощнику надо находить общий язык со всеми. У соискательницы будут с этим проблемы. В-третьих, ей явно не хочется задерживаться после работы, а у нас и командировки возможны. Еще один минус — очень уж медленно разговаривает, каждого слова приходится ждать, что раздражает. Думаю, нашему начальнику это тоже не понравится.

Радуга в приемной

Когда вошла третья соискательница, я обомлела: стрижка в молодежном стиле — что-то рваное и в разноцветных перьях. На этой голове целая палитра: красный, оранжевый, фиолетовый — буйство красок. Одета она была хорошо. Во всяком случае очень интересно. По-деловому, но, в то же время, присутствовала игривость, которая выражалась в огромной желтой розе на блузке.

Разговаривала очень доброжелательно, часто улыбалась. Работала личным секретарем, решила сменить работу из чисто меркантильных соображений — здесь платили больше.

— Скажите, а как вы относитесь к возможности командировок? — поинтересовалась менеджер по персоналу.

— Нормально. А они часто бывают?

— Иногда нашему начальнику приходится уезжать по служебным делам, личный помощник, обычно, вместе с ним. Но такое случается нечасто. Может быть, пару раз в год.

— Хорошо. Я не против. Я люблю путешествовать.

— А как к этому отнесется ваш муж?

— Поживем — увидим. Думаю, все будет в порядке.

Попрощавшись с соискательницей, менеджер вынесла вердикт:

Эта девушка мне очень понравилась. Общительная, улыбчивая. Но я не знаю, как начальник отреагирует на ее внешний вид, прическу в частности. «Окрас» у нее, скажем прямо, нетрадиционный. Но, может быть, и примут за счет ее обаяния. Кроме того, у нее есть преимущество перед предыдущими кандидатами — мобильность. Если бы не прическа… Может она перекрасится?

Когда ваши деловые качества заранее протестированы кадровым агентством, непосредственному работодателю остается пристально вглядываться в личные. Тем более, если вы претендуете на такую должность, как помощник руководителя. Здесь в игру вступает критерий, с которым сложно бороться, — «нравится — не нравится». При такой постановке вопроса важно все: как ваша внешность вписывается в стиль компании, как вы умеете общаться с незнакомыми людьми. Часто от соискателя мало что зависит. Но все же, отправляясь на собеседование, лучше не делать вызывающий макияж и не красить ногти ярким лаком — это ассоциируется с агрессивностью и, как и экстравагантная прическа, может стать препятствием в трудоустройстве. Не стоит так же выдвигать своих условий работодателю прежде, чем вас приняли. А вот такие качества, как общительность, мобильность и открытость приветствуются всегда.

Читайте так же:  210 тысяч вместо земельного участка

Тест на должность помощника руководителя

Соискатель__________________
Дата _______________________

1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?
а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание
б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция
в) обзорно-аналитическая и представительская функция

2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?
а) деловая переписка и составление договоров
б) организация выставок и встреч с клиентами
в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?
а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК
б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов
в) высокая грамотность, высокая скорость печати

4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?
а) резолюция
б) устное распоряжение
в) специального распоряжения не требуется

5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
а) справка
б) служебная записка
в) акт

6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей
б) не требуется составлять заголовок к тексту письма
в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?
а) «Вас ожидает Иван Иванович»
б) «Срочно зайдите к Ивану Ивановичу»
в) «Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу»

8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
а) вводная
б) констатирующая
в) распорядительная

9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой «лично»?
а) вскрывает и не регистрирует
б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует
в) не вскрывает и не регистрирует

10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
а) WordPad
б) Notepad
в) PowerPoint

11. Выберите правильное утверждение:
а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом
б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов
в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
а) правовыми актами
б) распорядительными документами
в) другой вариант

13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
а) должностная инструкция
б) положение об отделе
в) приказ

14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
а) «Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)»
б) «Здравствуйте, с вам говорят из компании N»
в) «Здравтсвуйте, секретарь NN из компании N»

15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
а) семь дней
б) 10 дней
в) три дня

16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
а) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
в) оформление документа — подписание — регистрация — согласование — утверждение — отправка

17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
а) машинописным способом
б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
а) решение
б) протокол
в) распоряжение

19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?
а) нет
б) да
в) по усмотрению секретаря-референта

20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
а) не позднее дня, следующего за выходным
б) не позднее дня, предшествующего выходному
в) на усмотрение секретаря-референта

21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
а) три листа
б) пять листов
в) 10 листов

[1]

22. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:
а) пишутся полностью
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам
в) всегда сокращаются

23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
а) в предложном падеже
б) в дательном падеже
в) в родительном падеже

24. Сколько адресатов может быть на одном документе?
а) не более трех
б) не более четырех
в) не более одного

[2]

25. Что понимается под термином «кворум»?
а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания
б) 1/3 членов коллегиального органа
в) 1/2 членов коллегиального органа

26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
а) учет
б) регистрация
в) другой

27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия
б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч
в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-референт:
а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами
б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы
в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

Читайте так же:  Конкретные заслуги повара к награждению

29. Какой бланк используется при оформлении протокола?
а) бланк организации
б) бланк не используется
в) бланк строгой отчетности

30.Что используется при издании совместных приказов?
а) бланки приказов
б) стандартные листы бумаги формата А4
в) общие бланки

31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?
а) с декабря текущего года
б) с 1 января следующего календарного года
в) каждые полгода текущего года

32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
а) наименование организации
б) справочные данные об организации
в) регистрационный номер

33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
а) ежеквартально
б) ежемесячно
в) ежегодно

34. Какие документы относятся к входящим?
а) объяснительные записки
б) служебные письма
в) должностные инструкции

35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
а) двух дней
б) пяти дней
в) шести дней

36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе «Примечание»
б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел
в) поставить в графе «Примечание» отметку «не заведено» и расписаться

37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
а) соблюдением этикета
б) грубым нарушением этикета
в) допустимым явлением

38. Как требуется нумеровать страницы документа?
а) по центру нижнего поля
б) по центру верхнего поля
в) в правом верхнем углу любого документа

39. Что является датой документа для акта?
а) дата события
б) дата подписания
в) дата утверждения

40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве
б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве
в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании

41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:
а) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись
б) «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
в) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения

26-41 правильный ответ
Кандидат отлично подготовлен. Он на высоком уровне владеет знаниями о специфике работы секретаря-референта, знает правила работы с документацией. Если эти качества сочетаются с организованностью и аккуратностью, соискатель, скорее всего, будет эффективен на позиции секретаря-референта.

13-25 правильных ответов
Кандидат правильно ответил на значительную часть вопросов. Однако без дополнительной подготовки он не сможет быть высокоэффективным в своей работе. Если вы пригласите кандидата на работу, ему потребуется опытный наставник. Рекомендуется также направить кандидата на краткосрочное обучение.

1-12 правильных ответов
Неудовлетворительный результат. Кандидат не знает специфики работы секретаря-референта, практические вопросы вызывают у него затруднения. Принимать его на работу не рекомендуется. Посоветуйте соискателю лучше подготовиться, изучить специальную литературу, пройти обучение на курсах.

Как Пройти Собеседование На Вакансию «Помощник Руководителя»

Видео (кликните для воспроизведения).

К должности «помощник руководителя» можно относится по-разному, зачастую, и сам работодатель вкладывает в эти слова разный смысл.

Для одного руководителя помощник – это девушка модельной внешности, которая встретит иностранных гостей, принесет кофе, документы на подпись….

Для другого- это почти правая рука, глаза, уши…руководитель секретариата из четырех человек, управляющий личным имуществом (домами, яхтами), переводчик, сопровождающий в деловых поездках, поверенный в делах…

Многие молодые специалисты рассматривают должность «помощник руководителя» как хороший карьерный старт. Действительно, разнообразный опыт, приобретенный при решении разноплановых задач, позволяет хорошо продвинуться по карьерной лестнице или открыть свое дело.

Что же это за должность такая?

Внимательно читайте описание вакансии. Потому что под должностью «помощник руководителя» работодатель может понимать, что угодно от кофемэйкера до администратора бизнес процессов.

Например, по такому описанию http://msk.superjob.ru/vacancy/? >
понятно, что кандидат должен справляться с типичными функциями офис-менеджера и быть готовым к личным поручениям руководителя, поэтому, если у Вас есть небольшой опыт работы секретарем или офис-менеджером можно смело отправлять резюме.

А вот на эту вакансию http://hh.ru/vacancy/3306873

явно ждут управленца с богатым опытом и хорошим набором компетенций.

Компенсация в обоих случаях соответствует обязанностям.

Поэтому, если Вы молодой специалист, не имеете опыта работы помощником руководителя, опыта руководства людьми, то на начальных порах придется довольствоваться более усеченным функционалом (чаще это нечто среднее между секретарем, офис-менеджером и личным ассистентом) и более скромной заработной платой. Не тратьте свое время впустую на отправку резюме по всем опубликованным вакансиям, ищите то, что максимально близко Вам по знаниям.

О чем могут спрашивать?

Четко уясните, какие компетенции (навыки и умения) необходимы на этой должности. Часто их описывают в требованиях:

* Организаторские способности – вспомните 2-3 примера, когда Вы что-то организовывали (вечеринку на работе, конференцию, встречу, выступление своей группы в ВУЗе (если нет опыта работы)) Продумайте все до мельчайших деталей, ответьте себе на следующие вопросы:

-От кого, когда и почему Вам было поручено это задание?

-Как Вы планировали это мероприятие? Что Вы сделали, чтобы все было выполнено в срок? (умение планировать, прогнозировать, укладываться в положенные сроки, проверять и контролировать ход работы)

-Кто контролировал выполнение плана? (этот вопрос часто задают, чтобы понять работали ли Вы самостоятельно или под руководством другого человека, какая доля свободы была Вам дана на прошлом месте работы)

-Что удалось, а что не удалось? (всегда будьте готовы привести не только положительные примеры, но и отрицательные, наличие одних положительных примеров всегда настораживает и заставляет сомневаться в честности кандидата)

-Что бы Вы сделали по-другому? (этот вопрос часто задают, чтобы проверить, извлек ли кандидат урок из своего прошлого опыта, учится ли он на ошибках, даже если все было идеально, постарайтесь придумать, как можно было бы улучшить свою работу)

Читайте так же:  3 как не пользоваться снилс отказаться

* Стрессоустойчивость — вспомните 2-3 примера, когда Вам пришлось работать под стрессом (выполнение большого объема работы в короткие сроки, давление со стороны руководства, конкуренция с другим человеком при выполнении задания и т.д.) Вспомните, как Вы справлялись со стрессом. Начали ли Вы по-другому организовывать информацию, расставлять приоритеты, занялись новым видом спорта, а может, Вам помогло соблюдение режима. Нет правильного ответа на этот вопрос, ведь каждый справляется со стрессом по-своему, главное, что Вы знаете, что с этим делать и как, что можете управлять собой в стрессовых ситуациях.

Часто рекрутер пытается на месте проверить Вашу срессоустойчивость: делает вид, что не понимает, о чем Вы говорите, переспрашивает, говорит «Я правильно Вас понял….» и полностью изменяет смысл только что сказанного Вами. На собеседование может быть использовано много других методов для тестирования стрессоустойчивости. Как только Вы чувствуете, что человек Вас не понимает, не слышит, не дает закончить мысль, запутывает или предпринимает нечто, что вводит Вас в состояние нервозности и раздраженности, знайте, именно сейчас проверяется Ваша стрессоустойчивость. Держитесь максимально спокойно, доброжелательно, сдержанно. Повторяйте информацию ровно столько раз, сколько будет необходимо, по возможности, преподнося ее в разном виде, чтобы рекрутеру «было легче Вас понять».

* Исполнительность как таковую проверить на собеседовании невозможно, но можно понять, насколько человек склонен обдумывать данные ему поручения, насколько он честен в выполнении поручений, все ли он делает, о чем его просят. Для анализа этой компетенции обычно задаются вопросы-проекции (вопросы о других людях, их взглядах), благодаря которым можно понять Ваше отношение к тем или иным ценностям, принципам, восприятию окружающего мира.

Пусть Вас не удивляют вопросы такого типа:

-Что за человек был Ваш начальник на прошлом месте работы? (Качества, которые Вы отметите, Вы, скорее всего, цените в других людях, уделяете им внимание, имеете сами. Критика руководства говорит о том, что Вы человек конфликтный, акцентируетесь на негативе и т.д., и т.п., поэтому даже если Ваш бывший руководитель был самодуром, стоит задуматься и найти хотя бы 3-4 хороших качества в его поведении и характере.)

-Какие задачи он/она Вам чаще всего ставил (а)? (Ответ на этот вопрос поможет понять Ваше отношение к задачам, которое ставит Вам руководство. Представьте как можно больше фактов и меньше эмоций, не стоит включать оценочные суждения типа «занудные дела», «интересные дела».)

* Умение работать на результат – компетенция, которая нужна почти на любой должности. Проверить ее довольно просто. Вспомните, какое-то дело, которое Вам давалось труднее всего в силу внешних обстоятельств, но Вам удалось довести его до конца. Вспомните, чем Вы гордитесь. Только это должно быть нечто, сделанное Вами, Ваша заслуга, результат Вашей работы.

Недавно, у меня проходил собеседование один молодой человек без всякого опыта работы, поэтому разговор больше был о жизни в целом, университете и хобби.

-Чем Вы больше всего гордитесь?

-Я учусь в одном из самых классных ВУЗов ***

-А почему именно туда пошли?

-Мама посоветовала, у нее там знакомые…многие мои одноклассники вообще никуда не поступили!

Не поверите, но такое бывает: не всё, чем мы гордимся, является нашей заслугойJ

*Внимание к деталям обычно проверяют заданием (заполнить какую –нибудь форму, скопировать текст), если собеседование предполагает несколько этапов, эти задания идут первым этапом вместе с тестами на сообразительность и уровень IQ. Если задания и тесты не предусмотрены, этапов собеседования всего 2, то рекрутер может поинтересоваться напрямую

-Вы внимательный человек?

-А почему Вы так думаете?

Собираясь на собеседование, хорошо прочитайте требования в описании вакансии и вспомните примеры для иллюстрации каждого навыка.

Ну и конечно, не забывайте о качествах, которые будут оценены в первые секунды Вашего появления: «презентабельная внешность», «деловой стиль». На собеседование надевайте только однотонный костюм с рубашкой/блузкой пастельных тонов. Никаких «елочек», «цветочков», юбка средней длины, средний каблук, опрятные волосы, ухоженная обувь, легкий дневной макияж, уверенное рукопожатие, улыбка.

Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт

Впоследнее время на должность помощников руководителей высшего звена рассматривают кандидатов, имеющих даже не одно высшее образование, владеющих свободно как минимум одним иностранным языком. Тем не менее в работе помощника именно опыт является важнейшим фактором, определяющим профессионализм этого специалиста. Гущина Наталья, помощник — одной из крупнейших в России металлургических и горнодобывающих компаний, делится с читателями нашего журнала секретами своей профессии.

Каких помощников и секретарей ждут руководители: оценка аналитика из кадрового агентства

Какие требования сегодня предъявляют руководители к секретарям и помощникам? Генеральный директор кадрового агентства поделилась наблюдениями по итогам 2018 года. Что ценят современные руководители? Горящие глаза и кроссфункциональность, цифровую эрудицию и высокий уровень культуры, два иностранных языка и развитый эмоциональный интеллект. И все это на фоне абсолютной преданности и безграничного доверия. Чего не выносят в помощниках и секретарях все руководители?

Еще по этой теме

Какие помощники нужны руководителям

«Человек нужен „с огоньком“ и горящими глазами, готовый развивать и развиваться. Крайне важны стремительность и быстрая моторика. Важны кругозор и умение общаться и делать это вежливо, но настойчиво – когда необходимо», – так выглядели основные требования к персональному ассистенту одной медийной персоны весной 2018 года. По опыту анализа других требований работодателей скажу, что они типичны для секретарей и помощников руководителей. Мы изучаем запросы работодателей на помощников и секретарей год за годом и наблюдаем следующие тенденции:

– Востребована кроссфункциональность – конечно, с поправкой на статус в компании и должность, например, персональные ассистенты и помощники руководителей больше включены в бизнес-процессы. Руководителям в помощниках важны: навыки менеджера, психолога, организатора, кадровика и HR-специалиста, копирайтера и PR-щика, маркетолога, финансиста и многих других. Повышается уровень владения программами и сервисами. От помощников руководители ждут, что они будут анализировать данные, знать 1С и массу других программ, заниматься инфоподдержкой сайта компании, писать посты для соцсетей. Происходит дальнейшая автоматизация работы, и как следствие – уменьшается время на одну операцию. Поэтому на собеседовании конкурентоспособность помощников и секретарей обеспечивают soft skills (умение выстраивать коммуникации, работать в команде, управлять временем, проводить презентации) и digital skills (цифровые навыки).

Читайте так же:  Порядок выдачи справок о составе семьи

Обратите внимание!

Чем меньше компания, тем больше функций у секретаря. Секретарь здесь по функционалу фактически – помощник руководителя

– Владеть иностранными языками – уже не преимущество, а необходимость, увеличился спрос на специалистов с двумя иностранными языками.

– Важны личностная, психологическая совместимость с руководителем и эмоциональный интеллект. Руководитель хочет видеть рядом с собой развитого сотрудника, с широким кругозором, позитивного и коммуникабельного. Еще в 2018 году возник спрос на помощника руководителя – эрудита с высокой общей культурой.

Требования работодателей возросли в сторону большей результативности и эффективности, рабочий график стремится к 24/7/365. Одновременно, особенно в малом бизнесе, появились вакансии секретарей и помощников руководителей на условиях удаленной работы и частичной занятости – технологии сегодня это позволяют.

Перспектива карьерного развития секретаря – в сторону помощника, персонального и бизнес-ассистента, персонального ассистента – в сторону управленческих и предпринимательских навыков.

Что ценят руководители в помощниках и сами помощники

Еще по этой теме

По результатам опросов, которые проводились среди помощников и руководителей, мы увидели, что есть расхождения в ориентирах и установках тех и других (таблицы 1, 2 ниже). Самое ценное качество в помощнике для руководителя – абсолютная преданность, затем – исполнительность и интеллект (таблица 1). Помощники ставят на первые три места другие свои личностные качества: интеллект, коммуникабельность и инициативу.

Таблица 1. Какие качества и внешние данные важны для помощников: два взгляда

Взгляд руководителей, % Личностные качества и внешние данные Взгляд помощников, %
1. Личностные качества, опыт 22 Абсолютная преданность 1 20 Исполнительность 15 19 Интеллект 25 13 Умение хранить информацию 5 11 Наработанная база контактов 3 8 Коммуникабельность 20 5 Трудоголизм 13 2 Инициатива 18 2. Внешние данные 20 Модельная внешность 85 80 Обычные, «средние» 15

Таблица 2. Топ-10 навыков и ценностей помощников руководителей: два взгляда

Топ-10 руководителей Навыки и ценности Топ-10 помощников
1 Финансовая стабильность компании 2 2 Современные технологии (администрирование, менеджмент) 9 3 Репутация компании 8 4 Занятость 24/7/365 4 5 Карьерный рост 3 6 Заработная плата (в том числе бонусы и соцпакет) 1 7 Комфортная атмосфера 6 8 Интересная работа 5 9 Баланс между личным и рабочим 7 10 Социальная ответственность компании 10

Из таблицы 2 видно, что наибольший разрыв в ожиданиях помощников и предложениях работодателей в том, насколько нужно владеть современными технологиями, заботиться о репутации компании, а также в уровне заработной платы. Сегодня владеть цифровыми технологиями необходимо не меньше, чем опрятно и по-деловому выглядеть. От этого зависит, насколько эффективно вы выполните работу.

Пример. Мы искали персонального ассистента для руководителя, который использовал айфон, и одним из требований к специалисту было как раз наличие у него такого гаджета. Для руководителя было важно, чтобы ассистент владел всеми необходимыми приложениями и программами и делал это быстро, для мгновенной деловой коммуникации.

Также есть разрыв у помощников и руководителей между ожиданиями интересной работы, карьерным ростом и балансом личного и рабочего. Кандидаты на должность помощника руководителя на собеседовании на вопрос рекрутера о том, почему они ушли с предыдущего места работы, часто говорят о выгорании: усталость от графика 24/7/365, высокий темп работы при большом количестве стандартных задач и т. п.

Замечу, что требования к помощнику руководителя остаются высокими, так как он своего рода партнер для руководителя и знает о нем часто больше, чем члены семьи. Поэтому огромное значение для руководителей имеет абсолютное доверие к своим помощникам.

Чего не выносят в помощниках все руководители

Когда транжирят деньги. Руководители не любят, когда тратят деньги излишне, когда секретарь или помощник не ценит эти деньги, идет ли речь о билетах, бронировании гостиниц, сервисах, услугах, продуктах. Например, помощник при покупке билетов может брать самые дорогие тарифы бизнес-класса для шефа (у него же статус!), не думая, что есть тариф бизнес-класса дешевле, что можно было сэкономить. Речь о безалаберном отношении к деньгам компании и (или) руководителя. Поэтому важно, чтобы вы отлично ориентировались не только в поставщиках услуг и их ценообразовании, но и отлично знали, как оптимизировать расходы компании.

Если слишком привлекают к себе внимание. Яркая одежда отвлекает от работы, обращает на себя внимание не только руководителя, но и всех, кто попадает в круг делового общения. Поэтому мы всегда кандидатам при выходе на финишное собеседование напоминаем о деловом дресс-коде, ухоженности и опрятности в одежде и внешнем облике, но – без вызова. Секретарь и персональный ассистент на работе – эффективный медиатор, но не прима.

Когда не слушают и делают по-своему. Руководителя раздражает, когда его помощник не умеет слушать и делает, как сам считает нужным. Вроде бы – проявил инициативу, молодец, но в данный момент она может быть не нужна. Руководитель высказал пожелания и ждет их исполнения.

Какой портрет соискателя на вакансию помощника руководителя

Еще по этой теме

Возраст и пол (рис. 1 ниже). 49% соискателей на вакансию помощника руководителя – в возрасте 30–40 лет; 37% – в возрасте 18–30 лет; 13% – 50–60 лет – как правило, это эксперты, консультанты, советники. Кандидаты в возрасте 60+ (0,9%) и 18 лет (0,1%). Женщин среди кандидатов – 80%, мужчин – 20%.

Рис. 1. Возраст и пол соискателей на должность помощника руководителя в 2018 году

Опыт работы кандидатов (рис. 2 ниже). Здесь картина выглядела так: 57% кандидатов – с опытом работы более 6 лет, 22% – от 3 до 6 лет; 15% – от 1 года до 3 лет и только 6% без опыта работы. В 2018 году конкуренция за место помощника была до 50 человек на одну вакансию при средней конкуренции 5,4 человека на одно резюме. Более четверти вакансий пришлось на Москву и Санкт-Петербург.

Читайте так же:  776 постановление правила коммерческого учета

Рис. 2. Опыт работы соискателей на должность помощника руководителя в 2018 году

Типичный портрет кандидата на должность помощника: женщина 30–35 лет, с высшим образованием, работой на последнем месте около 2 лет.

Какой уровень зарплат у секретарей и помощников

Еще по этой теме

Общий уровень зарплат практически не вырос по сравнению с 2017 годом: уровень зарплат секретарей находится в пределах 30–70 тыс. руб., помощников руководителей – от 45 до 300 тыс. руб. Колебания в размере заработных плат происходят внутри конкретных вакансий и должностей, которые предполагают различные функционал, профессиональный опыт соискателя, масштабы и специфику компании.

Средняя зарплата помощников руководителей в ожиданиях соискателей составила 55 тыс. руб., средняя зарплата помощников в предложениях работодателя – 58 тыс. руб. Средняя зарплата секретарей согласно ожиданиям соискателей – 50 тыс. руб., в предложениях работодателей – 42 тыс. руб. Связь зарплаты с опытом работы и функционалом – в таблице 3 ниже.

Таблица 3. Связь зарплата-опыт-функционал на примере административных вакансий в московских компаниях 2018 года

Должность Размер зарплаты Требования к опыту и функционал
Секретарь От 45 000 до 70 000 руб. Аналогичный опыт работы – 0–3 года. Функционал по нижней границе зарплаты подразумевает также обязанности офис-менеджера, по верхней границе зарплаты близок к персональному ассистенту (PA) PA / помощник руководителя От 45 000 до 70 000 руб. Аналогичный опыт работы – от 1–3 лет. Функционал близок к обязанностям секретаря и офис-менеджера От 70 000 до 110 000 руб. Профильный опыт – от 3 лет. Функционал PA + travel-поддержка, выполнение личных поручений руководителя От 110 000 до 200 000 руб. Профильный опыт в крупных компаниях – от 3–5 лет. Функционал PA + ведение бизнес-проектов, клиентской базы, управление личными делами руководителя Бизнес-ассистент От 100 000 до 300 000 руб. Профильный опыт – от 5 лет. Функционал PA + комплексное выполнение бизнес-задач. Это должен быть эксперт в конкретной отрасли/отраслях

Важные выводы

1. Интерес к профессиям секретаря и помощника руководителя растет, число вакансий не сократилось. Общий уровень зарплат практически не вырос по сравнению с 2017 годом.

2. Функционал расширяется за счет кросс-навыков. Повышается уровень владения программами и сервисами. Увеличилось число запросов на кандидатов с двумя иностранными языками.

3. Появились новые вакансии в административной сфере на условиях удаленной работы и частичной занятости – технологии сегодня это позволяют.

Личный помощник — кто это?

Личный помощник — кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.

Итак, личный помощник — кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.

Личный помощник или ассистент руководителя — это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.

На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.

Обязанности личного помощника руководителя:

Главная задача личного помощника – освободить руководителя от решения административных и организационных проблем. Сделать его работу максимальной комфортной.

Чем занимается личный помощник?

  • координирует рабочий процесс и управляет временем руководителя. Организует совещания, переговоры и встречи. Планирует время, расставляет приоритеты, оповещает участников. Вовремя напоминает о днях рождения и важных мероприятиях;
  • фильтрует поток телефонных звонков и сообщений, запросов по электронной почте;
  • делопроизводство в полном объёме: обработка и учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, регистрация документов, организация постоянного и временного хранения документов, отправка корреспонденции;
  • ведет деловую переписку на русском/английском языках;
  • доводит поручения руководителя до исполнителей. Контролирует выполнение задач в поставленный срок;
  • создаёт комфортные условия труда руководителя на рабочем месте и помогает решать вопросы в личных делах (оплата счетов, взаимодействие с семьёй, выбор и покупка подарков и т.п.);
  • полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, заказ трансфера, аренда автомобилей, яхт, частная авиация.

Видео (кликните для воспроизведения).

На практике личный помощник выполняет некоторые обязанности из сферы бизнеса, в которой работает руководитель. Личный помощник может выполнять функции личного секретаря, либо стать правой рукой своего руководителя и выполнять более сложные задачи.

Ассистенты или помощники руководителя нередко становятся полноценными заместителями, имеют в своем подчинении штат сотрудников и личного секретаря. Выпускники университетов и институтов рассматривают должность личного помощника как старт в начале карьеры. Тем более, что оплачивается работа помощника вполне достойно.

[3]

Источники


  1. Комаров, Сергей Александрович Теория государства и права. Гриф МО РФ / Комаров Сергей Александрович. — М.: Норма, 2016. — 148 c.

  2. Торвальд, Ю. Век криминалистики; М.: Прогресс, 2011. — 325 c.

  3. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2016. — 248 c.
  4. Краев, Н. А. Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный) / Н.А. Краев, А.Н. Борисов. — М.: Деловой двор, 2015. — 160 c.
  5. Пепеляев, С. Г. Компенсация расходов на правовую помощь в арбитражных судах / С.Г. Пепеляев. — М.: Альпина Паблишер, 2012. — 186 c.
Тест на должность помощника руководителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here