Тестовое задание для помощника руководителя

Советы опытных юристов по теме: "Тестовое задание для помощника руководителя". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Тестовое задание для помощника руководителя

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы понять, что становится причиной отказа.

Компания, в которую я отправилась, искала девушку на должность «личный помощник руководителя». Требования следующие: высшее образование (желательно юридическое), возраст от 25 до 35 лет, приятная внешность, знание английского и французского языков, владение компьютером на уровне уверенного пользователя, исполнительность, ответственность, добросовестность. Все кандидаты были отобраны кадровым агентством на предмет знания языков и компьютера и приглашены на собеседование. Задача менеджера по персоналу заключалась в том, чтобы составить собственное мнение о соискательницах и изложить его начальнику.

Личному помощнику — личный кабинет!

Первая претендентка — девушка 26 лет. Туфли на десятисантиметровой шпильке, на лице — яркий макияж. Этакая женщина-вамп. В отдел кадров она вошла так уверенно, будто бывает здесь ежедневно по несколько раз.

— Здравствуйте, — улыбнулась кадровик.

— Здравствуйте. Это я, что, там буду сидеть? — тут же спросила соискательница, указывая рукой на дверь, за которой находилась приемная руководителя. — Прямо на проходе?

— Да. Вас это не устраивает? — опешила менеджер по персоналу.

— Нет. Все нормально. Я думала, у меня будет отдельный кабинет.

Кажется, этим было сказано все. Конечно, собеседование не закончилось, но по тому, как изменилось лицо кадровика после вопроса, стало ясно, что положительную характеристику девушка не получит.

Спросив о предыдущем опыте работы, причинах увольнения, менеджер рассказала ей о будущих обязанностях, после чего соискательница поинтересовалась:

— Почему у вас такой длительный испытательный срок? Он может быть сокращен?

— Нет. Испытательный срок одинаков для всех сотрудников.

— А если я зарекомендую себя хорошим специалистом раньше?

— Вам все равно придется отработать 2 месяца на испытательном сроке.

Как только за соискательницей закрылась дверь, менеджер дала свою оценку:

Я бы сказала, что эта дама неправильно себя позиционирует. У нее слишком много претензий. Мы ее еще не приняли, а она уже хочет, чтобы ей сократили испытательный срок. У нее чересчур яркий макияж, ногти накрашены красным лаком, в поведении есть какая-то агрессивность. Кроме того, ее первая фраза насчет личного кабинета… Чувствуется, девушка умеет хамить.

Сделай паузу

Второй претендентке — 30 лет. Одета в брючный костюм — опрятно, чисто, без особых примет, одним словом, по-офисному. Голос тихий и приятный. Отвечая на вопросы кадровика, она делает большие паузы в предложениях, будто обдумывая сказанное, и постоянно теребит кольцо на пальце. Собеседование продолжалось минут 40. Соискательница успела изложить всю автобиографию: где училась, работала; поинтересоваться характером руководителя и условиями труда в компании.

— Скажите, а задерживаться после работы у вас не придется?

— Иногда такое бывает. Когда у руководителя совещание, личный помощник не уходит до его окончания. А что, у вас с этим есть трудности?

— Да, нет… — протянула претендентка, но блеск в ее глазах потух.

Девушка очень милая. Видно, что умница. Она будет хорошим исполнителем, если ее примут на работу, но не думаю, что такое случится. Во-первых, она слишком скромная и тихая. В работе личного помощника иногда нужно проявить жесткость. Боюсь, у нее не выйдет. Во-вторых, она зажалась. Ей потребовалось много времени, чтобы почувствовать себя свободнее. В приемную руководителя приходят разные люди, и личному помощнику надо находить общий язык со всеми. У соискательницы будут с этим проблемы. В-третьих, ей явно не хочется задерживаться после работы, а у нас и командировки возможны. Еще один минус — очень уж медленно разговаривает, каждого слова приходится ждать, что раздражает. Думаю, нашему начальнику это тоже не понравится.

Радуга в приемной

Когда вошла третья соискательница, я обомлела: стрижка в молодежном стиле — что-то рваное и в разноцветных перьях. На этой голове целая палитра: красный, оранжевый, фиолетовый — буйство красок. Одета она была хорошо. Во всяком случае очень интересно. По-деловому, но, в то же время, присутствовала игривость, которая выражалась в огромной желтой розе на блузке.

Разговаривала очень доброжелательно, часто улыбалась. Работала личным секретарем, решила сменить работу из чисто меркантильных соображений — здесь платили больше.

— Скажите, а как вы относитесь к возможности командировок? — поинтересовалась менеджер по персоналу.

— Нормально. А они часто бывают?

— Иногда нашему начальнику приходится уезжать по служебным делам, личный помощник, обычно, вместе с ним. Но такое случается нечасто. Может быть, пару раз в год.

— Хорошо. Я не против. Я люблю путешествовать.

— А как к этому отнесется ваш муж?

— Поживем — увидим. Думаю, все будет в порядке.

Попрощавшись с соискательницей, менеджер вынесла вердикт:

Эта девушка мне очень понравилась. Общительная, улыбчивая. Но я не знаю, как начальник отреагирует на ее внешний вид, прическу в частности. «Окрас» у нее, скажем прямо, нетрадиционный. Но, может быть, и примут за счет ее обаяния. Кроме того, у нее есть преимущество перед предыдущими кандидатами — мобильность. Если бы не прическа… Может она перекрасится?

Когда ваши деловые качества заранее протестированы кадровым агентством, непосредственному работодателю остается пристально вглядываться в личные. Тем более, если вы претендуете на такую должность, как помощник руководителя. Здесь в игру вступает критерий, с которым сложно бороться, — «нравится — не нравится». При такой постановке вопроса важно все: как ваша внешность вписывается в стиль компании, как вы умеете общаться с незнакомыми людьми. Часто от соискателя мало что зависит. Но все же, отправляясь на собеседование, лучше не делать вызывающий макияж и не красить ногти ярким лаком — это ассоциируется с агрессивностью и, как и экстравагантная прическа, может стать препятствием в трудоустройстве. Не стоит так же выдвигать своих условий работодателю прежде, чем вас приняли. А вот такие качества, как общительность, мобильность и открытость приветствуются всегда.

Образец резюме помощника руководителя

Составление резюме за 5 минут! Впишите Ваши данные и выберите пункты из предложенных стандартных вариантов!

Цель:
— Цель поиска работы или название желаемой должности работы (например, претендую на должность секретаря, офис-менеджера, личного помощника руководителя и др..)
— Причина поиска работы: решение Учредителей о сворачивании проекта, достижение предельного профессионального уровня на последнем месте (отсутствие возможности роста), поиск новых возможностей для более выгодного и целесообразного применения своего опыта и навыков, поиск новых возможностей профессионального роста и развития, задержки в оплате труда и др.

[3]

Контактные данные:
— Ф.И.О.
— дату рождения / возраст
— место жительства
— семейное положение
— контактную информацию (номер телефона, e-mail) и др.

Рекомендуем разместить строгое фото, это повышает Ваши шансы быть приглашенным на встречу!

Ожидаемый уровень дохода:
Если вы знаете свою стоимость как специалиста, смело указывайте сумму (с 5-10% надбавкой), но если возникают сомнения относительно того, сколько вы стоите, можно определить это самостоятельно на специализированных сайтах, либо обратиться в рекрутинговое агентство, где вам дадут квалифицированный совет. По внутренней статистике сайта HeadHunter, уровень дохода является самым часто используемым критерием по поиску резюме в базе данных. Можно не указывать свои ожидания по зарплате, а озвучить их в телефонном интервью или на собеседовании

Основное образование:
— название учебного заведения (название нужно полностью расшифровывать)
— даты поступления и окончания (в противном случае создается впечатление, что кандидат еще продолжает учиться)
— форму обучения (дневное/вечернее/заочное — для некоторых работодателей обязательно наличие дневной формы обучения, для других, наоборот, обучение на вечернем/заочном отделении – признак зрелости и осознанности выбора)
— специальность по диплому (для выпускников и молодых специалистов можно подробно описать свои достижения во время обучения (публикации, награды и т.п.)
— наличие диплома с отличием, ученой степени

Дополнительное образование:
— Профессиональные курсы (непосредственно по будущей специальности)
— Повышение квалификации (специальные курсы, семинары, тренинги и т.д.)
— Компьютерные курсы
— Языковые курсы

Сведения о трудовой деятельности ( размещается в хронологическом порядке начиная с последнего места работы):

09.2010 — продолжаю работать , ООО «_________________», г. Москва
Сфера деятельности : розничная торговля, оптовая торговля, услуги, производство, перевозки и др.. Должность — секретарь

Функции (выбрать):

— Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
— Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
— Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
— Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
— По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов.
— Организация проведения телефонных переговоров руководителя, записывание в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.

— Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня, регистрация участников);

— Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
— Осуществление контроля за исполнением изданных приказов и распоряжений;
— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
— Выполнение личных поручений руководителя
— Организация командировок и заказ чартерных полетов для руководителя как внутри страны, так и вне страны
— Ведение и контроль финансово-отчетных документов, распределение финансов по статьям расходов руководителя, выполнение функций кассира

Результат работы (выбрать варианты)

Достижения описываются в форме результата, в совершенном виде («сделал(а)», «достиг(ла)»), а не в процессуальной форме («занимался (лась)»). Например:

— оптимизация электронного документооборота;

— осуществление разработки распорядительной и нормативной документации в соответствии с поручениями руководства

— разработка тренинга для офис-менеджеров.

[2]

— Победа в мотивациях ___________________

— обеспечила спокойную работу руководителя в приоритетном направлении.

У Вас перерывы в работе? Причины перерыва в работе (выбрать):

Работа в компании без официального оформления, работа по гражданско-правовому договору (наличие соответствующего документа), рассматривалось достаточное количество предложений, но при этом во всех случаях были те или иные причины, которые не приводили к трудоустройству (например, большая удаленность места работы от места жительства/неудобно добираться; круг обязанностей не соответствовал заявленным в объявлении; непрозрачные условия оплаты труда; несоблюдение ТК и проч.), переквалификация (обучение), творческий отпуск, семейные обстоятельства

Владение ПК Word, Excel, PowerPoint, PhotoShop, 1С и т.д.

Уровень знания иностранного языка (выбрать):
Базовый, разговорный, свободное владение, знание технической терминологии и т.п.

Дополнительные сведения:
— сведения об общественной деятельности
— публикации, патенты
— членство в какой-либо профессиональной ассоциации
— публичные выступления
— наличие водительских прав и личного автомобиля
— загранпаспорт (для тех должностей, где это важно)
— готовность к командировкам и др.

Личностные качества (выбрать):
(Возможно перечислить шаблонные качества, либо отметить те, которые показывают вас как профессионала и подкрепить их доказательствами.)
— Высокая работоспособность и профессионализм,
— Умение отстаивать интересы компании.

-Умение согласованно работать в коллективе

— Умение сконцентрироваться на поставленной задаче для достижения

— Коммуникабельность, ответственность, исполнительность, мобильность, организаторские способности.

-«Благодаря стрессоустойчивости удалось успешно решить возникшие проблемы в работе, требовавшие большой концентрации и коротких сроков исполнения»

— Усидчивость в работе, упорство и оптимизм, способность не опускать руки при неудаче

Возможны еще варианты: Аккуратный, Скрупулёзный, Аналитический , Быстрообучаемый, Дисциплинированный, Добросовестный, Сознательный, Честный , Жизнерадостный, Инициативный , Инновационный , Исполнительный, Старательный, Усердный , Ориентированный на изучение деталей и подробностей, Ориентированный на качество, Ориентированный на клиента, Ориентированный на соврешенствование, Решительный, Твёрдый, Трудолюбивый, Уверенный в себе, Умный, Сообразительный, Хорошо осведомлённый, Информированный , Целеустремленный, Энергичный, Предприимчивый; Активный, Деятельный, Инициативный

Тест для секретаря

Тест для секретаря

Администрация, секретариат

1. Посетитель пришел на переговоры к одному из руководителей компании на 15 минут раньше назначенного вре­мени. Ваши действия? Обоснуйте их

Умение осуществить прием посетителя, доброжелательность, тип корпоративной культуры, к которой привык кандидат

2. Посетитель, которому назначена встреча одним из руководителей компании, ждет уже 5 минут. В этот момент руководитель сооб­щает Вам по телефону, что будет на месте только через 15 минут. Ваши действия?

3. Осмотрите наш офис/эту комнату. Что здесь удачно и что бы Вы предложили улучшить с точки зрения офис-менеджмента?

Умение быстро оценить ситуацию, объективность, корректность, навыки офис-менеджмента

4. Представьте себе, что Вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для компании. Опишите свои действия и то, каким образом Вы будете принимать решение

Умение выбирать оптимального поставщика, проводить тендеры, лояльность и соблюдение интересов компании

5. Одна из Ваших задач — фильтрация звонков, поступающих Вашему руко­водителю. Как Вы будете это делать?

Управляемость — инициативность, корректность, расстановка приоритетов

6. Одновременно Вас просят о каких-то действиях (которые входят в Ваши обязанности) два разных сотрудника. Параллельно делать это невозможно, а оба просят сделать как можно быст­рее. Ваши действия? (Получите от­вет, исходя из разных ситуаций: рав­ные/не равные по иерархии в компа­нии, действительно срочная задача или просто пожелание сотрудника.)

Расстановка приоритетов, навыки коммуникации

7. Ваша задача — выбрать компа­нию-провайдера и организовать обеды в офисе. Ваши действия?

То же, что 4-й вопрос, а также уро­вень внимания и учета интересов других сотрудников компании

8. В офисе звучит сирена пожарной тревоги. Ваши действия?

Умение действовать в критической ситуации, расстановка приоритетов

9. Вам необходимо сообщить руководителю о том, что заказанные для клиента подарки будут на 2 дня позже (это не Ваша вина). Как Вы это сделаете?

Умение брать на себя ответствен­ность, работа с негативной инфор­мацией, склонность к предложе­нию решений в проблемной ситуации

10. Вас просят выполнить, работу, которая не входит в Ваши непосредственные обязанности, но больше никто ее сейчас не сможет сделать исходя из уровня квалификации. Ваши действия?

Заинтересованность в результатах работы в целом, лояльность, умение брать на себя ответственность

11. Три телефонных звонка звучат одновременно. Ваши действия?

Умение быстро ориентироваться, навыки работы, связанной с отве­тами на большое количество звонков в офис

12. Ваш руководитель должен быть в Амстердаме через 5 дней. Виза в Голландию делается в течение трех недель. Ваши действия?

Знание специфики визовой поддержки, умение находить выход из сложной ситуации

13. Ваш руководитель ошибся и назвал водителю такси не тот аэропорт. Он звонит с полдороги и говорит Вам об этом. До конца регистрации осталось полчаса, а ехать минимум 45 минут. Ваши действия?

14. Вы — офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Ваши действия? Каковы будут основные 3-4 требования к буду­щим сотрудникам? (CASE актуален и для тех, кто не претендует на руководящую позицию.)

Умение решать сложную задачу, выходящую за рамки типовых каждодневных функций. Приоритеты и представления о качествах и навыках, оптимальных для сотрудников секретариата

Автор Светлана Иванова

Искусство подбора персонала:Как оценить человека за час

Сервисы для соискателей

Продвижение резюме

Доверьте составление резюме профессионалам!

Узнайте какой вы специалист и добейтесь большего

Автоматическое поднятие резюме в результатах поиска

Отправьте свое резюме в ведущие кадровые агентства

Отправьте свое резюме в компанию мечты

Образование и консультации

Тестовое задание или бесплатный труд?

Часто опытные специалисты считают, что тестовое задание — это не для них. А те, у кого мало опыта, наоборот, берутся за такую объемную работу, что признать такое задание «тестовым» сложно. Непонимание возникает по разным причинам, в том числе из-за ошибок работодателей: тестовое задание иногда не соответствует тем целям, которым должно служить.

Какие цели могут быть?

  1. Проверить ваши реальные знания и навыки. Тестовое задание — это то, что вы делаете не в команде и не под руководством начальника, поэтому ему иногда доверяют больше, чем портфолио.
  2. Познакомить вас с работой. Дать возможность понять и вам, и работодателю, справитесь ли вы, правильно ли вы себе представляли такую работу, интересно ли вам. Задание могут попросить выполнить прямо в офисе.
  3. Проверить ваш ход мыслей, как именно вы видите актуальную проблему или аналогичную задачу. Часто применяется для руководящих и творческих вакансий.

Любое тестовое задание — это еще и проверка мотивации. Но мотивация во время выполнения задания не должна исчезнуть. Если вы еще не видели работодателя и не знаете ничего о компании, а вас уже просят решить несколько объемных задач, это должно насторожить. Тестовые задания зачастую небольшие по объему и не слишком трудозатратные, если это не компания-«звезда», в которой очень высокий конкурс на каждую вакансию.

Если вас уговаривают выполнить сложную работу, которая отнимет немало времени, узнайте у работодателя как можно больше подробностей: в каком виде от вас требуют результат, нужно ли при выполнении задания учитывать особенности компании, можно ли задавать уточняющие вопросы и кто будет оценивать результат. Если задание объемное, вы можете потребовать от работодателя подробный разбор своей работы — и часто это большой плюс.

Тестовая работа помогает не только работодателю, но и соискателю решить, готов ли он каждый день выполнять подобные задания. Будьте осторожны, если:

  • на выполнение тестового задания у вас уходит больше одного дня;
  • вы мало знаете о компании-работодателе;
  • здравый смысл подсказывает, что задание не похоже на тестовое, и это часть работы, на которой компания хочет сэкономить.

А вы с какими тестовыми заданиями сталкивались? Как определяли, когда это — действительно тест, а когда — напрасный труд?

Собеседование на руководящую должность

Расскажем, как провести успешное собеседование с будущим руководителем, дадим инструменты для всех уровней собеседования. Бонус — вопросы с подвохом, чтобы оценить управленческие компетенции. ТОП-7 самых популярных вопросов на собеседовании.

Полезные материалы по теме:

Как проверять кандидатов на должность руководителя

Видео (кликните для воспроизведения).

Успешное собеседование на должность руководителя имеет свою специфику и особенности. Задача такого интервью — оценить опыт руководящей работы кандидата, его достижения и компетенции как управленца.

Такие задачи определяют особый формат собеседования на должность руководителя: собеседники здесь общаются на равных.

HR-ы, проводящие собеседование, должны:

  • хорошо знать организационную структуру компании;
  • иметь представление о состоянии дел в компании;
  • располагать достоверной информацией, почему возникла необходимость в новом руководителе.

Если вы интервьюируете в топы руководителя отдела вашей компании, успокойте его перед интервью. Начните собеседование таким посылом: «Этот разговор ничем вам не угрожает. В любом случае вы можете дальше работать в компании на прежней должности. Цель нашей встречи – понять, подходите ли вы для более высокой позиции и подходит ли она вам. Я отвечу на любые ваши вопросы». Обычно после такого вступления управленцы чувствуют себя менее скованно.

Сколько уровней собеседования нужно провести

Эксперты рекомендует проводить не менее четырех уровней собеседования:

Уровень 1. Оценка общих особенностей личности

Вопросы на собеседовании на руководящую должность на этом уровне проверяют личную информацию о кандидате, выявляют особенности его поведения, способность понимать эмоции других людей ( эмоциональный интеллект ).

Поведенческое интервью позволяет выяснить о кандидате необходимую информацию биографического характера и отследить его манеру поведения, искренность, реакцию на неожиданные вопросы.

Тест Томаса. Оценка способов реагирования в конфликте

3 теста, которые помогут оценить личность кандидата

Уровень 2. Оценка коммуникативных компетенций

Требования к коммуникативным навыкам претендента на руководящую позицию отличаются от требований к рядовому кандидату.

По ответам на собеседовании на руководящую должность оцените, насколько убедителен кандидат в своих высказываниях, обладает ли он навыками речевого воздействия, адаптируется ли он к ожиданиям интервьюера.

Вам поможет тест «Диагностика коммуникативных и организаторских склонностей»

Уровень 3. Оценка аналитических способностей

На этом уровне HR получает ответы на следующие вопросы:

  • На что полагается кандидат при принятии решений: на логику или интуицию?
  • Какой тип мышления у соискателя — тактический или стратегический?
  • Насколько быстро он анализирует и интерпретирует информацию?

Оценить аналитические способности на собеседование с директором поможет ситуационное интервью. Такое интервью предполагает постановку перед кандидатом рабочей задачи или ситуации, которую он должен решить. Уровень эффективности выполнения поставленной проблемы позволит выяснить профессиональные и аналитические способности. Такие интервью проводят с использованием заранее подготовленных или шаблонных кейсов. Сделать прогноз поведения руководителя поможет следующий тест.

Тест Блейка — Мутона. Анализ поведения руководителя

Уровень 4. Оценка навыков командной работы

На этом уровне HR определяет предпочтительные для соискателя методы мотивации, стили управления, приемы работы.

Вопросы при собеседовании на должность руководителя на этом уровне помогают выяснить, способен ли кандидат делегировать полномочия, согласованно работать с коллективом? Как поступит, если его подчиненные не разделяют выбранные им методы?

Для оценки навыков командной работы задайте следующие вопросы:

1. Попросите претендента рассказывать о проекте, который он воплотил. Оцените, как человек работал, верил ли в то, что делал, как преодолевал сложности. Расспросите о результате и как соискатель его прогнозировал, на какие факты и цифры опирался. Это покажет, способен ли он видеть перспективу.

2. Предложите вспомнить ситуацию, когда претендент не достиг нужного результата.

Обсудите не только ситуацию, в которой человек не достиг цели, но и подробности: как именно он поступил, какими способами решил проблему, как справлялся со своими эмоциями и как оценивает действия коллег. Так вы поймете, способен ли соискатель работать в стрессовой ситуации и умеет ли строить эффективные межличностные отношения в команде.

Способен ли кандидат стать лидером команды? Определите с помощью теста «Диагностика лидерских способностей Жарикова и Крушельницкого»

Справка. Как правило, претенденты на должность руководителя проходят проверку службой безопасности. Об этом сообщили 81% кандидатов на позицию топ-менеджера в ходе опроса, проведенного сайтом hh.ru.

Несколько вопросов с подвохом, чтобы оценить управленческие компетенции

Вопрос 1. Что вы делаете, чтобы ваш отдел работал эффективно

Из ответа вы узнаете, как человек организовывает работу, умеет ли управлять сотрудниками и процессами. Уточните у соискателя, чем его функционал отличается от задач подчиненных. Так вы выясните, понимает ли управленец, что такое цикл менеджмента.

Вопрос 2. Чему вы учите свою команду

В ответе претендент покажет, соответствует ли он вашей корпоративной культуре и умеет ли развивать подчиненных. Уточните, как человек оценивал результаты тренингов. Слабый кандидат редко проводит мастер-классы или совсем не развивает персонал.

Вопрос 3. Как вы относитесь к смене технологий

Из ответа сделайте вывод, кто перед вами — консерватор или новатор. Узнайте, в каких компаниях человеку комфортнее работать — в тех, где бизнес-процессы отлажены и редко меняются, или в тех, где ситуация находится в динамике.

ТОП-7 самых популярных вопросов на собеседовании на руководящую должность

  1. Что привлекает вас в нашей компании?
  2. Как вы оценивает потенциал компании, перспективы ее развития?
  3. Ваши ожидания? Насколько хорошо вы ориентируетесь в сфере предлагаемой деятельности?
  4. Ваши успехи и неудачи?
  5. Как вы собираетесь выстраивать отношение с будущими подчиненными? Ваши методы работы?
  6. Предполагаете ли повышение профессиональной квалификации, расширение сферы деятельности, какими способами?
  7. Допустимый минимальный размер оплаты?

б) «Срочно зайдите к Ивану Ивановичу»
в) «Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу»

Тестовое задание для помощника руководителя

Соискатель__________________
Дата _______________________

1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?
а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание
б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция
в) обзорно-аналитическая и представительская функция

2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?
а) деловая переписка и составление договоров
б) организация выставок и встреч с клиентами
в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?
а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК
б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов
в) высокая грамотность, высокая скорость печати

4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?
а) резолюция
б) устное распоряжение
в) специального распоряжения не требуется

5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
а) справка
б) служебная записка
в) акт

6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей
б) не требуется составлять заголовок к тексту письма
в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?
а) » вас=»» иван=»» иванович»=»» ожидает=»»>

8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
а) вводная
б) констатирующая
в) распорядительная

9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой «лично»?
а) вскрывает и не регистрирует
б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует
в) не вскрывает и не регистрирует

10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
а) WordPad
б) Notepad
в) PowerPoint

11. Выберите правильное утверждение:
а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом
б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов
в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
а) правовыми актами
б) распорядительными документами
в) другой вариант

13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
а) должностная инструкция
б) положение об отделе
в) приказ

14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
а) «Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)»
б) «Здравствуйте, с вам говорят из компании N»
в) «Здравтсвуйте, секретарь NN из компании N»

[1]

15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
а) семь дней
б) 10 дней
в) три дня

16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
а) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
в) оформление документа — подписание — регистрация — согласование — утверждение — отправка

17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
а) машинописным способом
б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
а) решение
б) протокол
в) распоряжение

19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?
а) нет
б) да
в) по усмотрению секретаря-референта

20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
а) не позднее дня, следующего за выходным
б) не позднее дня, предшествующего выходному
в) на усмотрение секретаря-референта

21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
а) три листа
б) пять листов
в) 10 листов

22. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:
а) пишутся полностью
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам
в) всегда сокращаются

23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
а) в предложном падеже
б) в дательном падеже
в) в родительном падеже

24. Сколько адресатов может быть на одном документе?
а) не более трех
б) не более четырех
в) не более одного

25. Что понимается под термином «кворум»?
а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания
б) 1/3 членов коллегиального органа
в) 1/2 членов коллегиального органа

26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
а) учет
б) регистрация
в) другой

27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия
б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч
в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-референт:
а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами
б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы
в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

29. Какой бланк используется при оформлении протокола?
а) бланк организации
б) бланк не используется
в) бланк строгой отчетности

30.Что используется при издании совместных приказов?
а) бланки приказов
б) стандартные листы бумаги формата А4
в) общие бланки

31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?
а) с декабря текущего года
б) с 1 января следующего календарного года
в) каждые полгода текущего года

32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
а) наименование организации
б) справочные данные об организации
в) регистрационный номер

33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
а) ежеквартально
б) ежемесячно
в) ежегодно

34. Какие документы относятся к входящим?
а) объяснительные записки
б) служебные письма
в) должностные инструкции

35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
а) двух дней
б) пяти дней
в) шести дней

36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе «Примечание»
б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел
в) поставить в графе «Примечание» отметку «не заведено» и расписаться

37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
а) соблюдением этикета
б) грубым нарушением этикета
в) допустимым явлением

38. Как требуется нумеровать страницы документа?
а) по центру нижнего поля
б) по центру верхнего поля
в) в правом верхнем углу любого документа

39. Что является датой документа для акта?
а) дата события
б) дата подписания
в) дата утверждения

40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве
б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве
в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании

41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:
а) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись
б) «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
в) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения

26-41 правильный ответ
Кандидат отлично подготовлен. Он на высоком уровне владеет знаниями о специфике работы секретаря-референта, знает правила работы с документацией. Если эти качества сочетаются с организованностью и аккуратностью, соискатель, скорее всего, будет эффективен на позиции секретаря-референта.

13-25 правильных ответов
Кандидат правильно ответил на значительную часть вопросов. Однако без дополнительной подготовки он не сможет быть высокоэффективным в своей работе. Если вы пригласите кандидата на работу, ему потребуется опытный наставник. Рекомендуется также направить кандидата на краткосрочное обучение.

1-12 правильных ответов
Неудовлетворительный результат. Кандидат не знает специфики работы секретаря-референта, практические вопросы вызывают у него затруднения. Принимать его на работу не рекомендуется. Посоветуйте соискателю лучше подготовиться, изучить специальную литературу, пройти обучение на курсах.

Тестовое задание для помощника руководителя

Как найти идеального бизнес-ассистента. Практические советы

Танзиля Гарипова,
Основатель Академии Бизнес Ассистентов

Ассистент руководителя — некий многорук и многоног, который облегчает жизнь руководителю. Помощник освобождает время для решения более серьезных вопросов, берет на себя всю рутину и контроль некоторых сотрудников/отделов.

Обязанности напрямую зависят от запросов руководителя — начиная от секретарских, заканчивая управленческими задачами. Обычно помощник подписывает договора, ведет социальные сети, заключает сделки, организовывает время ваше время, ведет деловую переписку с партнерами, нанимает персонал и много другое.

Как составить вакансию и провести собеседование

Важно определиться с задачами помощника и форматом работы (онлайн / в офисе / 50 на 50), прописать мотивацию, график (возможность быть на связи 24/7, чтобы не было лишних вопросов и недопониманий). Если необходимо, указать в вакансии дополнительные навыки и наличие водительских прав + машины у кандидата.

Для подбора кандидатов хорошо работает ассессмент (один из методов комплексной оценки персонала). Оценить помощника легче в моделирующих упражнениях. Внешне метод похож на бизнес-тренинг: участникам предлагаются деловые игры и задания, но их цель не развить умения и навыки, а предоставить равные для всех возможности проявить компетенции в ситуациях, которые будут возникать в работе ассистента.

Примеры игр:

“Продай мне что-либо”
Игра выявляет качества кандидата, позволяет оценить его креативность, уверенность и подход к выполнению задачи.

“Тест на внимательность”
Тест из 20 заданий, которые необходимо выполнить за 30 секунд. Самым первым пунктом напишите “выполнить только одно задание”. Внимательный кандидат вникнет и выполнит только одно задание. Остальные пойдут по остальным пунктам, но не успеют их сделать. Если человек говорит “я не успел”, значит, он плохо прочитал задание — выполнить нужно только один пункт из двадцати.

Если вам по душе индивидуальные собеседования, обратите внимание на энергичность, цели, планы и гибкость мышления кандидата. Выясните, почему человек хочет работать ассистентом, готов ли он работать 24/7 и быть всегда в тонусе.

Вопросы, которые помогают выявить навыки кандидата:
— Ваши цели на 3 года?
— Готовы ли вы работать 24/7?
— Способны ли вы делать 50 дел одновременно?
— Что вы знаете о принципе Парето?
— Какие книги вы прочитали за последние 3 месяца?
— Что с личной жизнью?
— Что вы хотите от работы? Зачем вам это?

Но не стоит забывать, что ассистента вы подбираете не по каким-либо стандартам, а для себя. Важно, чтобы человек был приятным и близким по духу.

Существует 3 типажа ассистентов:

  1. «Партнер руководителю» — в курсе всех текущих дел, понимает специфику работы руководителя, предугадывает возможные трудности и предотвращает их; фильтрует ненужную информацию, решает несущественные вопросы самостоятельно + охотно выполняет сверхурочную работу.
  2. «Специалист» — выполняет работу качественно, но строго в рамках должностной инструкции. Приходит и уходит точно по расписанию, грамотно оценивает ситуацию и аргументирует, но не проявляет самостоятельность; от руководителя дистанцируется.
  3. «Пустышка» — профильное/непрофильное образование, возможны хорошие рекомендации, но качество выполняемой работы непрогнозируемо. Нацеленность не на результат, а на имитацию работы. Множество ошибок в нестандартных ситуациях. Показная лояльность руководителю, деструктивная работа в его отсутствие.

«Партнер руководителю» — идеальный ассистент на долгие годы. Можно рассмотреть «специалиста» и вырастить его до «партнера», но ни в коем случае не брать «пустышку». Человек проработает 1-3 месяца, и вы расстанетесь.

Ввод в должность бизнес-ассистента

Пропишите задачи ассистента, но распределите их на месяц дозировано. Оставьте время на притирку + постепенно добавляйте новые задачи в список.

Сколько платить

Идеальной мотивацией для ассистента будет оклад + % от плана + бонусы. Ориентируйтесь на среднюю цену оплаты труда по рынку вашего города. Не жалейте денег на того, кто готов работать 24/7. Подсчитайте стоимость своего часа и вычислите сколько денег вам экономит помощник. На первое время можно платить от 20-25 тысяч рублей, далее стоит увеличить оклад (в зависимости от количества задач и их ценности).

Золотые правила взаимодействия

— Задачи ставит ассистенту ТОЛЬКО РУКОВОДИТЕЛЬ, а не весь офис;

— Важно проговорить все тонкости работы при собеседовании;

— Старайтесь проговаривать любое недопонимание сразу;

— Никаких любовных отношений между ассистентом и руководителем;

— Выращивайте ассистента до «Партнера руководителю»;

Видео (кликните для воспроизведения).

— Запомните: ассистент — второе лицо в компании после руководителя;

Источники


  1. Шнитенков, А. В. Глава 23 УК РФ. Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Постатейный комментарий. Судебная практика: моногр. / А.В. Шнитенков. — М.: Юстицинформ, 2018. — 917 c.

  2. Тихомиров, М. Ю. Защита жилищных прав. Комментарии, судебная практика, образцы документов / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 144 c.

  3. Головистикова, А. Проблемы теории государства и права. Учебник / А. Головистикова, Ю. Дмитриев. — М.: Эксмо, 2005. — 832 c.
  4. Севан, О.Г. «Малые Корелы». Архангельский музей деревянного зодчества. История создания, методология, современное состояние / О.Г. Севан. — М.: Прогресс-традиция, 2011. — 909 c.
  5. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2010. — 152 c.
Тестовое задание для помощника руководителя
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Реализация материнского капитала

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here