Тесты для персонального ассистента

Советы опытных юристов по теме: "Тесты для персонального ассистента". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Академия Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой

Обучаем, трудоустраиваем и подбираем персональных помощников для руководителей, предпринимателей, политиков по всему миру

10 советов по отбору лучшего бизнес-ассистента

1. Обязательно даем ассистенту тестовые задания. Это могут быть ваши реальные задания из обыденного рабочего дня или что-то выдуманное. Тем самым, Вы проверите, на что способен Ваш кандидат.

2. Проверяем ассистента на стрессоустойчивость.
Есть такое задание для проверки. Все заходят в темную комнату, тушится свет. На стене висит скрученный экран, а по аудитории в хаотичном порядке стоят стулья. Человек заходит, ему говорят: “садись куда хочешь и не задавай вопросов, все вопросы на экране”.
Человек начинает теряться, задавать вопросы, хотя ему сказали их не задавать. При первом же вопросе его исключают, так как он нарушил правило – не задавать вопросов.
Так Вы можете сразу проверить, насколько кандидат собран и готов выполнять ваши поручения.

3. Проводим тестирование кандидата через двойную систему оценки в сервисе hrscanner.ru/

Первый этап – это тест на продуктивность из 20 вопросов, который в системе называется «Резалт»

Вторым этапом у успешных кандидатов, прошедших первый тест мы проверяем личностные качества тестом «Тулс». Он определяет «soft skills» человека или простым языком особенности характера по 10 показателям.

Обожаю этот тест, поскольку он позволяет понять множество потенциальных способностей и склонностей человека к выполнению той работы, которую вы предлагаете.

4. Можно проверить кандидата на детекторе лжи. Детектор лжи стоит от 5000 до 40000 руб.
Если просто купить полиграф для компании – это дорого, то можно проверить на детекторе лжи через специальные агентства – так будет дешевле.

5. Можно использовать ПРОФАЙЛИНГ для отбора лучшего бизнес-ассистента. Это полноценная замена детектора лжи.
Что дает профайлинг? Можно узнать в каких местах потенциальный сотрудник будет слаб, а в каких силен, через сколько времени бросит работу, что для него важно, а что нет. Это три в одном: живое общение, тестирование, проверка.

6. Сделать несколько тестовых дней. В эти дни уже нужно включить полноценную работу ассистента, чтобы он уже вошел в Вашу бизнес-жизнь.

7. Не трудоустраивайте ассистента сразу, как только он Вам понравился.

8. Еще один стресс-тест. Попробуйте загрузить ассистента нереальным количеством задач для нормального человека. Посмотрите, какие вопросы он будет задавать, как будет справляться, будет ли выяснять приоритетность задач, спрашивать – «возможно ли все сделать и к какому сроку» и т. д.

9. Попросите ассистента вести отчетность в автоматической системе управления проектами (trello, basecamp, мегаплан и др.), предварительно выбрав самую удобную с учетом Ваших пожеланий.

10. Осторожно спросите мнение о Вашем бизнес-ассистенте у Ваших коллег, бизнес-партнеров, клиентов.

Как топ-менеджеру найти идеального ассистента

Основными претендентами на должность ассистента руководителя остаются студенты и выпускники ВУЗов, для которых такая работа становится хорошим стартом карьеры. Несмотря на большое количество кандидатов, мало кто из них достаточно компетентен для этой позиции, и топ-менеджерам приходиться соглашаться на то, что есть. На что следует обратить внимание при выборе «идеального ассистента»?

При оценке кандидата первым делом смотрите на его резюме. Здесь надо обратить внимание на такие пункты, как: грамотность в составлении резюме, качественное фото и образование (должно быть высшее и желательно профильное в той сфере бизнеса, в которую кандидат хочет устроиться на работу). Хорошим показателем будет наличие дипломов и сертификатов курсов ассистентов и секретарей или тренингов на такие темы, как: документооборот, компьютерная грамотность, персональная эффективность, правила ведения переговоров, деловой этикет. Если уже есть опыт работы помощником — это большой плюс. Отдать предпочтение следует кандидату со знанием иностранного языка, поэтому просите, чтобы кандидат отправил вам резюме на заявленном иностранном.

На профиле в социальных сетях сделать особый акцент. Чтобы человек ни говорил, а в сетях прекрасно видны его принципы, жизненные приоритеты, с кем и как он общается и чем на самом деле интересуется.

Вторичный отбор — это собеседование. При встрече обратите внимание на внешний вид кандидата, ведь это ваше будущее лицо. Однозначно должен присутствовать сдержанный, деловой стиль. Дорогие модельные вещи и украшения, слишком откровенный наряд, неряшливость — не соответствуют профессиональному имиджу помощника руководителя и пусть это будет для вас сигналом, что перед вами человек, который свою роль не понимает.

Также прислушайтесь к грамотности речи, насколько четко и понятно кандидат излагает свои мысли. Это крайне важный аспект, поскольку ассистенту предстоит общаться с вашими партнерами, коллегами, подчиненными и близкими. Он должен уметь находить со всеми общий язык и четко доносить свои мысли. Если кандидат заявляет, что он знает, как русский, так и украинский, обязательно проверьте, пообщавшись с ним на обоих языках.

Для того чтобы проверить профессиональные качества кандидата, можно применить такой ряд заданий:

    расспросите о предыдущей работе и о предыдущем руководителе, если кандидат начнет рассказывать лишнее, лучше с таким человеком не работать. Ассистенту важно никогда не выдавать служебную информацию, тем более информацию о своем шефе;

подготовьте документ и дайте ему на проверку, это позволит оценить грамотность и внимательность;

дайте задание подготовить приказ и распоряжение. Ассистент обязан знать все атрибуты распорядительных документов и уметь их составлять;

пусть при вас проведет телефонные переговоры с соблюдением всех стандартов: представится, узнает, как зовут респондента, получит от него ответы на все интересующие вопросы, вежливо откажет в просьбе и т. п.;

дайте задание спланировать мероприятие: встречу, поездку, поход в ресторан, заседание;

пусть закроет глаза и опишет, где и что находится в помещении, в котором идет собеседование. Также можно попросить зайти и выйти кого-то из сотрудников, а кандидат пусть опишет их внешность или последовательность действий. Этот тест позволит понять, насколько хорошо развита память и внимательность;

дайте устное задание в 3–4-х предложениях и попросите его делегировать сотруднику, сидящему в соседней комнате. Как результат, вы увидите, есть ли у кандидата понимание вашего поручения и умеет ли он грамотно поручать задачи другим работникам;

для помощника особенно важно уметь «добиваться своего» в пользу руководителя: договариваться о скидке, отстаивать позицию, требовать информацию, иногда буквально заставлять других людей сделать то, что они не хотят. Проверить это качество можно также небольшим заданием, и тут да прибудет с вами фантазия;

Читайте так же:  В упд прописывается водитель или нет
  • если умение приготовить и подать кофе важно, то стоит протестировать и этот навык тоже.
  • И помните, если вы с помощником тратите такое же количество времени на выполнение задач, что и без него, — его смело можно считать неэффективным вложением. Как говорил министр торговли США Малкольм Болдридж: «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет».

    Подбираем персонального ассистента

    Журнал: Управление персоналом: просто, практично, полезно
    Год: 2012
    Рубрика: Идеальный кандидат: Требования к должности
    В каждой компании есть руководители, и большинству из них необходим персональный помощник. Ведь от его четких, своевременных действий зачастую зависит работа начальника. Поэтому так важно подобрать на эту должность человека, не только знающего дело, но и способного, что называется, почувствовать своего руководителя. Не менее значима и правильная организация труда самого ассистента.
    Поиск

    Как показывает практика, на данную вакансию лучше всего вести поиск несколькими путями одновременно. Несмотря на кажущуюся простоту рекрутинга (нет прямой зависимости опыта и квалификации от сферы бизнеса, как, например, у сотрудника отдела продаж), процесс часто затягивается, потому что здесь особую роль играет личностная «стыковка» руководителя и помощника. Зачастую этот фактор значительно более важен, чем при подборе работников на другие должности. Кроме того, из-за представительских функций ассистента немаловажную роль играет его располагающая внешность, доброжелательность, манера общения и соответствие стилю компании.

    Таким образом, стоит задействовать как можно больше способов поиска:

    1. Интернет — довольно эффективен. Опыт показывает, что офисные работники, к которым, совершенно очевидно, относятся и данные сотрудники, чаще пользуются этим ресурсом, чем «полевые» (торговые представители, менеджеры по продажам).

    Функции персонального ассистента обычно следующие:

      составление графика работы начальника; организация оптимальных коммуникаций руководи теля с внешним миром и внутри офиса; организации его деловых поездок; координация работы других секретарей (не всегда); административная работа в офисе; представительские функции, взаимодействие с VIР-гостями и партнерами компании; организация различных мероприятий, в частности для гостей и партнеров фирмы; делопроизводство (не всегда, но часто) и многое другое.

    2. Агентства — в большинстве случаев имеют хорошую базу данных по этому типу вакансий, т. к. претендентов на эти должности ищут часто. Так что если позволяет бюджет, то это довольно перспективный вариант.

    3. Пресса. Если речь идет о специалисте со знанием английского языка, то хорошо использовать англоязычные издания (типа Moscow Times), потому что многие из свободно владеющих иностранным языком регулярно читают зарубежную периодику, поддерживая свой уровень знаний. В ином случае подойдут специальные журналы и газеты по поиску работы (в зависимости от уровня зарплаты и требований).

    4. Специализированная пресса — малоэффективна, но можно использовать издания для секретарей.

    5. Рекомендации — принимать их нужно очень осторожно, т. к. велик риск субъективизма.

    6. Собственная база — если в компании таких должностей много и поиск уже велся раньше, то «почему бы и нет?».

    Оценка

    На основании опыта оценки кандидатов на позицию персонального ассистента в российские и западные компании автор составила перечень необходимых качеств этого сотрудника и инструментов их оценки. Они объединены в две таблицы, включающие общие и специальные компетенции. Их использование поможет менеджерам по персоналу максимально точно оценить кандидата на вакансию и подобрать такого помощника, который лучше всего подойдет конкретному руководителю.

    Адаптация

    Как упоминалось выше, работа персонального ассистента включает выполнение представительских функций, постоянное общение с VIP-партнерами и сотрудниками внешних организаций, а также много моментов, связанных с деловым этикетом и культурой компании. Поэтому адаптации стоит уделить особое внимание, сделав акцент в этот период на традициях, принятом стиле общения и этикете.

    В связи с тем, что персональный ассистент — это человек, который очень тесно взаимодействует с руководителем, важно, чтобы начальник подробно рассказал о своих ожиданиях. Но ему самому это не всегда бывает удобно сделать, кроме того, иногда со стороны лучше заметны особенности его управления. Поэтому, если в организации есть отдел персонала, HR-специалист должен побеседовать с новичком и объяснить ему специфику менеджмента и стиля работы руководителя.

    Мотивация

    Такой сотрудник по определению должен быть очень сильно ориентирован на мнение руководителя и его субъективную оценку. Без этого успеха в такой должности не достичь, ведь работа во многом связана с взаимодействием и помощью, направленными на одного человека, которого очень важно избавить от лишних стрессов и «бытовых» забот (решения вопросов с переездами и приемом важных партнеров и гостей, назначения встреч и т. д.). При этом очень часто из-за перегрузок (в первую очередь моральных) первых лиц компании ассистент может получать значительную долю негативных реакций и эмоций шефа (не столько грубость или некорректность, сколько просто недовольное выражение лица, угрюмость и т. д.).

    В связи с тем, что работа не предполагает четко измеримых и коммерчески значимых результатов, премирование как объективная и прогнозируемая составляющая системы поощрения не может использоваться. Общественное признание тоже трудно достижимо: ассистент взаимодействует, в основном, только с начальником, поэтому нет возможности побеждать в каких-либо конкурсах и быть лучшим среди многих. Получается, что мотивировать персонального помощника достаточно сложно.

    В большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают нешней референцией, т. е. при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. А вот сами начальники в такой внешней оценке и похвале обычно нуждаются мало. Происходит классический вариант проекции: руководитель, что называется, «меряет» по себе, считая, что похвала, внешнее поощрение – детские игрушки. Но на самом деле для других людей это очень важно.

    ПРИМЕР

    Помощник руководителя явно чем-то расстроена. На мои расспросы отвечает: «Я не понимаю толком, доволен ли начальник моей работой, он мне ничего по этому поводу не говорит». Я спрашиваю об этом руководителя, и выясняется, что он полностью удовлетворен тем, как ассистент выполняет свои обязанности, и вообще отзывается о ней в весьма позитивных тонах. Тогда я советую ему давать почаще обратную связь сотруднице, хвалить ее. На что он мне и говорит: «Так она же сама видит, что все хорошо».

    Основные инструменты мотивации и персонального ассистента:

      похвала и признание; внимание со стороны руководителя; премии по результатам работы; улучшение условий труда (компьютер, хорошо оборудованное рабочее место); индивидуальные поощрения (путевка в дом отдыха на пару дней за счет компании, билеты на новый спектакль); стабильность и знание правил «игры», психологический комфорт, в частности, уверенность в том, что можно рассчитывать на корректность и вежливость в общении со стороны руководителя (очень важный фактор мотивации).
    Читайте так же:  Где найти постановление по автоштрафу

    Показатели результативности

    Чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями (они перечислены в начале статьи). Все остальное — существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой ассистента, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным.

    Развитие, обучение, перспективы карьерного роста

    На данную позицию стоит брать людей, которые не особенно ориентированы на карьерный рост: в большинстве случаев эта должность повышения не предполагает. Однако вполне возможен профессиональный рост. Для этого ассистентам рекомендуется проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. Помимо этого, важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), а также менеджмента, если есть подчиненные (секретари, водители, курьеры).

    Типичные ошибки

    Зачастую работа ассистента организовывается неэффективно, что приводит к демотивации человека, смещению целей и, как следствие, низкой результативности труда. В большинстве компаний допускают наиболее частые ошибки, которые можно объединить в категории:

      неправильная мотивация; слишком сильная зависимость от настроения руководителя, иногда — в худшем варианте — ассистенту приходится даже терпеть хамство или грубость. Начальнику стоит помнить, что корректность и стабильность реакции по отношению к персоналу, стоящему значительно ниже на иерархической лестнице, только украшает настоящего лидера; помощник руководителя становится этаким «серым кардиналом» — слишком много себе позволяет, наушничает, формирует отношение начальника к тем или иным сотрудникам, соответственно, ставит их в зависимое положение; а также решает вопрос «допуска к телу» по своему усмотрению (классическая «шоколадка секретарше»). Чтобы избежать подобной ситуации, нужно очень четко определить зоны полномочий и ответственности ассистента.

    Руководитель — это человек, который влияет на благополучие и стабильность всей компании. А успех его работы зависит во многом от эффективной поддержки его помощника. Таким образом, качественный подбор ассистента и правильная организация его труда в итоге становятся важными условиями эффективной работы руководителя.

    Оцениваем претендента на позицию «персональный ассистент» Личностные качества претендента

    Профессиональные качества претендента

    Бесплатные тесты онлайн

    Вы хотите подняться на новую ступень карьеры, получить новую престижную должность и более высокую зарплату? Пройдите бесплатное тестирование онлайн в Центре «Специалист» по интересующему Вас направлению и подтвердите высокий уровень Ваших знаний и навыков!

    Пройти тестирование Вы можете онлайн, в любое удобное для Вас время, находясь на работе или дома, в привычной и комфортной обстановке. После успешного тестирования Вы сможете получить cертификат о сдаче экзамена * по соответствующему курсу Центра компьютерного обучения «Специалист». Это сертификат международного образца на английском языке, который наглядно свидетельствует о высоком уровне Ваших знаний и навыков и является значительным преимуществом при трудоустройстве и карьерном росте как в российских, так и в международных компаниях.

    Для Вас представлены тесты более чем по 10 направлениям: от Microsoft Office до программирования и IT, от компьютерной графики до управления проектами и сервисами, от бухгалтерского учета до СУБД. Тесты разработаны преподавателями Центра, ведущими экспертами в своей области.

    Вы можете пройти онлайн-тестирование перед обучением на курсах Центра «Специалист», чтобы проверить — готовы ли Вы к тому или иному курсу, или после обучения — чтобы убедиться, что знания усвоены хорошо и Вы смело можете записываться на следующий более сложный курс.

    Вы также можете продемонстрировать страницу с результатами Вашего тестирования и пройденными Вами курсами Вашим потенциальным работодателям и подтвердить полученные Вами знания и навыки. Ссылка на эту страницу доступна для формирования из раздела меню «Мои тесты» в личном кабинете на сайте Центра. Просто выделите галочками желаемые пройденные тесты и нажмите на кнопку «Поделиться страницей с сертификатами».

    Работа личного ассистента

    Личный ассистент анонимно рассказал The Village, почему нельзя часто ходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и что будет, если разочаровать начальника.

    Личным ассистентом я стала случайно. Я работала в этой области, но не занималась совсем уж личным. Только пару раз мой бывший шеф забывал галстуки в разных местах Москвы, а мы с водителем их потом искали.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    На собеседовании я успешно прошла трёхчасовой тест по форматированию — на английском и русском. Причём с английским я справилась лучше, чем с русским. Только после этого была личная встреча с главой компании. В кабинет зашла женщина лет сорока: дорогое платье, расшитое каменьями, серьги до плеч, вечерний макияж. Она сказала: «Мой ассистент знает, что на пути из Лондона в Москву я всегда беру фруктовую тарелку в самолёте, а на пути из Москвы в Лондон — никогда. И это — 0,001 % информации, которую вам стоит помнить. А ещё я сижу только на кресле 2d. Если вы не успели его получить, это ваши проблемы. Ещё у меня есть мама и дети. Они тоже летают, и за этим тоже надо следить».

    Прошлого ассистента уволили из-за того, что он оставил мою начальницу Галину в Екатеринбурге без трансфера из аэропорта. Она была вне себя: одно дело прилететь ночью в Лондон или Нью-Йорк, другое — в Екатеринбург и оказаться без машины и без проверенного дорогого водителя, который точно не сопрёт твою сумку за пять тысяч евро.

    Рабочий день

    Первый рабочий день, 9 утра, а у меня в почте уже 30 задач от шефа. Например, перевести 5 миллионов рублей в налоговую, лично. Притом что у меня нет данных карты и счёта, я не знаю, сколько платить и как это вообще делать. Кому звонить? Ассистенты, которые работают на других топов компании, мне не помогли: «Мы заняты, мы заняты, у нас столько дел». Потом нужно было выкупить кучу авиабилетов: опять же никаких данных карточек, ничего нет, ни что покупать, ни за какие деньги, кому звонить — ничего не понятно. Но зато мне рассказали, где пожарный выход. Спасаться только бегством.

    В среднем я получаю задания каждые три минуты. Начальница проснулась в 07:45 и отправила первый имейл. Второй имейл — 07:45. Третий имейл — 07:45. Три имейла за одну минуту. Следующий имейл — 07:46. Следующий имейл — 08:05. Подождала 14 минут. В один день у меня было 42 имейла к 8 утра. И все они были из разряда — 07:01, 07:02, 07:03, 07:04. Если она приезжает в офис, то это всё, целый день на неё. Прошлому ассистенту она писала: «Александр, вы слишком часто ходите в туалет, в чём проблема?» Самое жёсткое выражение, если она недовольна тобой: «У вас очень бедный подход к делу. Вы меня разочаровываете». Если она так написала — всё, иди и вешайся. А если написала «далеко от идеала», то это конец. Чтобы человек понял свою ошибку, ей не надо говорить ничего плохого или на фиг посылать. Она просто говорит: «Это ужасно».

    Читайте так же:  Будет индексация федеральных доплат ветеранам труда

    Обязанности

    Личный ассистент всегда должен быть в курсе, где находится и что делает его начальник. Вот я сейчас точно знаю, что Галина сидит дома, у неё семейный ужин. Что с часу до четырёх — её любимый ланч, а потом всё по расписанию. Если ассистент вдруг не знает, что происходит, это провал. Галина однажды позвонила и спросила: «Скажите, где я сейчас нахожусь?»

    Если она едет на встречу, то ты по умолчанию должен предоставить резюме всех, с кем она будет встречаться. Их должности, семейное положение, увлечения, хобби. За десять минут эти документы должны быть у неё в машине. Начальница может спросить на приёме: «Как выглядит министр экономического развития Улюкаев?» Я быстро скидываю ей его фотографию и резюме. Она смотрит, а потом подходит и свободно общается.

    Однажды она попросила остановить самолёт, потому что была ещё на пути в аэропорт, но регистрация уже закрылась. Я сделала всё возможное, и её пустили на борт. Часто бывает, что она прыгает в самолёт, а вот багаж уже не прыгает (потому что всё закрыто) и летит следующим рейсом. А потом мы выясняем, где её чемоданы, и доставляем их в гостиницу. Есть и стандартные задачи. Она может мне позвонить и спросить: «Вот это ресторан в Лондоне — хороший или нет? Что лучше — взять машину или пешком пройтись?» Зная, что у неё 12-сантиметровый каблук, я рассчитываю расстояние: если больше трёх минут, то лучше взять машину.

    О днях рождения сотрудников нужно напоминать заранее, чтобы она, прилетев из командировки, подошла к секретарю и сказала: «Анна, у вас был день рождения неделю назад. С днём рождения вас!» И все её за это любят. Хотя она забыла тут же, что её зовут Анна, но ты ей напомнил — молодец.

    Нестандартные ситуации

    Личному ассистенту нельзя приходить к шефу с проблемой — только с решением. Перед Новым годом Галина попросила меня заказать из Астрахани семь банок чёрной икры для корпоративных подарков. Окей, мы купили семь банок за 60 тысяч рублей. За десять минут до выхода на вечеринку я напоминаю ей: «Галина, пора выходить, иначе вы туда не доедете, вся Москва стоит». А она мне: «У вас есть десять минут, чтобы найти лёд и запаковать подарочную икру. Она не должна быть комнатной температуры, когда я буду её дарить».

    Пришлось отправить с ней водителя, который придерживал двери в метро и нёс её вечерние туфли

    Поэтому я бегу в магазин, ищу рыбный отдел и выпрашиваю у продавцов колотый лёд. Насыпаю его в красивые прозрачные ёмкости, сверху ставлю банки с чёрной икрой, перевязанные красной лентой. На новогодних вечеринках обычно дарят дорогой алкоголь, которым уже никого не удивишь. А тут приезжает моя начальница, достаёт из подарочных пакетов банки со льдом, сквозь который просвечивает чёрная икра, и дарит их. Мы произвели фурор. Я, кстати, засекла время. На идею, поиски льда и упаковку подарков ушло восемь минут. Это было забавно.

    Потом у нас был корпоратив. Начальница очень хотела поехать на вечеринку «Сноба» и в Forbes Club, потому что там была встреча с Чубайсом. Время старта вечеринок везде одинаковое. Я предупредила Галину, что Москва стоит в пробках. Если она поедет на вечеринки в «Сноб» и в Forbes, не успеет на собственный корпоратив в офисе, чем серьёзно обидит своих сотрудников. Был только один выход — ехать на метро. Галина нехотя согласилась. Вышла из офиса в норковом манто с рукавом три четверти, сумкой Bottega Veneta. Пришлось отправить с ней водителя, который придерживал двери и нёс её вечерние туфли. Четверг, 18:20, люди едут с работы по самой перегруженной ветке — с «Пушкинской» до «Кузнецкого Моста», а потом на «Лубянку». Она вернулась в офис ровно за минуту до своей вступительной речи.

    Отпуск начальника

    Самым сложным был период, когда начальница уезжала в отпуск на Мальдивы. Галина всегда летает только «Люфтганзой», но «Люфтганза» не летает на Мальдивы. Я позвонила в компанию: «Вы точно туда не летаете?» — «Нет, летает Condor Airlines, а мы — нет». Но Галина твёрдо сказала: «Кондор» — говно, она полетит только «Люфтганзой». Я предложила лететь через другой город, а потом пересаживаться. Самым удобным вариантом был Дубай. Галина велела забронировать отель «Бурдж-эль-Араб», чтобы заселиться и днём позже вылететь из Дубая на Мальдивы. А в «Бурдж-эль-Арабе» мест уже не было. Все номера забронированы, luxury-период. Но Галина упряма: «Нет, я хочу только „Бурдж-эль-Араб“». Мы прыгнули выше головы, но забронировали этот отель на две ночи.

    [3]

    Потом начальница решила, что ей обязательно нужно зайти на крышу «Бурдж-Халифа» — самого высокого здания в Дубае. Туда водят экскурсии: платишь 123 доллара, заходишь и смотришь. «Только надо узнать точное время восхода солнца 5 декабря. Выясните это», — поставила передо мной задачу Галина. Мы планировали этот отпуск за три месяца, но мне всё равно удалось правильно рассчитать время восхода солнца и купить билеты на 05:37.

    За семь часов до вылета на Мальдивы начальница решила взять с собой пианино. «Я так расслабляюсь», — сказала она.

    Галина предложила оставить пианино в гардеробе для дальних перелётов. Я ответила начальнице, что всё зависит от того, захочет ли авиакомпания вообще взять на борт её музыкальный инструмент. Для него нужно покупать отдельное место, за 24 часа до вылета. Мы этого не сделали. Я позвонила в Германию, в главный офис «Люфтганзы», и сказала, что мой шеф, почётный пассажир компании, хочет взять на борт пианино. Меня не поняли: «А зачем?» Я говорю: «Ну чтобы играть на Мальдивах. Это её расслабляет. Понимаете, она уже 300 раз летала с вами и ещё 500 раз слетает. Она вас так любит. Важно, чтобы пианино летело вместе с ней». В «Люфтганзе» согласились: «Ладно, приносите на регистрацию. Никому ничего не будем говорить, просто заберём, поставим, а потом выдадим».

    Читайте так же:  Больничный лист это врачебная тайна

    Но в итоге начальница передумала. Не то что «спасибо, не надо». Она просто не взяла пианино с собой. В 4 часа утра она приземлилась в Дубае и написала мне СМС: «Спасибо, пианино не пригодилось. И ещё мы сидели не в один ряд с детьми. Это, конечно, не конец света, но надо бы учесть».

    Мне нравится работать со своей начальницей. Когда ты выкладываешься на полную и получаешь в ответ её благодарность, хочется просто рыдать, плакать и ещё 24 часа работать. Потому что она вот так может сказать спасибо. К тому же это весело. Ты не знаешь, что ждёт тебя на следующий день. Я понимаю, что однажды она может попросить меня купить ей билет на Луну. В обычном письме на почту: «Слушайте, а купите мне, а?» И я буду звонить в НАСА и спрашивать: «А можно всё-таки Галина полетит?» — потому что тебе тоже кажется, что нет ничего невозможного.

    Некоторые Ассистенты ищут «феррари» последней модели, чтобы босс из Милана куда-то доехал. У нас как-то всё человечнее.

    Галина мне как-то предложила вместе пообедать. Я подумала, что за едой мы снова будем обсуждать работу. Но когда я пришла в кафетерий, она сказала: «Вы так похудели. Чем вы занимаетесь? Куда ходите?» Я говорю: «Просто дома тренируюсь». А она: «Вы знаете, я тоже по утрам приседаю со своей дочерью по 100 раз». На таких людей хочется работать. Некоторые ассистенты ищут «феррари» последней модели, чтобы их босс из Милана куда-то доехал. И вот они, как дураки, узнают, бронируют. У нас как-то всё человечнее. Начальница часто спрашивает: «Вам хотя бы интересно?» А я отвечаю: «У меня просто вечный праздник».

    Ассистент II (тест)

    Программа для тестирования учащихся учебных заведений

    • Windows 10
    • Windows 8.1
    • Windows 8
    • Windows 7
    • Windows Vista
    • Windows XP

    Тип лицензии:
    Freeware (бесплатное)

    Ассистент II — это программа для проверки знаний учащихся. Проверка знаний выполняется путем проведений тестирования. Пользователи должны выбрать правильный ответ на вопрос. По завершению тестирования отображается итоговый результат.

    Приложение имеет полную совместимость с операционной системой Windows (32 и 64 бит, начиная с Windows XP). Для загрузки утилиты доступна русская версия софта Ассистент II. Программа распространяется абсолютно бесплатно. Для прохождения тестов не нужно покупать лицензию или подписку.

    программа Ассистент II

    После запуска утилиты нужно указать имя и фамилию учащегося в верхней части интерфейса.

    Следующий этап — выбор одной или нескольких тем из списка в окне ниже. Чтобы сделать выбор, необходимо отметить галочкой нужные пункты. Для запуска тестирования следует нажать кнопку «Начать работу» в нижней части главного окна программы. Перед началом работы можно открыть раздел «Настройки» для внесения изменений в процесс тестирования.

    Здесь пользователи утилиты Ассистент II могут:

    1. Выбрать режим работы: тренажер или контроль знаний. При выборе режима «Контроль знаний» можно указать количество задаваемых вопросов.
    2. Включить или отключить перемешивание вопросов и вариантов ответов.
    3. Отключить отображение некоторых элементов во время тестирования: % баллов, верные ответы, дату, время и т.д.
    4. Установить ограничения по времени на ответы на вопросы (в секундах) и общее время проведения тестирования (в минутах).

    В разделе «Дополнительно» можно внести дополнительные настройки:

    1. Включить функцию смешанных тестов. Работает при выборе нескольких тем одновременно.
    2. Отключить или включить возможность выбора нескольких вариантов ответов на вопрос.
    3. Включить функцию засчитывания только полностью правильных ответов.
    4. Изменить путь к файлу статистики тестирования.
    5. Активировать возможность отправки статистики на удаленный сервер.
    6. Изменить язык интерфейса.

    Преимущества и недостатки программы Ассистент II

    • простой и удобный интерфейс с поддержкой русского языка;
    • возможность выбора нескольких тем для тестирования одновременно;
    • загрузка статистики на удаленный сервер;
    • ручной выбор режима тестирования.
    • при работе на Windows Vista не всегда сохраняется статистика тестирования.

    Тесты для персонального ассистента

    Как найти идеального бизнес-ассистента. Практические советы

    Танзиля Гарипова,
    Основатель Академии Бизнес Ассистентов

    Ассистент руководителя — некий многорук и многоног, который облегчает жизнь руководителю. Помощник освобождает время для решения более серьезных вопросов, берет на себя всю рутину и контроль некоторых сотрудников/отделов.

    Обязанности напрямую зависят от запросов руководителя — начиная от секретарских, заканчивая управленческими задачами. Обычно помощник подписывает договора, ведет социальные сети, заключает сделки, организовывает время ваше время, ведет деловую переписку с партнерами, нанимает персонал и много другое.

    Как составить вакансию и провести собеседование

    Важно определиться с задачами помощника и форматом работы (онлайн / в офисе / 50 на 50), прописать мотивацию, график (возможность быть на связи 24/7, чтобы не было лишних вопросов и недопониманий). Если необходимо, указать в вакансии дополнительные навыки и наличие водительских прав + машины у кандидата.

    Для подбора кандидатов хорошо работает ассессмент (один из методов комплексной оценки персонала). Оценить помощника легче в моделирующих упражнениях. Внешне метод похож на бизнес-тренинг: участникам предлагаются деловые игры и задания, но их цель не развить умения и навыки, а предоставить равные для всех возможности проявить компетенции в ситуациях, которые будут возникать в работе ассистента.

    Примеры игр:

    “Продай мне что-либо”
    Игра выявляет качества кандидата, позволяет оценить его креативность, уверенность и подход к выполнению задачи.

    “Тест на внимательность”
    Тест из 20 заданий, которые необходимо выполнить за 30 секунд. Самым первым пунктом напишите “выполнить только одно задание”. Внимательный кандидат вникнет и выполнит только одно задание. Остальные пойдут по остальным пунктам, но не успеют их сделать. Если человек говорит “я не успел”, значит, он плохо прочитал задание — выполнить нужно только один пункт из двадцати.

    Если вам по душе индивидуальные собеседования, обратите внимание на энергичность, цели, планы и гибкость мышления кандидата. Выясните, почему человек хочет работать ассистентом, готов ли он работать 24/7 и быть всегда в тонусе.

    Вопросы, которые помогают выявить навыки кандидата:
    — Ваши цели на 3 года?
    — Готовы ли вы работать 24/7?
    — Способны ли вы делать 50 дел одновременно?
    — Что вы знаете о принципе Парето?
    — Какие книги вы прочитали за последние 3 месяца?
    — Что с личной жизнью?
    — Что вы хотите от работы? Зачем вам это?

    Но не стоит забывать, что ассистента вы подбираете не по каким-либо стандартам, а для себя. Важно, чтобы человек был приятным и близким по духу.

    Читайте так же:  Чем отличается ген директор от учредителя

    Существует 3 типажа ассистентов:

    1. «Партнер руководителю» — в курсе всех текущих дел, понимает специфику работы руководителя, предугадывает возможные трудности и предотвращает их; фильтрует ненужную информацию, решает несущественные вопросы самостоятельно + охотно выполняет сверхурочную работу.
    2. «Специалист» — выполняет работу качественно, но строго в рамках должностной инструкции. Приходит и уходит точно по расписанию, грамотно оценивает ситуацию и аргументирует, но не проявляет самостоятельность; от руководителя дистанцируется.
    3. «Пустышка» — профильное/непрофильное образование, возможны хорошие рекомендации, но качество выполняемой работы непрогнозируемо. Нацеленность не на результат, а на имитацию работы. Множество ошибок в нестандартных ситуациях. Показная лояльность руководителю, деструктивная работа в его отсутствие.

    «Партнер руководителю» — идеальный ассистент на долгие годы. Можно рассмотреть «специалиста» и вырастить его до «партнера», но ни в коем случае не брать «пустышку». Человек проработает 1-3 месяца, и вы расстанетесь.

    Ввод в должность бизнес-ассистента

    Пропишите задачи ассистента, но распределите их на месяц дозировано. Оставьте время на притирку + постепенно добавляйте новые задачи в список.

    Сколько платить

    Идеальной мотивацией для ассистента будет оклад + % от плана + бонусы. Ориентируйтесь на среднюю цену оплаты труда по рынку вашего города. Не жалейте денег на того, кто готов работать 24/7. Подсчитайте стоимость своего часа и вычислите сколько денег вам экономит помощник. На первое время можно платить от 20-25 тысяч рублей, далее стоит увеличить оклад (в зависимости от количества задач и их ценности).

    Золотые правила взаимодействия

    [1]

    — Задачи ставит ассистенту ТОЛЬКО РУКОВОДИТЕЛЬ, а не весь офис;

    — Важно проговорить все тонкости работы при собеседовании;

    — Старайтесь проговаривать любое недопонимание сразу;

    — Никаких любовных отношений между ассистентом и руководителем;

    — Выращивайте ассистента до «Партнера руководителю»;

    — Запомните: ассистент — второе лицо в компании после руководителя;

    ЛайфхакЛичный ассистент — о том, как всё успевать

    The Village поговорил с девушкой, которая помогает справляться с делами гендиректору крупной компании, и узнал, как она планирует работу

    The Village запускает серию материалов, в которых специалисты в разных областях будут давать полезные советы о том, в чём они очень хорошо разбираются. В первом выпуске — персональный ассистент руководителя. Представители этой профессии помогают организовать работу очень занятым людям, составляют графики и следят за тем, чтобы всё шло по плану. Именно поэтому мы попросили персонального ассистента дать несколько советов о том, как расставлять приоритеты и соблюдать дедлайны обычным людям, у которых нет таких помощников.

    Наталия Михайлова

    персональный ассистент финдиректора компании «Мон’дэлис Русь»

    Как вовремя просыпаться и не опаздывать на работу

    Для меня залог хорошего рабочего дня — это здоровый сон не менее восьми часов, поэтому на неделе я стараюсь ложиться не позже десяти вечера. Также важно, чем вы заняты перед сном. Никакого телевизора или очень интересной книги, которую можно читать всю ночь! Хорошо принять ванну с лавандой — она расслабляет и успокаивает, пообщаться с родственниками.

    [2]

    Раньше я жила в 15 минутах езды на машине от работы и всегда опаздывала даже к десяти, а сейчас живу за МКАДом и всегда приезжаю к восьми. Это, конечно, советом не назовешь, но мне помогло.

    Как сделать максимум работы, но не чувствовать себя разбитым

    Как и у любого персонального ассистента, в течение дня у меня очень много разнообразных дел и заданий, и, чтобы всё успеть и не быть в конце дня разбитой, я стараюсь чередовать интересные, творческие дела с рутинной бумажной работой. Первая отвлекает и даже может поднять настроение, а второе я воспринимаю как отдых для головы и часто включаю приятную музыку, пока делаю что-то нудное руками.

    Как расставить приоритеты и выбрать важные дела

    Этот вопрос задаёт себе каждый начинающий персональный ассистент. Для меня ответ — опыт, только с опытом ты можешь сама понять, что важно и требует твоей вовлечённости прямо сейчас, а что можно сделать через час, день, неделю. Но пока опыта нет, мой совет — не бойтесь спросить у своих коллег, которые вам что-то поручили, какое дело срочное, а какое можно отложить. Главное, всё записывайте, чтобы то, что вы отложили, не забыть.

    В офисном ноутбуке у нас ограниченный набор программ, и тут мой главный помощник — Outlook вообще и календарь в частности. Я забиваю в календарь максимум того, что нужно сделать в определённое время. Поэтому в глазах своего руководителя я никогда ничего не забываю, хотя, конечно, это не так. Ну, и ещё синхронизация с телефоном помогает быть в курсе всего 24 часа в сутки.

    Как соблюдать дедлайн

    Я всегда ставлю свои дедлайны, которые раньше официальных хотя бы на день, чтобы в случае форс-мажора было время что-то сделать и исправить. Банально, но когда это становится привычкой и ты, соответственно, планируешь свои дела в течение дня, недели, месяца, то работает безотказно.

    Как бороться с ленью и прокрастинацией

    Единственное, что мне приходит в голову, — это мотивация. Причём скорее даже самомотивация, потому что руководитель не будет всё время мотивировать вас, какому бы хорошему руководителю вы ни подчинялись. Мотивация, как мы знаем, бывает самая разная, и нужно найти именно свою.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Для меня, например, сильной мотивацией является чувство удовлетворения, когда я делаю свою работу на 200 %. Ну и, конечно, признание со стороны начальника и коллег. Правда, работа персонального ассистента видна только тогда, когда она делается плохо, так что умение себя подать и показать свой профессионализм для нас необходимо.

    Источники


    1. Тихомиров, М. Ю. Незаконное увольнение. Практическое пособие / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 673 c.

    2. Толчеев Н. К. Справочник судьи и адвоката по гражданским делам; ТК Велби, Проспект — М., 2014. — 262 c.

    3. Контрольно-кассовая техника. Нормативные акты, официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 113 c.
    4. Арсеньев, К. К. Заметки о русской адвокатуре / К.К. Арсеньев. — М.: Автограф, 2015. — 560 c.
    5. Дьяченко, Е. Б. Контроль за корпорациями. Доктрина и практика / Е.Б. Дьяченко. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 142 c.
    Тесты для персонального ассистента
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here