Тесты для помощника руководителя с ответами

Советы опытных юристов по теме: "Тесты для помощника руководителя с ответами". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Тесты для помощника руководителя с ответами

Соискатель__________________
Дата _______________________

1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?
а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание
б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция
в) обзорно-аналитическая и представительская функция

2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?
а) деловая переписка и составление договоров
б) организация выставок и встреч с клиентами
в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?
а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК
б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов
в) высокая грамотность, высокая скорость печати

4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?
а) резолюция
б) устное распоряжение
в) специального распоряжения не требуется

5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
а) справка
б) служебная записка
в) акт

6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей
б) не требуется составлять заголовок к тексту письма
в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?
а) «Вас ожидает Иван Иванович»
б) «Срочно зайдите к Ивану Ивановичу»
в) «Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу»

8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
а) вводная
б) констатирующая
в) распорядительная

9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой «лично»?
а) вскрывает и не регистрирует
б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует
в) не вскрывает и не регистрирует

10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
а) WordPad
б) Notepad
в) PowerPoint

11. Выберите правильное утверждение:
а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом
б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов
в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
а) правовыми актами
б) распорядительными документами
в) другой вариант

13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
а) должностная инструкция
б) положение об отделе
в) приказ

14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
а) «Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)»
б) «Здравствуйте, с вам говорят из компании N»
в) «Здравтсвуйте, секретарь NN из компании N»

15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
а) семь дней
б) 10 дней
в) три дня

16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
а) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
в) оформление документа — подписание — регистрация — согласование — утверждение — отправка

17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
а) машинописным способом
б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
а) решение
б) протокол
в) распоряжение

19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?
а) нет
б) да
в) по усмотрению секретаря-референта

20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
а) не позднее дня, следующего за выходным
б) не позднее дня, предшествующего выходному
в) на усмотрение секретаря-референта

21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
а) три листа
б) пять листов
в) 10 листов

22. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:
а) пишутся полностью
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам
в) всегда сокращаются

23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
а) в предложном падеже
б) в дательном падеже
в) в родительном падеже

24. Сколько адресатов может быть на одном документе?
а) не более трех
б) не более четырех
в) не более одного

25. Что понимается под термином «кворум»?
а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания
б) 1/3 членов коллегиального органа
в) 1/2 членов коллегиального органа

26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
а) учет
б) регистрация
в) другой

27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия
б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч
в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-референт:
а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами
б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы
в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

29. Какой бланк используется при оформлении протокола?
а) бланк организации
б) бланк не используется
в) бланк строгой отчетности

30.Что используется при издании совместных приказов?
а) бланки приказов
б) стандартные листы бумаги формата А4
в) общие бланки

31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?
а) с декабря текущего года
б) с 1 января следующего календарного года
в) каждые полгода текущего года

32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
а) наименование организации
б) справочные данные об организации
в) регистрационный номер

33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
а) ежеквартально
б) ежемесячно
в) ежегодно

34. Какие документы относятся к входящим?
а) объяснительные записки
б) служебные письма
в) должностные инструкции

35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
а) двух дней
б) пяти дней
в) шести дней

Читайте так же:  Военная ипотека сбербанка

36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе «Примечание»
б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел
в) поставить в графе «Примечание» отметку «не заведено» и расписаться

37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
а) соблюдением этикета
б) грубым нарушением этикета
в) допустимым явлением

38. Как требуется нумеровать страницы документа?
а) по центру нижнего поля
б) по центру верхнего поля
в) в правом верхнем углу любого документа

39. Что является датой документа для акта?
а) дата события
б) дата подписания
в) дата утверждения

40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве
б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве
в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании

41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:
а) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись
б) «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
в) «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения

26-41 правильный ответ
Кандидат отлично подготовлен. Он на высоком уровне владеет знаниями о специфике работы секретаря-референта, знает правила работы с документацией. Если эти качества сочетаются с организованностью и аккуратностью, соискатель, скорее всего, будет эффективен на позиции секретаря-референта.

13-25 правильных ответов
Кандидат правильно ответил на значительную часть вопросов. Однако без дополнительной подготовки он не сможет быть высокоэффективным в своей работе. Если вы пригласите кандидата на работу, ему потребуется опытный наставник. Рекомендуется также направить кандидата на краткосрочное обучение.

1-12 правильных ответов
Неудовлетворительный результат. Кандидат не знает специфики работы секретаря-референта, практические вопросы вызывают у него затруднения. Принимать его на работу не рекомендуется. Посоветуйте соискателю лучше подготовиться, изучить специальную литературу, пройти обучение на курсах.

Академия Бизнес Ассистентов Танзили Гариповой

Обучаем, трудоустраиваем и подбираем персональных помощников для руководителей, предпринимателей, политиков по всему миру

10 советов по отбору лучшего бизнес-ассистента

1. Обязательно даем ассистенту тестовые задания. Это могут быть ваши реальные задания из обыденного рабочего дня или что-то выдуманное. Тем самым, Вы проверите, на что способен Ваш кандидат.

2. Проверяем ассистента на стрессоустойчивость.
Есть такое задание для проверки. Все заходят в темную комнату, тушится свет. На стене висит скрученный экран, а по аудитории в хаотичном порядке стоят стулья. Человек заходит, ему говорят: “садись куда хочешь и не задавай вопросов, все вопросы на экране”.
Человек начинает теряться, задавать вопросы, хотя ему сказали их не задавать. При первом же вопросе его исключают, так как он нарушил правило – не задавать вопросов.
Так Вы можете сразу проверить, насколько кандидат собран и готов выполнять ваши поручения.

3. Проводим тестирование кандидата через двойную систему оценки в сервисе hrscanner.ru/

Первый этап – это тест на продуктивность из 20 вопросов, который в системе называется «Резалт»

Вторым этапом у успешных кандидатов, прошедших первый тест мы проверяем личностные качества тестом «Тулс». Он определяет «soft skills» человека или простым языком особенности характера по 10 показателям.

Обожаю этот тест, поскольку он позволяет понять множество потенциальных способностей и склонностей человека к выполнению той работы, которую вы предлагаете.

4. Можно проверить кандидата на детекторе лжи. Детектор лжи стоит от 5000 до 40000 руб.
Если просто купить полиграф для компании – это дорого, то можно проверить на детекторе лжи через специальные агентства – так будет дешевле.

5. Можно использовать ПРОФАЙЛИНГ для отбора лучшего бизнес-ассистента. Это полноценная замена детектора лжи.
Что дает профайлинг? Можно узнать в каких местах потенциальный сотрудник будет слаб, а в каких силен, через сколько времени бросит работу, что для него важно, а что нет. Это три в одном: живое общение, тестирование, проверка.

6. Сделать несколько тестовых дней. В эти дни уже нужно включить полноценную работу ассистента, чтобы он уже вошел в Вашу бизнес-жизнь.

7. Не трудоустраивайте ассистента сразу, как только он Вам понравился.

8. Еще один стресс-тест. Попробуйте загрузить ассистента нереальным количеством задач для нормального человека. Посмотрите, какие вопросы он будет задавать, как будет справляться, будет ли выяснять приоритетность задач, спрашивать – «возможно ли все сделать и к какому сроку» и т. д.

9. Попросите ассистента вести отчетность в автоматической системе управления проектами (trello, basecamp, мегаплан и др.), предварительно выбрав самую удобную с учетом Ваших пожеланий.

10. Осторожно спросите мнение о Вашем бизнес-ассистенте у Ваших коллег, бизнес-партнеров, клиентов.

Тест для секретарей на знание делопроизводства

Тест для секретарей на знание делопроизводства

1. Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано:

а) руководителем предприятия и главным бухгалтером;

б) руководителем предприятия и ответственным исполнителем письма;

в) главным бухгалтером и ответственным исполнителем письма;

г) исключительно главным бухгалтером предприятия.

2. Какой должна быть подпись на документе, если он составлен на фирменном бланке компании:

а) Генеральный директор (подпись) Ф. Е. Петров;

б) Генеральный директор ОАО «Лилия» (подпись) Петров Ф. Е.;

в) Петров Ф. Е. (подпись).

3. Оттиск печати на служебном документе ставят таким образом, чтобы он захватывал:

а) первые несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

б) последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

в) последние несколько букв фамилии лица, подписавшего документ;

г) последнюю строчку текста служебного документа.

4. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?

а) машинописным способом;

б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;

в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется любым способом.

5. Какой из указанных видов приказов является ошибочным:

а) приказ по основной деятельности;

б) приказ по административно-хозяйственной деятельности;

в) приказ по финансово-хозяйственной деятельности;

г) приказ по личному составу.

6. Порядковый номер бланка следует располагать:

а) в верхней части лицевой стороны бланка;

б) в нижней части лицевой стороны бланка;

в) в верхней части обратной стороны бланка;

г) в нижней части обратной стороны бланка.

7. Какие из приведенных ниже входящих документов не подлежат регистрации:

а) поздравительные письма;

б) гарантийные письма;

г) сопроводительные письма.

8. В личную карточку сотрудника не заносят сведения:

а) о воинском учете;

[3]

б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям;

Читайте так же:  Внесение изменений законопроект многодетным семьям

в) об общем стаже работы;

г) о семейном положении.

9. Служебный документ, который содержит предложение о назначении на должность, переводе на другую должность (работу) или поощрении (награде, премировании) сотрудника организации называется:

а) приказ по личному составу;

б) докладная записка;

в) приказ по административно-хозяйственным вопросам;

10. Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» в служебном документе, оформленном на нескольких листах, указывают:

а) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа;

б) в левом верхнем углу обратной стороны последнего листа документа;

в) в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа;

г) в левом нижнем углу обратной стороны последнего листа документа;

Ключ к тесту на знание делопроизводства Украины:

1 — а
2 — а
3 — б
4 — в
5 — в
6 — г
7 — а
8 — б
9 — г
10 — а

Как проверить способности и умения нового секретаря руководителя

Существует множество способов проверки профессиональных знаний и умений. Самый простой и действенный — проверить грамотность и уровень владения персональным компьютером: провести небольшой диктант на русском, украинском или иностранном языке (набирать текст нужно на компьютере).

В качестве эффективного метода оценки профессионализма кандидатов очень хорошо зарекомендовали себя кейсы (cases) — типичные рабочие задания. Кейсы позволяют определить сильные и слабые стороны кандидата при решении текущих проблем, выявить уровень сформированности основных умений и навыков, что дает возможность выбрать самого подготовленного и опытного кандидата и существенно сэкономить время.

При подборе секретаря можно воспользоваться мини-кейсами, а для проверки знаний норм делопроизводства подойдут хорошо зарекомендовавшие себя специальные тесты.

Кейс позволяет оценить не только конкретные навыки кандидата, но и привычные модели его поведения, личностные особенности. Лучше всего предлагать данные ситуации кандидату в контексте общего интервью, чередуя с другими вопросами, методиками, не сообщая отдельно о тестировании с помощью кейсов. В противном случае кандидат может давать «желательные», ожидаемые ответы.

Материалы кейсов целесообразно использовать в дальнейшем при обучении сотрудника, принятого на работу. Разбор практических ситуаций (case-study) развивает умение анализировать информацию, выделять главное, генерировать пути решения проблемы, предлагать возможные альтернативы и оценивать их.

Во время проведения интервью нужно выяснить дополнительные сведения о кандидате. Многие соискатели рассматривают должность секретаря как временную, видят в ней своеобразный «трамплин» для профессионального роста. Узнать об отношении кандидата к профессии можно с помощью следующих вопросов: «Кем Вы видите себя через пять лет?», «Были ли попытки сменить профиль работы? Как это повлияло на результаты работы?». Если компания стремится к тому, чтобы кандидат оставался лояльным и развивался в рамках своей профессии, нужно сразу оговорить этот вопрос, чтобы сэкономить время — свое и соискателя.

Особое внимание необходимо уделить вопросу подбора помощника руководителя, функции которого существенно отличаются от обязанностей рядовых секретарей. Хороший помощник руководителя должен настолько сработаться со своим шефом, чтобы всегда быть на шаг впереди проблем, с которыми может столкнуться глава компании, не ждать указаний, а предвидеть ожидания, не ликвидировать проблему, а предотвращать ее, то есть быть проактивньм. При подборе помощника очень важно учитывать особенности личностей обоих людей, которым предстоит работать в таком тесном взаимодействии. Каким образом? Автор советует использовать подходы соционики: определить психотипы руководителя и соискателей и на основе этого спрогнозировать характер их взаимоотношений.

Желательно, чтобы тип организационной культуры, к которой привык кандидат (или в которой он желает работать), совпадал с организационной культурой компании. При подборе кандидата на должность помощника нужно обязательно организовать личное собеседование соискателя с руководителем, поскольку только при личном контакте люди интуитивно чувствуют, сложится ли их профессиональный тандем.

Такой многоступенчатый подход к отбору секретаря оправдан, ведь человек на этой должности — не просто рядовой сотрудник, а лицо и голос компании, и даже ее душа.

Ситуационный тест (бесплатный)

Ситуационный тест предназначен для руководителей или для тех, кто планирует занять руководящий пост.

Каждый вопрос ситуационного теста состоит из:

  • Сценария: описания ситуации, связанной с рабочим процессом.
  • Вопроса и пояснения о том, как необходимо выбирать ответ каждый вопрос. Тест включает в себя три различных формата вопросов:

1) Вопросы, где необходимо выбрать только один лучший (худший) ответ на заданную ситуацию.

2) Вопросы, где необходимо выбрать один лучший и один худший ответ.

3) Вопросы, где необходимо оценить эффективность предложенных ответов.

  • Ответов: список возможных ответов на ситуацию, описанную в сценарии. Ответы представлены в виде списка или в виде таблицы.

Данный практический тест включает в себя сценарии, демонстрирующие ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы на управленческой должности. Ситуации описываются в контексте: управления сотрудниками, поощрения их развития, уважения их потребностей, эффективной коммуникации, социального интеллекта, добросовестности, принятия решений и решения различных проблем, которые могут возникнуть на должности менеджера.

Перед каждым ответом внимательно прочитайте сценарий и инструкции.

Наши ситуационные тесты, разработаны в соответствии с представленными стандартами ситуационных тестов на рынке отбора персонала, в том числе используемые на кадровых конкурсах – таких как «Лидеры России» Тесты предназначены для ознакомления с различными форматами вопросов и тактикой правильных ответов.

Время на выполнение: 7 минут
Количество вопросов: 5

Настоящий помощник руководителя

Видео (кликните для воспроизведения).

Хороший и профессиональный секретарь – это универсальный помощник любого руководителя. Именно он способен удержать в приемной важных посетителей пока шеф на совещании, защитить грудью кабинет начальника, если тот попросил никого не впускать, приготовить самый вкусный кофе и даже напомнить о дне рождения нелюбимой тещи, если босс об этом забудет.

Вместе с тем многие руководители недооценивают той помощи, которую им могут предоставить их секретари, сводя ее к выполнению элементарных обслуживающих функций. Так, Европейская ассоциация профессиональных секретарей, в качестве основной роли такого специалиста, определяет его обязанность знать сущность деятельности своего руководителя, максимально обеспечивать ее продуктивность и уметь брать большую часть работы начальника на себя.

Однако, для выполнения такой задачи, при подборе секретаря нужно руководствоваться совсем другими критериями, нежели привлекательная внешность и хорошие манеры. В преддверии Международного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет руководителям, какие функции выполняет настоящий офисный помощник и как его выбрать.

Зачем вам нужен секретарь?

Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом. По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера . Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.

Читайте так же:  Новая форма квитанции жкх

Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:

  • Работа с документами . Прежде всего, секретарь работает с документами, которые поступают руководителю на подпись/резолюцию/визирование. При их обработке он проверяет грамотность и соответствие требованиям оформления, сводя функции руководителя лишь к проверке их содержания и непосредственно подписи. Кроме этого, в функции секретаря может входить обязанность добрать и предоставить необходимые для оценки тех или иных положений документы (например, к новому штатному расписанию приложить старое). Помимо этого, секретарь участвует в создании тех или иных корпоративных документов, наборе приказов и распоряжений и т.п., что существенно упростит работу начальника.
  • Организация приема посетителей . Выполняя данную функции секретарь, не только записывает посетителей на прием и располагает их перед общением с начальником, но и докладывает руководителю о целях посещения, напоминает о них, информирует о прибытии лиц, перенаправляет посетителей к другим работникам, если необходимость встречи с руководителем отсутствует и т.д.
  • Участие в подготовке и проведении совещаний . Основная цель секретаря в данном случае – максимальное сокращение затрат рабочего времени руководителя на проведение оперативок и совещаний, а также способствование реализации принятых на нем решений. В этих целях секретарь может составлять список участников, осуществлять контроль над подготовкой необходимых материалов, докладывать руководителю о численности прибывших, подготавливать иллюстрационный материал, вести протокол и устанавливать контроль над реализацией поручений.
  • Организация связи руководителя . Согласно статистике, разговоры руководителя по телефону могут занимать от 6 до 10% его рабочего времени. Основная задача секретаря – исключить большую часть подобных телефонных обращений, перенаправляя их в необходимое структурное подразделение или разрешая возникшие вопросы самостоятельно. Тактичный отказ от разговора с руководителем – необходимое умение секретаря . Вторая, не менее важная задача – анализ полученной по телефону информации и определение той, которая должна быть донесена начальнику немедленно.
  • Организация рабочего времени . Профессиональный секретарь всегда напоминает руководителю о важных встречах, переговорах, мероприятиях и принимает меры, относительно оптимальной их организации. Кроме того, он четко сдерживает соблюдение графика работы руководителя, исключает потери его рабочего времени и даже согласовывает с ним свои личные планы.
  • Поддержание деловых контактов . С этой целью секретарь ведет учет организаций и должностных лиц, с которыми руководитель поддерживает деловые отношения, собирает о них необходимую информацию, информирует начальника об организационных изменениях и даже подготавливает тексты поздравительных писем.

Критерии отбора

Качественно исполнять указанные функции сможет только настоящий профессионал, которого не так-то легко и найти на рынке соискателей – способными к выполнению таких задач секретарями руководители очень дорожат, а сами специалисты работают с начальниками на протяжении даже десятков лет. Как правило, поиском действительно профессиональных секретарей занимаются рекрутинговые агентства, поскольку при его подборе нужно будет просмотреть сотни резюме и провести десятки собеседований.

Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:

  • Наличие профессиональных навыков и умений . В их число должно входить знание иностранных языков, грамотность, умение стенографировать, знание делопроизводства (регистрация, составление и оформление документов, формирование и номенклатура дел и т.д.), основ архивного дела, правил эксплуатации оргтехники, офисных программ и даже основ психологии.
  • Опыт организационной деятельности . Помимо опыта секретарской работы, соискатель должен обладать навыками самоорганизации собственной работы, с учетом требований руководителя, особенностей деятельности компании и управленческого аппарата.
  • Чувство ответственности и способность к работе . Ответственность стоит наравне с профессиональными навыками секретаря, так как его работа должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач. Секретарь должен быть готов брать ответственность за их выполнение на себя.
  • Самостоятельность и инициативность . В некоторых ситуациях, исходя из установок руководителя, секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения, однако, не выходя за определенные пределы и не подменяя начальника.
  • Стрессоустойчивость . Выполнение поставленных начальником задач, общение с посетителями, ненормированный рабочий график, ответственность – все это здорово выматывает и снижает трудоспособность человека, поэтому готовность к стрессам и адекватная реакция на них – незаменимое для секретаря качество.
  • Тактичность . Умение вести себя с разными категориями людей, держать «язык за зубами» и хранить корпоративные секреты – одни из основных обязанностей секретаря, поэтому на нее так же нужно обращать внимание.

Не стоит сразу списывать со счетов специалистов без высшего образования . Безусловно, наличие диплома – один из показателей профессионализма, однако, далеко не всегда его гарантия. Практика показывает, что профессиональный секретарь может быть таковым и без высшего образования, особенно если он обладает всеми необходимыми руководителю качествами.

Кто вам действительно нужен?

При всем этом, работа секретаря, как и выполняемые им функции, достаточно многогранны – все это зависит от требований непосредственного начальника. Описанные выше специфика и критерии следует относить непосредственно к секретарю приемной , что есть самой распространенной позицией в отечественных компаниях. Однако сегодня, условия ведения бизнеса настолько разнообразны и специфичны, что руководителю могут потребоваться помощники, выполняющие несколько иные функции. В зависимости от поставленных перед административным работником задач, занимаемая им позиция, как и предъявляемые к кандидатам требования, могут несколько отличаться.

Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.

  • Личный ассистент . Нанимается, когда руководителю нужна «правая рука». В его задачи может входить как планирование рабочего графика, организация встреч, ведение переговоров, так и решение вопросов личного характера, например, организация семейного праздника. В то же время его работа предполагает не просто выполнение технических функций, но и самостоятельное решение многих задач, в том числе, выполнение большей части работы наставника . Поэтому на такие должности чаще всего нанимают мужчин средних лет со специальным образованием, разбирающихся в деятельности компании, опытом работы ассистентом не менее 3-5 лет, знанием языков, способностью принимать волевые решения и умением вести деловые переговоры.
  • Секретарь на ресепшн . Если функции секретаря будут сводиться к встрече гостей, подаче напитков, ответам на звонки и взаимодействию с курьерами – вам нужен именно такой, чисто технический работник. Поскольку он первый, кого встречают посетители офиса – основным критерием отбора должна стать привлекательная внешность. Однако в таком случае, выполнения более широких функций от таких работников требовать не стоит.
  • Секретарь-референт . Должность, частично совмещающая функции секретаря приемной и личного ассистента, поэтому она считается универсальной. Как правило, таких специалистов нанимают руководители, имеющие развитый административный персонал. В их функции входит подготовка особо важных документов, сопровождение на переговорах, протоколирование встреч, а также выполнение отдельных важных поручений. Они существенно больше взаимодействуют с руководителями, а поэтому и требования к ним должны предъявляются на порядок выше, чем к обычному секретарю.
Читайте так же:  Сколько действует мед справка на трактора

Подводя итог, отметим, что при подборе секретаря, независимо от спектра выполняемых им функций, не стоит делать упор только на личностные или только профессиональные качества . В этом деле важно найти удачный симбиоз таких характеристик, и тогда, не забывая, конечно, про достойное финансовое поощрение, вы обязательно обретете не только настоящего помощника, но и верного соратника и даже хорошего друга.

Ответы на тест для руководителей

В рамках борьбы с дурацкими тестами работодателей при поиске работы публикую ответы на вопросы одного из них (очень популярен в последнее время). Некоторым эти ответы позволят еще и немного повысить свою эрудицию в области управления экспресс-методом)))

Тест для руководителей высшего звена (базовые вопросы из областей финансы, маркетинг, стратегическое управление, управление изменениями, HR).

Какие факторы необходимо учитывать при планировании потребностей в персонале?

Результаты оценки и аттестации персонала

Анализ выполняемых работниками функций и отдельных видов работ

Результаты наблюдения за работниками на их рабочих местах

Все ответы верны

Адаптационный период нового сотрудника.

по продолжительности всегда равен испытательному сроку

в два раза меньше продолжительности испытательного срока

по продолжительности всегда дольше испытательного срока

не зависит от продолжительности испытательного срока

Какие из перечисленных методов обучения относятся к групповым?

Целевое изучение литературы

Ни один ответ не верен

Ожидания каких заинтересованных сторон должна удовлетворять система управления человеческими ресурсами в компании?

Что из приведенного ниже можно считать долгосрочными результатами функционирования грамотно выстроенной на предприятии системы управления человеческими ресурсами?

Приверженность и высокую результативность деятельности персонала

Профессиональные характеристики рабочей силы

Благосостояние общества в регионе, где функционирует компания

Систему вознаграждений, построенную на базе наилучших мировых практик

Вознаграждение за труд работника может выражаться.

в монетарной форме (оплата труда)

в услугах и товарах, предоставляемых компанией персоналу (социальный пакет)

в виде похвалы или отличительных знаков («лучший работник» и т.д.)

Выделите атрибуты грамотно построенной процедуры оценки персонала.

Оптимальные затраты на проведение

Выберите два верных высказывания.

Моральное стимулирование требует от компании материальных издержек

Материальное вознаграждение несёт в себе значительную морально-психологическую энергию

Моральное стимулирование не требует от компании материальных издержек

Материальное вознаграждение не несёт в себе значительного морально-психологического заряда

Психологический контракт подсказывает ответы на два ключевых вопроса трудовых отношений, которые волнуют людей:

Чего я могу обоснованно ожидать от организации?

Какой вклад и в каком объеме от меня ожидает руководство организации?

Как будет действовать мой руководитель, если он заметит мою ошибку?

Какое поведение в организации может считаться неприемлемым?

Как подобрать профессиональный персонал? Тесты при приеме на работу

Если Вы хоть раз в жизни решали проблему с поиском людей на определенную должность, чтобы воплотить в жизнь некоторые задачи, то знаете, что найти профессионала бывает сложно.

Иногда эта проблема решается быстро, а других кандидатов на одном только собеседовании не распознаешь.

В крупных компаниях поиском соискателей занимаются профессиональные менеджеры.

А если у вас небольшой штат специалистов, то такую задачу приходится решать самому. Задача не из лёгких – сотрудник должен работать с полной отдачей и оправдывать вложенные в него средства, принося компании только пользу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

[2]

Для этого они используют такой метод, как тестирование.

А знаете ли Вы, что впервые своеобразное тестирование проводилось еще в древности. А древнегреческий ученый Пифагор придумывал такие задачи, которые бы давали возможность увидеть: глуп ученик или умён. Он утверждал, что «не из каждого дерева можно выточить Меркурия».

Как проводится тестирование?

Вы заходите в кабинет и садитесь напротив незнакомого еще вам человека, который очень волнуется.

Начинаете с ним беседовать и понимаете — соискатель подготовился проходить тесты, что может исказить действительность результатов.

Второй шаг – провести тестирование:

    Раздайте тесты с вопросами и заданиями, бланки для ответов.

Объясните, с какой целью вы будете проводить тестирование.

Зачитайте инструкцию или дайте отпечатанный текст.

Тесты должны состоять из 20-25 заданий.

Уточните, что на каждое задание даётся по одной минуте. По истечении времени тестирование сразу прекращается.

Если человек не понимает, приведите пример выполнения подобных заданий.

Отвечайте на вопросы кандидатов.

  • Принятие ответов и их проверка. С результатами обработки можно ознакомить кандидата, но это необязательно.
  • Скачать примеры и образцы тестов с ответами и комментариями для собеседования вы можете по следующим ссылкам.

    Другие тесты при приеме на работу с ответами можно найти в сети Интернет.

    Давайте подробно остановимся на каждом из них.

    Профессиональные

    Чтобы определить профессионализм соискателя, специалисты применяют особые тесты. Для бухгалтера – задания на знание бухгалтерского учёта; для секретаря — пройти тест на владение основами делопроизводства, проверка грамотности, внимательности к деталям, скорости печати, быстрого и эффективного поиска информации; для специалиста налоговой службы — прохождение налоговых тестов, для юристов и экономистов — проверка юридической или экономической грамотности, на уровень знания иностранного языка, владения компьютерными программами и т. д.

    Профессиональное тестирование составляют вопросы и несколько вариантов ответов: да, нет, в некоторых случаях.

    При этом дается интерпретация ответов.

    По таким объяснениям можно сразу увидеть ответ.

    А с помощью готовых ключей к тесту определить количество правильных ответов и вынести своё решение.

    Работодатель может предложить пройти тест для соискателей на знание некоторых приёмов работы excel(эксель).

    Соискатель, имеющий опыт, знающий теорию, ответивший на большинство вопросов имеет все шансы получить желаемую должность.

    Личностные или психологические

    Обычно психологические тесты пробуждают максимальное неодобрение у испытуемых. Конечно, можно побеседовать с человеком и понять, кто он.

    Читайте так же:  Налоговые льготы ип для многодетных

    Чаще всего первое впечатление может быть ошибочным. А такой вид тестирования, если дополняет недолгий разговор с претендентом, даёт полное и верное представление о человеке, дает гарантию наиболее подходящего кандидата для должности.

    Результаты выявляют способность к обучаемости, работать в коллективе, действовать решительно, отношение к людям.

    Многие работодатели при приёме на работу не желают тратить драгоценное время и не используют психологические тесты, а уделяют внимание только собеседованию. Но проблема конфликтов в коллективе рано или поздно может возникнуть.

    А как найти подход к тому или иному человеку? Проведите такой тест, если даже не при поступлении на работу, то хотя бы в первый месяц работы нового сотрудника.

    Пройти психологические тесты онлайн можно здесь.

    Интеллектуальные

    Если работа требует умственных затрат, то работодатель вправе знать, насколько высоки интеллектуальные способности его работников.

    Именно с этой целью используют такой вид тестирования, чтобы объективно оценить интеллектуальный уровень (IQ) соискателей.

    Для правильного подбора заданий подойдет книга английского психолога Г. Айзенка.

    Можно воспользоваться тестом Амтхауэра. Он определяет уровень умственных способностей по девяти критериям.

    [1]

    По результатам можно точно установить математического склада ума кандидат или гуманитарий и даже определить, к какой из 49 профессий подходит.

    Онлайн тестирование на уровень интеллекта можно пройти здесь.

    Математические

    Великий математик не занимается поиском работы, она находит его сама. Но главе фирмы или руководителю компании нужны профессиональные бухгалтеры или экономисты, умеющие не только считать, но выполнять сложные математические действия.

    Предложите тест из двадцати-тридцати простых и сложных заданий, состоящих из нахождения пропорций, дробей, подсчёта разницы, сложения несколько чисел, понимания диаграмм, рисунков, графики, работа с фигурами. Соискателю надо быстро понять, с какими числами следует производить операции.

    По результатам тестирования будет понятно, сможет ли специалист справиться с математическими задачами на новой должности.

    Пройти онлайн тест по математике можно здесь.

    Логические

    Логические тесты на работу первый взгляд абсурдны. В одной из задач сказано, что некоторые улитки — горы. Горы обожают кошек. Значит, все улитки обожают кошек.

    Главное для тестируемого сосредоточиться, построить логическую цепочку, объяснить её, не обращая внимания на улиток и кошек. Специалист должен понять: умеет ли будущий работник логически рассуждать и нестандартно мыслить.

    Тест на логику можно пройти онлайн здесь.

    Вербальные

    Вербальные тесты полезны для проверки на должности преподавателей, переводчиков или секретарей.

    Дают возможность оценить умение соискателя работать с текстами: понимать, разбирать, оценивать информацию, делать выводы.

    Кандидат имеет возможность получить желаемую должность, если в совершенстве владеет родным языком, умеет логично и грамотно говорить, обладает большим словарным запасом.

    На выполнение вербального теста обычно дается гораздо больше времени, чем числовых. Ответ состоит из букв или слова. Нужно выбрать из нескольких вариантов или самому придумать ответ.

    Но есть такой вид вербального теста, когда необходимо прочитать небольшой информационный текст и несколько утверждений. Соискатель должен раскрыть истинность или ложность данного утверждения.

    Вербальные тесты дают возможность нанимателю понять, лаконична ли речь кандидата, может ли он словами убеждать, доказывать.

    Пройти вербальный тест онлайн можно здесь.

    На обучаемость

    Многие молодые соискатели в анкетах пишут: «Готов к обучению». А вот люди, имеющие большой стаж и опыт, не желают переобучаться, думая, что знаний, накопленных ими, будет достаточно. Для этого используется короткий тест, позволяющий оценить обучаемость (способность к обработке и восприятию новой информации).

    По механике

    Тесты проверяют пространственное мышление, запас знаний и опыт, определяют способность работать с чертежами, механическими устройствами, сложным оборудованием. Это тесты, состоящие из несложных вопросов, но на которые способны ответить только люди, понимающие в механике.

    Онлайн тестирование по механике предложено здесь.

    На Полиграфе

    Крупные компании при приеме на работу пользуются мобильным аппаратным комплексом «Полиграф».

    Может ли работодатель применить детектор лжи?

    Закон не запрещает.

    Трудовой кодекс разрешает получить не вызывающую сомнений информацию о сотруднике. Но кандидат вправе отказаться от проверки на честность, если считает это унижением его человеческого достоинства.

    В чём заключается процесс тестирования? Вопросы трёх видов: настраивающие, коррекционные и фактические.

    Если ответы на последние два честны, физиологические параметры человека одинаковы. Они трансформируются, если человек говорит неправду. Это фиксируется аппаратом.

    От «Полиграфа» не скроется тяготение к употреблению алкоголя; наркотиков, воровству, игровой зависимости, есть ли кредиты, криминальное прошлое и даже судимые родственники; способен ли человек нанести вред компании.

    Ответы дают безошибочное суждение о кандидате. По окончании проверки работодатель решает: будет кандидат работать или нет.

    «Продайте ручку»

    Для соискателей, желающих работать в торговой сфере, специалисты проводят популярный тест «Продайте мне ручку».

    Предлагается любой предмет: ручка, карандаш, блокнот, называется цена. Нельзя обменять или подарить. Ему надлежит продать эту вещь в течение пяти минут. Работодатель выступает в роли покупателя.

    Такая ситуация для кандидата стресс, так как близка к настоящей обстановке продажи. Испытание проводилось много раз на бесчисленных собеседованиях. В результате, наниматель получает объективный взгляд на навыки и технику будущего менеджера по продажам.

    Так стоит ли стараться применять тесты при подборе персонала?

    Профессиональные сотрудники — это очень ответственный этап управления организацией, гарантия успеха, это клад, который нужно оберегать.

    Если выбор правильный, то повышается продуктивность, работоспособность всех сотрудников организации.

    Ошибки обходятся дорого. Умение брать на работу – настоящий талант, который еще и не часто встречается.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Видео (кликните для воспроизведения).

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Источники


    1. Под редакцией Аванесова Г. А. Криминология; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 576 c.

    2. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Новый Юрист, 1998. — 624 c.

    3. Смоленский, М. Б. Адвокатская деятельность и адвокатура в Российской Федерации (адвокатское право) / М.Б. Смоленский. — М.: Феникс, 2015. — 384 c.
    4. Научно-практический комментарий к Федеральному закону от 31 мая 2002 г. №63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» (постатейный); Юркомпани — М., 2012. — 520 c.
    5. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, 2013. — 432 c.
    Тесты для помощника руководителя с ответами
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here