Визирование по доверенности документов

Советы опытных юристов по теме: "Визирование по доверенности документов". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Доверенность на подачу документов

Как правило, доверенность на подачу документов необходима тогда, когда доверитель в силу различных обстоятельств не имеет возможности лично принести бумаги в какое-либо учреждение. Наиболее часто доверенность нужна при подаче документов в органы государственного учета и контроля: налоговые службы, внебюджетные фонды, судебные инстанции и т.д., а также в коммерческие структуры, например, банковские кредитные учреждения.

На подачу каких бумаг требуется составлять доверенность

Список документов, подачи которых может касаться доверенность, практически ничем не ограничен. Это могут быть:

  • различного рода свидетельства;
  • аттестаты;
  • справки;
  • выписки;
  • личные бумаги и т.д.

Следует отметить, что выписать доверенность может как физическое лицо (гражданин РФ), так и юридическое (в лице руководителя компании или уполномоченного действовать от его имени сотрудника).

Кого назначить представителем

В роли представителя доверитель имеет право выбрать любого гражданина РФ, являющегося дееспособным и достигшего возраста 18 лет или другое правоспособное юридическое лицо.

Предприятия чаще всего доверяют подачу документов своим работникам: бухгалтерам, секретарям, юрисконсультам, кадровикам, руководителям структурных подразделений, в зависимости от того, на подачу каких именно бумаг и в какое учреждение выписывается доверенность.

Особенности документа

Любую доверенность можно оформить как на одно доверенное лицо, так и на нескольких. При этом сам документ может быть одноразовым, бессрочным или действовать ограниченный период времени. Также доверенность может включать в себя возможность подачи документов только в какую-то определенную организацию или же она может быть составлена без указания конкретного адресата. Самыми широкими полномочиями наделяют генеральные доверенности.

Бывает, что в доверенность вносится пункт о возможности ее передоверия. Однако руководители компаний не так часто прибегают к таким документам, поскольку это значительно расширяет диапазон возможностей представителя – любому директору проще и безопаснее написать одинаковые доверенности на разных людей, которых он знает лично.

Кроме того, если право передоверия доверенному лицу все же дается, то первоначальная доверенность должна быть в обязательном порядке заверена в нотариальной конторе, а представитель, перед тем как воспользоваться этой возможностью, обязан уведомить о своих планах доверителя.

Если уведомления не будет, то вся ответственность за действия нового представителя упадет на основное доверенное лицо.

К составлению доверенности следует относиться тщательно и продуманно, т.к. при незнании или игнорировании некоторых правил, она может быть признана недействительной.

Правила составления доверенности

Унифицированного единого бланка доверенности на подачу документов не существует, так что руководители предприятий и организаций могут писать ее в произвольном виде или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, чтобы доверенность по своему составу отвечала определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию – включала в себя некоторые обязательные сведения.

В «шапке» документа нужно обязательно указать его название, место и дату составления.

Затем в основную часть вносим:

  • информацию о доверителе: наименование организации, ее ИНН, КПП, прочие данные из регистрационных бумаг фирмы;
  • аналогичным образом вписываются сведения о доверенном лице: если это сотрудник организации или любой гражданин РФ – следует указать его ФИО и паспортные данные, если это организация – ее название и данные их учредительных документов;
  • дать информацию о том учреждении, для предъявления в которое она выдана, и то, каких именно бумаг она касается (с указанием их точных наименований, оформленных в виде списка или даже отдельного прилагаемого в доверенности документа);
  • детально описать те функции, права и действия, которыми доверитель наделяет доверенное лицо;
  • определить период действия доверенности (если этот пункт не будет указан, то ее действительность автоматически будет равняться одному году);
  • указать выдана доверенность с правом передоверия или нет.

На что обратить внимание при оформлении документа

Как к тексту доверенности, так и к ее оформлению никаких особых критериев не предъявляется. Это означает, что ее допустимо писать на фирменном бланке или на обыкновенном листе любого удобного формата (лучше А4). Также доверитель имеет возможность выбрать: писать ли документ от руки или печатать на компьютере – в деле определения законности доверенности это роли не играет.

Важно лишь то, чтобы она имела две подписи: доверенного лица и доверителя, причем второй удостоверяет своим автографом подпись первого.

Заверять бланк доверенности печатью необходимо только в тех случаях, когда использование штемпельных изделий для визирования документации закреплено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.

Если на предприятии нет печати (а с 2016 года ее наличие перестало быть требованием со стороны закона), вместе с доверенностью имеет смысл передавать адресату соответствующую выписку из устава.

Доверенность формируется в одном экземпляре, а сведения о ее выдаче следует внести в специальный журнал учета документации.

Можно ли отозвать документ

Бывают ситуации, когда доверенность становится неактуальной в период своего действия. Произойти это может по разным причинам: например, представитель организации–доверителя уволился с работы или просто потерял статус надежного человека, отпала необходимость в прописанных в доверенности действиях и т.д. В таком случае следует проинформировать учреждение, в которое выписывался документ о его недействительности, а также по возможности постараться получить документ обратно на руки.

Доверенность на право подписи первичных документов: образец

Первичные документы в нашей организации подписывает генеральный директор. Но он уходит в отпуск. Как передать право подписи другому лицу?

Закон «О бухгалтерском учете» не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе уполномочить на подписание первички другое лицо.

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации.
Читайте так же:  Выписан по невозвратному тарифу

Приказ на право подписания документов (счетов-фактур, первички) от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками.

Доверенность же выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Доверенность можно выдать любой другой фирме или человеку, в том числе не работающему в организации, которая оформляет эту доверенность.

Доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, физическими лицами и другими компаниями) выдается от ее имени за собственноручной подписью ее руководителя. В доверенности (в том числе на подписание счетов-фактур) нужно указать п. 4 ст. 185.1, п. 1 ст. 186, п. 1 ст. 187 ГК РФ; п. 6 ст. 169 НК РФ :

  • дату ее составления (лучше прописью);
  • наименование организации, выдавшей доверенность, ее ИНН/ КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
  • данные представителя. Для физического лица — это его ф. и. о. и паспортные данные (серия и номер паспорта, кем и когда выдан). Для организации — ее наименование, ИНН/ КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
  • полномочия, которые предоставлены представителю (максимально подробно);
  • срок, на который выдана доверенность. Если срок не указан, доверенность будет действительна в течение года со дня ее составления;
  • возможность (невозможность) передачи полномочий представителя другому лицу в порядке передоверия.

[3]

Доверенность надо заверять у нотариуса, в частности, если это п. 1 ст. 185.1 ГК РФ :

  • доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок;
  • доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами.

Если уставом ООО или АО установлено, что у организации есть печать, то ее надо проставить на доверенности п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Доверенность на право подписи документов

Десятое марта две тысячи шестнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоЛига» (далее — Общество) (ИНН 7729081485, ОГРН 1057600735877) в лице генерального директора Батурина Алексея Николаевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью наделяет правом первой подписи (заверения) заместителя главного бухгалтера Общества Рябцева Романа Олеговича (паспорт серии 40 00 № 100100, выдан 10.02.2001 ОВД «Котловка» г. Москвы, код подразделения 772-049, зарегистрирован по адресу: 117312, г. Москва, Мичуринский пр., д. 32, кв. 189), который от имени Общества может заверять:
— платежные поручения;
— приходные и расходные кассовые ордера;
— авансовые отчеты;
— счета-фактуры;
— товарные накладные;
— накладные на отпуск материалов на сторону;
— акты ввода в эксплуатацию основных средств;
— инвентарные карточки.

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.

Образец доверенности на получение ЭЦП для физических и юридических лиц

Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП) подразумевает личное посещение удостоверяющего центра для передачи оригиналов документов и подтверждения личности заявителя. Но в работе государственных и частных компаний практикуется передача полномочий на получение ЭЦП, т.к. генеральный директор (владелец подписи) не всегда имеет возможность лично заниматься оформлением ЭЦП. В таком случае необходимо составить специальную доверенность.

Тонкости составления документа

На уровне Федерального Законодательства нет единого верного и рекомендованного шаблона доверенности на получение ЭЦП. Акт о передаче полномочий может быть составлен в произвольной форме на бланке компании или простом бумажном листе стандартного формата.

Права и полномочия сторон

В доверенности желательно указать права и обязанности доверенного. К ним относят:

  • сохранение конфиденциальности ключа ЭЦП;
  • подачу заявление на отзыв сертификата ЭЦП в случае компрометации ключа;
  • сбор и передачу документов, нужных для получения ЭЦП;
  • подпись и иную форму визирования деловых бумаг для получения ЭЦП.

Также нужно указать не только право получения ключа ЭЦП, но и всех сопроводительных документов и средств ЭЦП. Без указания этой информации удостоверяющий центр вправе отказать в выдаче сертификата электронной подписи.

Если доверенное лицо, получающее ЭЦП, наделяется правом ее использования в дальнейшем, то это также можно указать в теле документа.

Как составляется и для кого

Доверенность можно составить на любого сотрудника, а также на стороннюю организацию, на физическое или юридическое лицо. Обычно оформлением подобных документов занимается юридический отдел. Роль генерального директора в процессе составления ограничивается лишь заверением документа подписью и печатью.

Структура доверенности

Акт передачи прав на получение сертификата ключа ЭЦП должен включать:

  • реквизиты организации;
  • дату составления;
  • адрес составления.

Название фирмы или предприятия должно соответствовать Единому государственному реестру юридических лиц. Также обязательно указывают:

  • ФИО владельца подписи и его доверенного;
  • паспортные данные, включая адрес регистрации, владельца ЭЦП и его доверенного;
  • должность владельца подписи и его доверенного.

Дополнительно прописывают название УЦ, который будет заниматься изготовлением электронной подписи и ее средств (Тензор, Контур, Союз и т.д). Заверяют доверенность подписью генерального директора и поверенного, а также печатью (при наличии).

Правила для формулировок

Юридическую силу имеет только документ, составленный в письменной форме. Поскольку в Федеральном Законодательстве требования к акту на получение ЭЦП отсутствуют, для оформления документа используют правила и требования Гражданского Кодекса РФ (ст.186).

Срок действия

Согласно ГК РФ срок действия генеральной, бухгалтерской доверенности или доверенности иного типа не может превышать 3 лет с момента ее подписания. Если доверенность составлена без даты оформления, то она признается недействительной.

Автоматически прекращается действие документа по следующим причинам:

  • истечение срока;
  • отмена доверенности доверителем (при помощи соответствующих заявлений);
  • отказ доверенного лица выполнять свои полномочия;
  • прекращение деятельности организации;
  • ликвидация юридического лица;
  • смерть доверенного лица или доверителя, а также признание недееспособности, ограниченной дееспособности;
  • признание доверенного лица или доверителя безвестно отсутствующим.

Обычно доверенность на получение ЭЦП составляется на срок 1 год, т.к. подпись действительна в течение этого срока. Если документ не включает пункта об использовании ЭЦП, то срок его действия может быть продлен до 3 лет.

Читайте так же:  Выплаты по инвалидности жителям блокадного ленинграда

Заверение у нотариуса

Гражданский Кодекс РФ (п.4 ст. 185.1) говорит о том, что составленная юрлицом доверенность визируется подписью руководителя организации или его уполномоченного лица согласно учредительным документам и законодательству.

Доверенность на получение сертификата ключа ЭЦП от имени физического лица подписывается личной подписью сторон с указанием полных ФИО. Дополнительное заверение у нотариуса не требуется.

Инструкция по составлению

Составляя бланк доверенности, нужно понимать, кто будет передавать свои права на получение цифровой подписи. В любой компании установлено несколько руководящих должностей, и при оформлении акта о передаче прав часто допускается ошибка в выборе лица, делегирующего свои права. Лучше, если доверенность будет составлена от имени генерального директора. Также можно оформить акт передачи права получения ЭЦП от имени должностного лица, занимающегося подписанием соглашений и представляющих компанию на переговорах и т.д. Формулировка обязательно должна отражать в простой и понятной форме факт передачи полномочий по получению подписи для совершения необходимых действий и сделок от имени доверителя.

При оформлении документа в шапке прописывают данные о владельце ЭЦП:

  • название организации или ФИО физического лица;
  • адрес (для физических лиц возможно указание адреса фактического проживания);
  • контактные данные.

Для физических лиц также обязательно указание ИНН.

Основная часть

Далее следует прописать:

  • номер доверенности;
  • дату и место составления;
  • данные о доверенном лице;
  • данные о доверителе;
  • основания, которые дают право делегирования получения подписи.

Также в основной части прописывают сроки действия документа и проставляют образцы личной подписи доверителя и доверенного.

Передача полномочий

Пункт о передаче прав также является желательным при составлении документа. В нем прописывают возможные действия доверенного лица, к которым относится как подпись деловых бумаг, так и заключение договоров, продление срока действия сертификата ЭЦП, передача сертификата другому лицу и т.д.

Заключение

В заключительной части документа ставят подписи руководитель организации и доверенное лицо с обязательным указанием полных ФИО. Возможность передоверия указывается при необходимости.

Образцы документов

Что разрешено при составлении доверенности

СБИС (Сеть Деловых Коммуникаций) приводит список случаев, когда доверенность не может быть принята удостоверяющим центром. К ним относят:

  • указание только инициалов владельца ЭЦП или его доверенного лица;
  • указание в одном документе двух и более доверенных лиц;
  • несовпадение подписи доверителя/поверенного в паспорте и в документе;
  • заполнение данных разными ручками или почерками;
  • отсутствие печати компании или ИП.

Удостоверяющий центр может отказать в принятии документа, если он не содержит дату составления или его срок действия уже закончен. Также сотрудники центра вправе отказать в принятии доверенности, если в нее были внесены изменения после ее составления.

Отличие доверенностей для физических и юридических лиц

Доверенность на получение электронной цифровой подписи и для физических, и для юридических лиц оформляется по одному бланку или шаблону. Разница заключается лишь в указанной информации.

Если акт передачи права получения цифровой подписи оформляется на другую организацию, то в нем прописывают данные юридического лица: адрес, правовую форму, контактные данные, реквизиты. Также обязательно указать должность и ФИО контактного лица, полномочия и обязанности стороны.

При составлении акта передачи права на получение (и использование) ЭЦП для физлица указывают только паспортные данные доверенного, контактную информацию, СНИЛС и ИНН. Из общей информации обязательно заполняют права и полномочия сторон, обязанности по сохранению конфиденциальности ключа в тайне, а также сроки действия доверенности.

Составление доверенности на получение ЭЦП является частой практикой в организациях, т.к. генеральный директор или его уполномоченное лицо физически не могут контролировать все процессы. Обычно оформлением документа занимается юридический отдел, а отсутствие единых законодательных требований позволяет составить доверенность в произвольной форме. Структура акта о передаче прав на получение ЭЦП содержит полномочия доверенного лица и его обязанности, реквизиты сторон, контактные данные и возможность передоверия. Дата составления является единственным обязательным атрибутом, т.к. без нее документ теряет юридическую силу и признается недействительным. Для организаций и физлиц доверенность составляется по одному шаблону, разница состоит лишь в указанных данных. Заверять документ у нотариуса необязательно, т.к. он визируется личной подписью и печатью ИП или руководителя организации.

Как правильно подписывать документы

Видео (кликните для воспроизведения).

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Читайте так же:  Порядок подписания финансовых документов по доверенности

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

[3]

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.
Читайте так же:  Руководитель это директор или учредитель

вопрос Как правильно оформить подпись документов на основании доверенности?

На предприятии имеется генеральный директор, который взял в штат сотрудника и предоставил ему доверенность на право подписи всей документации. Доверенность официально оформлена нотариусом. Как правильно следует оформлять текущую документацию по предприятию и подписывать гарантийные письма для партнерских организаций? Если документ подписывает сам генеральный директор, то в конце текста пишется «Ген. директор _______(для подписи) Петров П.П.». Тогда как подписывать документы от лица представляющего интересы директора, все оставлять так же?

Что касается подписи документов самим директором, то да, шаблон будет именно такой: должность, подпись и фамилия с инициалами самого гендиректора. А вот если право подписи официально по доверенности предоставлено третьему лицу, тогда указывается его должность, он ставит свою подпись и ФИО. На данную должность может быть привлечен внештатный сотрудник, тогда достаточно его подписи и ФИО. Поставить подпись вместо директора доверенное лицо не может. Это подделка документов, за которую положена административная, а в некоторых случаях даже уголовная ответственность.

Непосредственно для подписи внутренней документации никаких пояснений не нужно. Сотрудник, имеющий право подписи, просто указывает свои данные и ставит личную подпись. А вот с контрагентами ситуация может быть сложнее.

В большинстве случаев партнерам достаточно того что документ подписан должностным лицом и стоит печать предприятия. Однако, если возникают вопросы, тогда нужно вносить уточнения. Для того чтобы контрагентам было понятно, кто подписывает документы, можно использовать один из 3 вариантов:

  • если предприятие, получившее документ с подписью уполномоченного работника, сделает запрос, о праве подписи его третьим лицом, тогда предоставляется копия доверенности, на основании которой доверенное лицо имеет право подписи;
  • непосредственно в самом документе можно указывать полномочия доверенного лица, к примеру: «Заместитель генерального директора Петров П.П., действующий на основании Доверенности №__ от __.» и в конце подпись также ставится непосредственно от его имени;
  • последний вариант, не требующий указания в самом документе полномочий третьего лица, это сделать приложение в виде копии доверенности, однако, о наличии приложения необходимо указать в тексте документа.

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

  • приказе;
  • должностной инструкции;
  • положении;
  • доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность. Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

  • руководителем и главным бухгалтером;
  • руководителем;
  • иным лицом по приказу;
  • лицом по доверенности.

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Читайте так же:  Разрешение на травматическое оружие сотруднику полиции

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

  • какой акт отменяется;
  • с какой даты;
  • графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Доверенность на право подписи документов

Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.

[2]

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.

Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.

Основные особенности доверенности на право подписи

Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).

Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.

Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).

Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.

Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.

Как написать доверенность на право подписи документов

  • В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим. Ниже в одной строке указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, и дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
  • Далее следует вписать реквизиты юридического лица-доверителя: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы), ОГРН, ИНН, КПП (найти можно в учредительных бумагах организации), его юридический и фактический адрес.
  • Затем заполняем должность сотрудника, от имени которого составляется данный документ. Обычно это директор, генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на подписание таких бумаг: следует указать его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», «Доверенности» или «Положения»).
  • Теперь персональные сведения о доверителе. Здесь вносится его фамилия, имя, отчество и документ, удостоверяющий личность (наименование, серия, номер, когда и кем выдан), регистрация по месту жительства.
  • Следующая часть документа содержит подробное описание полномочий, которые возлагает на доверенное лицо доверитель: тут нужно вписать полный перечень документов, которые представитель имеет право подписывать.
  • Затем указывается срок, на который выдана доверенность. В соответствующей строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной. Здесь можно указать любой период, если же конкретных цифр не будет, то доверенность автоматически будет считаться действительной в течение года с момента подписания.
  • После этого нужно указать, обладает ли представитель правом передоверять кому-либо свои полномочия.
  • Далее доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую удостоверяет руководитель организации. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать предприятия.

Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.

[1]

После написания доверенности

Видео (кликните для воспроизведения).

Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации (например, суды), а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.

Источники


  1. Вышинский, А. Я. А. Я. Вышинский. Судебные речи / А.Я. Вышинский. — М.: Государственное издательство юридической литературы, 2017. — 564 c.

  2. Оксамытный, В.В. Теория государства и права / В.В. Оксамытный. — М.: ИМПЭ-ПАБЛИШ, 2004. — 563 c.

  3. Малько, А.В. Теория государства и права (для бакалавров). Учебник / А.В. Малько, др.. — Москва: Высшая школа, 2015. — 196 c.
  4. Оксамытный, В. В. Общая теория государства и права / В.В. Оксамытный. — М.: Юнити-Дана, 2011. — 512 c.
  5. Прокуронова, С. С. Теория государства и права. Конспект лекций / С.С. Прокуронова. — М.: Издательство Михайлова В. А., 2000. — 949 c.
Визирование по доверенности документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here