Вопросы для ассистента руководителя

Советы опытных юристов по теме: "Вопросы для ассистента руководителя". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Каких помощников и секретарей ждут руководители: оценка аналитика из кадрового агентства

Какие требования сегодня предъявляют руководители к секретарям и помощникам? Генеральный директор кадрового агентства поделилась наблюдениями по итогам 2018 года. Что ценят современные руководители? Горящие глаза и кроссфункциональность, цифровую эрудицию и высокий уровень культуры, два иностранных языка и развитый эмоциональный интеллект. И все это на фоне абсолютной преданности и безграничного доверия. Чего не выносят в помощниках и секретарях все руководители?

Еще по этой теме

Какие помощники нужны руководителям

«Человек нужен „с огоньком“ и горящими глазами, готовый развивать и развиваться. Крайне важны стремительность и быстрая моторика. Важны кругозор и умение общаться и делать это вежливо, но настойчиво – когда необходимо», – так выглядели основные требования к персональному ассистенту одной медийной персоны весной 2018 года. По опыту анализа других требований работодателей скажу, что они типичны для секретарей и помощников руководителей. Мы изучаем запросы работодателей на помощников и секретарей год за годом и наблюдаем следующие тенденции:

– Востребована кроссфункциональность – конечно, с поправкой на статус в компании и должность, например, персональные ассистенты и помощники руководителей больше включены в бизнес-процессы. Руководителям в помощниках важны: навыки менеджера, психолога, организатора, кадровика и HR-специалиста, копирайтера и PR-щика, маркетолога, финансиста и многих других. Повышается уровень владения программами и сервисами. От помощников руководители ждут, что они будут анализировать данные, знать 1С и массу других программ, заниматься инфоподдержкой сайта компании, писать посты для соцсетей. Происходит дальнейшая автоматизация работы, и как следствие – уменьшается время на одну операцию. Поэтому на собеседовании конкурентоспособность помощников и секретарей обеспечивают soft skills (умение выстраивать коммуникации, работать в команде, управлять временем, проводить презентации) и digital skills (цифровые навыки).

Обратите внимание!

Чем меньше компания, тем больше функций у секретаря. Секретарь здесь по функционалу фактически – помощник руководителя

– Владеть иностранными языками – уже не преимущество, а необходимость, увеличился спрос на специалистов с двумя иностранными языками.

– Важны личностная, психологическая совместимость с руководителем и эмоциональный интеллект. Руководитель хочет видеть рядом с собой развитого сотрудника, с широким кругозором, позитивного и коммуникабельного. Еще в 2018 году возник спрос на помощника руководителя – эрудита с высокой общей культурой.

Требования работодателей возросли в сторону большей результативности и эффективности, рабочий график стремится к 24/7/365. Одновременно, особенно в малом бизнесе, появились вакансии секретарей и помощников руководителей на условиях удаленной работы и частичной занятости – технологии сегодня это позволяют.

Перспектива карьерного развития секретаря – в сторону помощника, персонального и бизнес-ассистента, персонального ассистента – в сторону управленческих и предпринимательских навыков.

Что ценят руководители в помощниках и сами помощники

Еще по этой теме

По результатам опросов, которые проводились среди помощников и руководителей, мы увидели, что есть расхождения в ориентирах и установках тех и других (таблицы 1, 2 ниже). Самое ценное качество в помощнике для руководителя – абсолютная преданность, затем – исполнительность и интеллект (таблица 1). Помощники ставят на первые три места другие свои личностные качества: интеллект, коммуникабельность и инициативу.

Таблица 1. Какие качества и внешние данные важны для помощников: два взгляда

Взгляд руководителей, % Личностные качества и внешние данные Взгляд помощников, %
1. Личностные качества, опыт 22 Абсолютная преданность 1 20 Исполнительность 15 19 Интеллект 25 13 Умение хранить информацию 5 11 Наработанная база контактов 3 8 Коммуникабельность 20 5 Трудоголизм 13 2 Инициатива 18 2. Внешние данные 20 Модельная внешность 85 80 Обычные, «средние» 15

Таблица 2. Топ-10 навыков и ценностей помощников руководителей: два взгляда

Топ-10 руководителей Навыки и ценности Топ-10 помощников
1 Финансовая стабильность компании 2 2 Современные технологии (администрирование, менеджмент) 9 3 Репутация компании 8 4 Занятость 24/7/365 4 5 Карьерный рост 3 6 Заработная плата (в том числе бонусы и соцпакет) 1 7 Комфортная атмосфера 6 8 Интересная работа 5 9 Баланс между личным и рабочим 7 10 Социальная ответственность компании 10

Из таблицы 2 видно, что наибольший разрыв в ожиданиях помощников и предложениях работодателей в том, насколько нужно владеть современными технологиями, заботиться о репутации компании, а также в уровне заработной платы. Сегодня владеть цифровыми технологиями необходимо не меньше, чем опрятно и по-деловому выглядеть. От этого зависит, насколько эффективно вы выполните работу.

Пример. Мы искали персонального ассистента для руководителя, который использовал айфон, и одним из требований к специалисту было как раз наличие у него такого гаджета. Для руководителя было важно, чтобы ассистент владел всеми необходимыми приложениями и программами и делал это быстро, для мгновенной деловой коммуникации.

Также есть разрыв у помощников и руководителей между ожиданиями интересной работы, карьерным ростом и балансом личного и рабочего. Кандидаты на должность помощника руководителя на собеседовании на вопрос рекрутера о том, почему они ушли с предыдущего места работы, часто говорят о выгорании: усталость от графика 24/7/365, высокий темп работы при большом количестве стандартных задач и т. п.

Замечу, что требования к помощнику руководителя остаются высокими, так как он своего рода партнер для руководителя и знает о нем часто больше, чем члены семьи. Поэтому огромное значение для руководителей имеет абсолютное доверие к своим помощникам.

Чего не выносят в помощниках все руководители

Когда транжирят деньги. Руководители не любят, когда тратят деньги излишне, когда секретарь или помощник не ценит эти деньги, идет ли речь о билетах, бронировании гостиниц, сервисах, услугах, продуктах. Например, помощник при покупке билетов может брать самые дорогие тарифы бизнес-класса для шефа (у него же статус!), не думая, что есть тариф бизнес-класса дешевле, что можно было сэкономить. Речь о безалаберном отношении к деньгам компании и (или) руководителя. Поэтому важно, чтобы вы отлично ориентировались не только в поставщиках услуг и их ценообразовании, но и отлично знали, как оптимизировать расходы компании.

Читайте так же:  Выше по должности учредитель или директор

Если слишком привлекают к себе внимание. Яркая одежда отвлекает от работы, обращает на себя внимание не только руководителя, но и всех, кто попадает в круг делового общения. Поэтому мы всегда кандидатам при выходе на финишное собеседование напоминаем о деловом дресс-коде, ухоженности и опрятности в одежде и внешнем облике, но – без вызова. Секретарь и персональный ассистент на работе – эффективный медиатор, но не прима.

Когда не слушают и делают по-своему. Руководителя раздражает, когда его помощник не умеет слушать и делает, как сам считает нужным. Вроде бы – проявил инициативу, молодец, но в данный момент она может быть не нужна. Руководитель высказал пожелания и ждет их исполнения.

Какой портрет соискателя на вакансию помощника руководителя

Еще по этой теме

Возраст и пол (рис. 1 ниже). 49% соискателей на вакансию помощника руководителя – в возрасте 30–40 лет; 37% – в возрасте 18–30 лет; 13% – 50–60 лет – как правило, это эксперты, консультанты, советники. Кандидаты в возрасте 60+ (0,9%) и 18 лет (0,1%). Женщин среди кандидатов – 80%, мужчин – 20%.

Рис. 1. Возраст и пол соискателей на должность помощника руководителя в 2018 году

Опыт работы кандидатов (рис. 2 ниже). Здесь картина выглядела так: 57% кандидатов – с опытом работы более 6 лет, 22% – от 3 до 6 лет; 15% – от 1 года до 3 лет и только 6% без опыта работы. В 2018 году конкуренция за место помощника была до 50 человек на одну вакансию при средней конкуренции 5,4 человека на одно резюме. Более четверти вакансий пришлось на Москву и Санкт-Петербург.

Рис. 2. Опыт работы соискателей на должность помощника руководителя в 2018 году

Типичный портрет кандидата на должность помощника: женщина 30–35 лет, с высшим образованием, работой на последнем месте около 2 лет.

Какой уровень зарплат у секретарей и помощников

Еще по этой теме

Общий уровень зарплат практически не вырос по сравнению с 2017 годом: уровень зарплат секретарей находится в пределах 30–70 тыс. руб., помощников руководителей – от 45 до 300 тыс. руб. Колебания в размере заработных плат происходят внутри конкретных вакансий и должностей, которые предполагают различные функционал, профессиональный опыт соискателя, масштабы и специфику компании.

[1]

Средняя зарплата помощников руководителей в ожиданиях соискателей составила 55 тыс. руб., средняя зарплата помощников в предложениях работодателя – 58 тыс. руб. Средняя зарплата секретарей согласно ожиданиям соискателей – 50 тыс. руб., в предложениях работодателей – 42 тыс. руб. Связь зарплаты с опытом работы и функционалом – в таблице 3 ниже.

Таблица 3. Связь зарплата-опыт-функционал на примере административных вакансий в московских компаниях 2018 года

Должность Размер зарплаты Требования к опыту и функционал
Секретарь От 45 000 до 70 000 руб. Аналогичный опыт работы – 0–3 года. Функционал по нижней границе зарплаты подразумевает также обязанности офис-менеджера, по верхней границе зарплаты близок к персональному ассистенту (PA) PA / помощник руководителя От 45 000 до 70 000 руб. Аналогичный опыт работы – от 1–3 лет. Функционал близок к обязанностям секретаря и офис-менеджера От 70 000 до 110 000 руб. Профильный опыт – от 3 лет. Функционал PA + travel-поддержка, выполнение личных поручений руководителя От 110 000 до 200 000 руб. Профильный опыт в крупных компаниях – от 3–5 лет. Функционал PA + ведение бизнес-проектов, клиентской базы, управление личными делами руководителя Бизнес-ассистент От 100 000 до 300 000 руб. Профильный опыт – от 5 лет. Функционал PA + комплексное выполнение бизнес-задач. Это должен быть эксперт в конкретной отрасли/отраслях

Важные выводы

1. Интерес к профессиям секретаря и помощника руководителя растет, число вакансий не сократилось. Общий уровень зарплат практически не вырос по сравнению с 2017 годом.

2. Функционал расширяется за счет кросс-навыков. Повышается уровень владения программами и сервисами. Увеличилось число запросов на кандидатов с двумя иностранными языками.

3. Появились новые вакансии в административной сфере на условиях удаленной работы и частичной занятости – технологии сегодня это позволяют.

Найти личного помощника руководителя / персонального ассистента

Особенности подбора персонального ассистента

Поиск личного помощника руководителя – задача, казалось бы, не сложная, благо приятными лицами Россия не обделена, а остальное – в резюме — приложится.

У каждого работодателя определенно свой идеал претендента на должность персонального ассистента (помощника). Все заказчики сходятся в одном: необходим преданный, чувствующий настроение начальства и не проходной персонаж корпоративной пьесы, потенциально способный решать абсолютно любые, зачастую нестандартные организационные и информационные задачи. От личного помощника, зависит насколько продуктивным окажется рабочий день начальника. Статистика утверждает: правильный сотрудник экономит до 50% (. ) времени боссу.

Личные качества, этапы подбора

Ответственность на уровне заместителя директора.

Организованность (не меньшая)

Быстрая реакция, находчивость.

Работоспособность (заострим внимание, ведь вакансия предполагает ненормированный график)

Аналитический склад ума.

[3]

Образование

Читайте так же:  Банки кредиты условия получения кредита

Однозначных требований к образованию в данном случае не существует, осуществляя поиск личного помощника руководителя, ставку делаем на знания и компетенции. Но и тем не менее, бизнес образование или ВО в сфере деятельности нанимателя очень желательны. Красный диплом – будет неплохим бонусом.

Профессиональные навыки

1. Исключительное знание программ MSOffice.

2. Финансовая грамотность.

3. Владение тайм-менеджментом.

4. Ведение деловой переписки.

5. Понимание делового этикета.

6. Навыки поддержания деловых контактов.

7. Представление о логистике.

8. Умение работать с информацией.

[2]

9. Часто бывает необходим английский язык (работа синхронным переводчиком).

10. Заказ билетов, бронирование гостиниц, travel-сопровождение.

11. Опыт управления секретариатом.

12. Опыт управления личными делами руководителя.

13. Организация рабочих мероприятий, проведение конференций и т..п.

14. Представительские функции.

Кандидату понадобятся обязательно значительный культурный уровень, широкий кругозор и грамотная речь.

Подбор персонального ассистента и поиск личного помощника руководителя, разница

Различий в этих профессиях практически нет, по крайне мере на отечественном рынке труда. На Западе подбор персонального ассистента ведется, когда закончен поиск личного помощника. Ассистент занимается частной жизнью работодателя: организует семейные праздники, продумывает отдых, ищет школу/институт/репетиторов для детей, подбирает подарки членам семьи. Помощник, максимум, бронирует билеты для семейства работодателя. Как правило, его действия ограничены административными и организационными задачами.

Зарплата начинается от 50 000 рублей, минимально 35 000, но тут скорее речь идет о секретаре. Максимум — 150 000р, в этом случае претенденту понадобится разговорный иностранный язык, с навыками синхронного перевода. Оклад часто обсуждается, ведь за успешного кандидата заказчик готов переплачивать. Спокойствие, взаимопонимание и продуктивность дорогого стоят.

Новые тренды

В связи с диджитализацией, проводя поиск личного помощника руководителя, имеется в виду еще и следующее направление: подбор персонального ассистента на удаленку.

Видео (кликните для воспроизведения).

В связи с открытиями стартапов, чьи офисы находятся в онлайн пространстве, собственно, как и проекты, а все сотрудники работают и взаимодействуют через мессенджеры, молодым предпринимателям необходим удаленный помощник.

Подбор ассистента руководителя на дистанционку несколько отличается от привычного. Например, проверяется не только вышеперечисленные качества, но и знание основ копирайтинга, интернет-маркетинга, smm-инструменты.

Зарплаты обговариваются лично, вилка цен еще не успела сформироваться + занятость носит скорее сдельный характер, чем постоянный.

Трудности

Как правило, рекрутинг ассистентов осложняется следующими факторами:

Необходимость 100% психологической совместимости.

Банальное несоответствие должности.

Если hr-отдел понимает личность работодателя и великолепно закрывает любые вакансии, то грех не решить проблему собственными силами. Поручение становится еще легче, если будущий начальник отличается покладистым характером и легко уживается с кем угодно, что скорее исключение, чем правило. Руководитель, горящий делом и абсолютно загруженный, едва ли обладает внутренними ресурсами, чтобы избегать конфликтов. Поэтому кандидат обязан быть весьма гибким и уживчивым или обладать подходящим характером.

Как правило, последнее определяет психолог или сотрудник с психологическим образованием, присутствующий в штате любого кадрового агентства.

Трудности — 2

Соискатель на данную вакансию должен не только располагать к себе, но и быть при этом высококлассным специалистом. Не всех директоров интересует каковы кандидаты внешне и как они варят кофе. Хотя внешние данные имеют значение: личный помощник выполняет еще и функции второго лица, полномочного представителя владельца компании. Предпочтительно, чтобы подчиненный вызывал симпатию у клиентов и сотрудников. Однако, яркая, модельная внешность для исполнения роли серого кардинала не требуется.

Подбор персонального ассистента руководителя можно доверить только кадровому агентству с историей и опытом, ведь речь о доверенном лице заказчика.

Подбираем персонального ассистента

Журнал: Управление персоналом: просто, практично, полезно
Год: 2012
Рубрика: Идеальный кандидат: Требования к должности
В каждой компании есть руководители, и большинству из них необходим персональный помощник. Ведь от его четких, своевременных действий зачастую зависит работа начальника. Поэтому так важно подобрать на эту должность человека, не только знающего дело, но и способного, что называется, почувствовать своего руководителя. Не менее значима и правильная организация труда самого ассистента.
Поиск

Как показывает практика, на данную вакансию лучше всего вести поиск несколькими путями одновременно. Несмотря на кажущуюся простоту рекрутинга (нет прямой зависимости опыта и квалификации от сферы бизнеса, как, например, у сотрудника отдела продаж), процесс часто затягивается, потому что здесь особую роль играет личностная «стыковка» руководителя и помощника. Зачастую этот фактор значительно более важен, чем при подборе работников на другие должности. Кроме того, из-за представительских функций ассистента немаловажную роль играет его располагающая внешность, доброжелательность, манера общения и соответствие стилю компании.

Таким образом, стоит задействовать как можно больше способов поиска:

1. Интернет — довольно эффективен. Опыт показывает, что офисные работники, к которым, совершенно очевидно, относятся и данные сотрудники, чаще пользуются этим ресурсом, чем «полевые» (торговые представители, менеджеры по продажам).

Функции персонального ассистента обычно следующие:

    составление графика работы начальника; организация оптимальных коммуникаций руководи теля с внешним миром и внутри офиса; организации его деловых поездок; координация работы других секретарей (не всегда); административная работа в офисе; представительские функции, взаимодействие с VIР-гостями и партнерами компании; организация различных мероприятий, в частности для гостей и партнеров фирмы; делопроизводство (не всегда, но часто) и многое другое.

2. Агентства — в большинстве случаев имеют хорошую базу данных по этому типу вакансий, т. к. претендентов на эти должности ищут часто. Так что если позволяет бюджет, то это довольно перспективный вариант.

Читайте так же:  Быстроденьги как оплатить с карты сбербанка

3. Пресса. Если речь идет о специалисте со знанием английского языка, то хорошо использовать англоязычные издания (типа Moscow Times), потому что многие из свободно владеющих иностранным языком регулярно читают зарубежную периодику, поддерживая свой уровень знаний. В ином случае подойдут специальные журналы и газеты по поиску работы (в зависимости от уровня зарплаты и требований).

4. Специализированная пресса — малоэффективна, но можно использовать издания для секретарей.

5. Рекомендации — принимать их нужно очень осторожно, т. к. велик риск субъективизма.

6. Собственная база — если в компании таких должностей много и поиск уже велся раньше, то «почему бы и нет?».

Оценка

На основании опыта оценки кандидатов на позицию персонального ассистента в российские и западные компании автор составила перечень необходимых качеств этого сотрудника и инструментов их оценки. Они объединены в две таблицы, включающие общие и специальные компетенции. Их использование поможет менеджерам по персоналу максимально точно оценить кандидата на вакансию и подобрать такого помощника, который лучше всего подойдет конкретному руководителю.

Адаптация

Как упоминалось выше, работа персонального ассистента включает выполнение представительских функций, постоянное общение с VIP-партнерами и сотрудниками внешних организаций, а также много моментов, связанных с деловым этикетом и культурой компании. Поэтому адаптации стоит уделить особое внимание, сделав акцент в этот период на традициях, принятом стиле общения и этикете.

В связи с тем, что персональный ассистент — это человек, который очень тесно взаимодействует с руководителем, важно, чтобы начальник подробно рассказал о своих ожиданиях. Но ему самому это не всегда бывает удобно сделать, кроме того, иногда со стороны лучше заметны особенности его управления. Поэтому, если в организации есть отдел персонала, HR-специалист должен побеседовать с новичком и объяснить ему специфику менеджмента и стиля работы руководителя.

Мотивация

Такой сотрудник по определению должен быть очень сильно ориентирован на мнение руководителя и его субъективную оценку. Без этого успеха в такой должности не достичь, ведь работа во многом связана с взаимодействием и помощью, направленными на одного человека, которого очень важно избавить от лишних стрессов и «бытовых» забот (решения вопросов с переездами и приемом важных партнеров и гостей, назначения встреч и т. д.). При этом очень часто из-за перегрузок (в первую очередь моральных) первых лиц компании ассистент может получать значительную долю негативных реакций и эмоций шефа (не столько грубость или некорректность, сколько просто недовольное выражение лица, угрюмость и т. д.).

В связи с тем, что работа не предполагает четко измеримых и коммерчески значимых результатов, премирование как объективная и прогнозируемая составляющая системы поощрения не может использоваться. Общественное признание тоже трудно достижимо: ассистент взаимодействует, в основном, только с начальником, поэтому нет возможности побеждать в каких-либо конкурсах и быть лучшим среди многих. Получается, что мотивировать персонального помощника достаточно сложно.

В большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают нешней референцией, т. е. при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. А вот сами начальники в такой внешней оценке и похвале обычно нуждаются мало. Происходит классический вариант проекции: руководитель, что называется, «меряет» по себе, считая, что похвала, внешнее поощрение – детские игрушки. Но на самом деле для других людей это очень важно.

ПРИМЕР

Помощник руководителя явно чем-то расстроена. На мои расспросы отвечает: «Я не понимаю толком, доволен ли начальник моей работой, он мне ничего по этому поводу не говорит». Я спрашиваю об этом руководителя, и выясняется, что он полностью удовлетворен тем, как ассистент выполняет свои обязанности, и вообще отзывается о ней в весьма позитивных тонах. Тогда я советую ему давать почаще обратную связь сотруднице, хвалить ее. На что он мне и говорит: «Так она же сама видит, что все хорошо».

Основные инструменты мотивации и персонального ассистента:

    похвала и признание; внимание со стороны руководителя; премии по результатам работы; улучшение условий труда (компьютер, хорошо оборудованное рабочее место); индивидуальные поощрения (путевка в дом отдыха на пару дней за счет компании, билеты на новый спектакль); стабильность и знание правил «игры», психологический комфорт, в частности, уверенность в том, что можно рассчитывать на корректность и вежливость в общении со стороны руководителя (очень важный фактор мотивации).

Показатели результативности

Чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями (они перечислены в начале статьи). Все остальное — существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой ассистента, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным.

Развитие, обучение, перспективы карьерного роста

На данную позицию стоит брать людей, которые не особенно ориентированы на карьерный рост: в большинстве случаев эта должность повышения не предполагает. Однако вполне возможен профессиональный рост. Для этого ассистентам рекомендуется проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. Помимо этого, важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), а также менеджмента, если есть подчиненные (секретари, водители, курьеры).

Читайте так же:  Пример расчета отпускных с больничным

Типичные ошибки

Зачастую работа ассистента организовывается неэффективно, что приводит к демотивации человека, смещению целей и, как следствие, низкой результативности труда. В большинстве компаний допускают наиболее частые ошибки, которые можно объединить в категории:

    неправильная мотивация; слишком сильная зависимость от настроения руководителя, иногда — в худшем варианте — ассистенту приходится даже терпеть хамство или грубость. Начальнику стоит помнить, что корректность и стабильность реакции по отношению к персоналу, стоящему значительно ниже на иерархической лестнице, только украшает настоящего лидера; помощник руководителя становится этаким «серым кардиналом» — слишком много себе позволяет, наушничает, формирует отношение начальника к тем или иным сотрудникам, соответственно, ставит их в зависимое положение; а также решает вопрос «допуска к телу» по своему усмотрению (классическая «шоколадка секретарше»). Чтобы избежать подобной ситуации, нужно очень четко определить зоны полномочий и ответственности ассистента.

Руководитель — это человек, который влияет на благополучие и стабильность всей компании. А успех его работы зависит во многом от эффективной поддержки его помощника. Таким образом, качественный подбор ассистента и правильная организация его труда в итоге становятся важными условиями эффективной работы руководителя.

Оцениваем претендента на позицию «персональный ассистент» Личностные качества претендента

Профессиональные качества претендента

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2019 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Содержание:

  1. Подготовка
  2. Цель поиска
  3. Профиль должности
  4. Обязанности
  5. Примеры достижений
  6. Ключевые навыки
  7. Профессиональные качества
  8. Примеры для раздела «О себе»
  9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

1. Подготовка

Перед тем, как приступить к созданию резюме изучите статью «Универсальный метод написания продающего резюме». В этой публикации вы познакомитесь с кейсом, который поможет собрать всю необходимую информацию для написания продающего резюме. Напомню, что продающее резюме создается под конкретную цель поиска, соответствует требованиям вакансий по аналогичным позициям и содержит определенный набор ключевых слов.

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

  • Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
  • Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant), помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
  • Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме.

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

  • Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
  • Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
  • Ведение, координация и контроль прохождения платежей.
  • Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
  • Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
  • Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
  • Контроль исполнения поручений руководителя.
  • Подготовка презентаций.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.
  • Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
  • Организация встреч, совещаний, переговоров.
  • Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
  • Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

  • Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
  • Поиск новых поставщиков при необходимости.
  • Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
  • Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
  • Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
  • Участие в планировании и организации мероприятий.
  • Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

  • Координация работы топ-менеджеров компании.
  • Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
  • Прием входящих звонков и их распределение.
  • Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
  • Встреча и координация гостей.
  • Помощь в организации корпоративных мероприятий.
  • Travel-поддержка.
  • Административная поддержка генерального директора.
  • Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
  • Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

  • Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
  • Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
  • Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
  • Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
  • Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
  • Планирование рабочего времени первых лиц компании.
  • Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.
Читайте так же:  В чем разница учредительи собственник

Персональный ассистент:

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

  • Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
  • Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
  • Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

  • Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
  • Разработала и внедрила новую систему отчетности.
  • Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
  • Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
  • Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
  • Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
  • Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
  • Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
  • Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
  • Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

  • «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
  • По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
  • Получил награду за создание программы «Х» (2016).
  • «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
  • «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
  • «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

  • Администрирование
  • Делопроизводство
  • Деловой этикет
  • Высокая скорость печати
  • Бизнес-этикет
  • Архивное дело
  • Электронный документооборот
  • Работа с конфиденциальной информацией
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • Ведение переговоров
  • Этика и культура делового общения
  • Владение орг. техникой
  • Работы с бухгалтерскими документами
  • Работа с первыми лицами компании
  • Договорная работа
  • Протоколирование
  • Travel-поддержка
  • Event Management
  • Lifistyle management
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • SAP
  • Lotus Notes
  • Банк-Клиент
  • ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Подготовка презентаций
  • Организация встреч
  • Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
  • Письменный перевод
  • Устный перевод
  • Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.

8. Примеры для раздела «О себе»

Видео (кликните для воспроизведения).

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

Источники


  1. ред. Качанов, А.Я.; Забарин, С.Н. Сборник постановлений Пленумов Верховных Судов СССР и РСФСР (Российской Федерации) по гражданским делам; М.: СПАРК; Издание 2-е, перераб. и доп., 2011. — 389 c.

  2. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов. — М.: Статут, 2014. — 368 c.

  3. Ведерников, А. Н. Конституционное право личности на судебную защиту в законодательстве и судебной практике России / А.Н. Ведерников. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2017. — 152 c.
  4. Глинка-Янчевский, С.К. Во имя идеи; СПб.; Типография Э. Арнгольда, Литейный проспект,№59, 2011. — 196 c.
  5. Пикуров, Н. И. Комментарий к судебной практике квалификации преступлений на примере норм с бланкетными диспозициями / Н.И. Пикуров. — М.: Юрайт, 2014. — 496 c.
Вопросы для ассистента руководителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here